Acervo do Órgão Especial do TJ-RJ estará 100% digitalizado até o fim de julho

Primeiro tribunal do país a estar 100% informatizado, o Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro conclui, até o fim de julho, a digitalização de 100% do acervo do Órgão Especial.

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A Secretaria do Órgão Especial, que até agora funcionava de forma híbrida – com autos virtuais e físicos –, até fevereiro, mantinha no papel um acervo de 90% das ações de execução, cuja competência para apreciar todas as questões suscitadas é do presidente da corte. Um total de 287 processos.

À primeira vista, pode parecer pouco. Mas o tamanho de cada um deles escancara a dimensão do problema vivido até então. Somente um desse casos gerou 1.276 execuções individuais. Ou seja, o processo passou a ter 110 volumes – de 200 folhas cada – e mais 104 anexos. No total, o acervo físico girava em torno de 2.489 volumes e 386 apensos, totalizando mais de 500 mil páginas.

Novos tempos
Ao assumir a Presidência do TJ-RJ, o desembargador Claudio de Mello Tavares montou uma força-tarefa para digitalizar todos os processos do Órgão Especial.

“O desembargador queria uma secretaria moderna e dotada de todos as funcionalidades de que o tribunal dispõe. Com isso, conseguimos agregar não só rapidez, mas também transparência e uma margem de segurança imensa”, conta a secretária do Órgão Especial, Regineyde Anete Reis, servidora do TJ-RJ há 41 anos.

Para tornar realidade o projeto da secretaria, denominado “100% Digital”, foi necessário mobilizar a equipe de cerca de 10 servidores para a nova metodologia. Numa primeira fase, as peças de cada um dos autos tiveram de ser digitalizadas. Quatro estagiários ficaram responsáveis pelo segundo momento, de identificação das imagens (indexação). E, por fim, um assistente da secretaria fez a virtualização.

Isso tudo sem paralisar o atendimento ao público e sem interferir nos demais serviços da secretaria, em especial o da inclusão de processos para julgamento nas sessões do Órgão Especial, que ocorrem às segundas-feiras.

“Para gerenciar esse acervo é preciso muita tranquilidade, e, mesmo durante a transição, não tivemos uma reclamação por falta de atendimento”, comemora Regineyde, ao creditar o sucesso do trabalho à experiência adquirida na administração anterior e ao apoio recebido do juiz auxiliar da Presidência, Luiz Umpierre de Mello Serra.

Agilidade e transparência
Regineyde explica que a maioria dos autos criminais foi transformada em eletrônico no ano passado. E boa parte dos cíveis será digitalizada até o final de julho:

“Ao analisar somente a estatística do Órgão Especial, inicialmente se tem uma ideia equivocada do acervo do Órgão Especial. Com cerca de 497 processos constando na estatística do mês de maio de 2019, um esclarecimento faz-se necessário: tais processos estão dentre aqueles que classificamos como acervo visível, aqueles que são mensurados tendo como parâmetros a distribuição e o julgamento. O detalhe é que temos um grande acervo invisível, pois os processos de competência do presidente do Tribunal de Justiça (as execuções cíveis) e os do 2º vice-presidente (as execuções criminais) nem sequer são computados para fins até mesmo de mapeamento de competência”, revela.

Segundo ela, a mudança de paradigma tornou tudo mais simples. A começar pelo próprio espaço na sala, que ficou mais ampla e arejada com o envio da papelada para o arquivo e a retirada das antigas estantes. Os advogados, por sua vez, podem acessar os processos de qualquer lugar e no momento que considerarem mais conveniente, e a sociedade é atendida de uma forma muito mais ágil.

“Vir ao Tribunal e conseguir receber aquilo porque tanto lutou é muito importante. Você precisa ter esse final. E o processo em papel tem que acabar. Estamos trabalhando para isso”, disse Regyneide.

Os benefícios da implantação do processo eletrônico na Secretaria do Órgão Especial também são celebrados pelo juiz Mello Serra. Segundo ele, com o processo virtual há simplificação das rotinas, redução do acervo, dos custos e melhor atendimento à população:

“O Órgão Especial tem de ser ágil, e a administração do desembargador Claudio de Mello Tavares está emprestando essa agilidade à secretaria, que é a mais importante do tribunal. Na forma digital, podemos mandar o processo para um ou mais lugares ao mesmo tempo e de forma muito mais simples e rápida”. Com informações da Assessoria de Imprensa do TJ-RJ.