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Suporte a Litígios

Painel de ferramentas pode facilitar o trabalho em equipe

Por 

Marcelo Stopanovski [Spacca]Na última coluna o assunto foi a Gestão do Conhecimento. Na oportunidade foi destacado a importância de que os fluxos de informação no escritório possam ser armazenados e geridos de forma proativa e com o uso de Metodologias e Tecnologias da Informação (MTI). Parte-se da consciência de que o conhecimento (um tipo de informação com utilidade para tomar decisões) é um ativo valioso no cotidiano do escritório.

Uma das categorias de ferramentas digitais mais citadas quando o assunto é Gestão do Conhecimentos é o Groupware. É um termo, até antigo, que descreve soluções para facilitar o trabalho em grupo.

Exemplos comuns de Groupware seriam o Microsoft Outlook e o Gmail com agenda do Google. Eles incorporam lista de tarefas, agenda de compromissos, gestão da comunicação por e-mail e armazenamento de contatos, permitindo que sejam integrados em sua utilização. Por exemplo, é possível mandar um e-mail para um contato marcando um compromisso ou uma tarefa, unindo as funções dessas aplicações.

Trabalhar em equipe é um paradigma da Sociedade da Informação. É, talvez, um reflexo do entendimento de que é possível agregar valor e aumentar a produtividade pela incorporação de visões diferentes, interdisciplinares, no processo de produção da informação para tomada de decisões. No campo do Direito serve, também, para a constatação de que a complexidade dos desafios de produção da informação útil para a tomada de decisão, deixando claro que petições são um exemplo desse tipo de informação, exige profissionais de diferentes áreas do conhecimento e não só operadores jurídicos.

Falar de trabalho em grupo passa em nossos dias obrigatoriamente pelo onipresente WhatsApp. Ao usar o aplicativo em conjunto com sua interface no navegador da Internet (web.whatsapp.com) é possível arrastar e soltar um documento PDF no computador para um cliente ler na tela do celular, por exemplo. Criar grupos para tratar assuntos diversos já é uma constante no cotidiano laboral dos escritórios.

Ocorre que há uma semana a Microsoft lançou o Team para o Office 365 e o assunto de ferramentas para o trabalho em equipe ganhou as manchetes novamente.

Como diriam os Titãs, “A melhor banda de todos os tempos da última semana”, por sinal, disco que completou 15 anos há um mês. Ressalto os Titãs, que na época do disco eram seis, porque o lançamento da Microsoft é um claro posicionamento de concorrência ao mercado desbravado pelo Slack (slack.com), aplicativo que cresceu exponencialmente desde seu lançamento há pouco mais de dois anos. O Slack chegou a publicar um comunicado direto à Microsoft dando boas-vindas à “revolução” do trabalho em equipe e dizendo que estão empolgados porque agora têm alguma concorrência.

A ideia do Slack, e agora do Team, é que tudo gira em torno da comunicação da equipe. É o chat do WhatsApp elevado com funcionalidades para o trabalho corporativo. Os chats sempre foram um exemplo de ferramenta para Gestão do Conhecimento.

A tela de entrada é um painel com as conversas (imagem do Slack abaixo).

Fonte: Slack.com

No Team essas conversas são distribuídas por equipes e canais (conceito do Slack). Equipe é um grupo de colaboradores que possui assuntos em comum, a equipe de um caso no escritório, por exemplo. E canais são os assuntos propriamente ditos, as finanças para a equipe de administração, por exemplo.

O aplicativo é a painel central do trabalho do colaborador, um dashboard. Dali é possível saber o que está acontecendo nos casos, distribuir e gerenciar tarefas, ou marcar e fazer reuniões (on-line e com vídeo), recendo alertas de novas mensagens ou compromissos, este tipo de aplicação é considerado o substituto natural do tradicional e-mail. Tudo vai ficando armazenado e disponível para buscas, facilitando a recuperação do histórico de decisões, por exemplo.

Mas esta é a base das aplicações, elas vão muito além disso, pois uma funcionalidade fundamental dessas ferramentas é a integração com diversas outras. Tanto o Slack como o Team, permitem que interfaces de outras ferramentas sejam agregadas ao painel. Dessa forma é possível comentar um documento do Word, por exemplo, como apresentado na imagem abaixo.

Fonte: Blog do Office da Microsof

O Slack permite o mesmo com centenas de ferramentas, permitindo que um gasto no cartão que deve ser reembolsado para um colaborador, gerenciado pelo Abacus por exemplo, possa ser apresentado e aprovado pela interface do Slack.

No Slack uma das integrações mais utilizadas é a com o Trello. Este é um aplicativo para gerenciamento ágil de projeto, leia-se casos, que oferece uma interface simples de gestão de tarefas com prazos e frentes de ação. O Team trouxe a integração com o Planner (Planejador na interface em português), também com funcionalidades semelhantes para controle de projetos/casos, tela que pode ser observada na imagem abaixo.

Fonte: Blog do Office da Microsoft

O Team é mais uma ferramenta disponível no ambiente do Office 365, serviço na nuvem por aluguel da plataforma de Microsoft. Nele, Word, Excel (inclusive com painéis PowerBI) e o PowerPoint também podem ter interfaces integradas.

A utilização do Team ou do Slack reforça a superação do paradigma das pastas, visão de organização que imagina a divisão da informação em uma árvore de diretórios (as pastas para guardar os arquivos) que não possuem capacidade para abarcar as complexas necessidades de Gestão do Conhecimento e fontes de produção da informação. No Team a criação da equipe e dos canais geram “por baixo” a criação de pastas de apoio no SharePoint e não o contrário, o foco é a comunicação e a equipe. No Slack é possível agregar interfaces, como o GDrive ou o Dropbox, também como adendos, não como o início da organização da informação.

No mercado o Slack jogará com a base já instalada, o pioneirismo e a integração com diversas outras ferramentas conhecidas e especializadas em suas áreas. Já a Microsoft possui a vantagem de ser, bem, a Microsoft, já tendo provado algumas vezes que pode sair atrás em um paradigma e se reinventar para absorvê-lo; além da integração de sua suíte empresarial, o Office 365, cada vez mais presente nos escritórios e que contém ferramentas para lá de conhecidas, como o Word.

Para os escritórios, é hora de mudar mais uma vez o paradigma e incorporar que trabalho em equipe com e-mail e, quiçá, WhatsApp, é “coisa de velho”.

 é diretor de produção da i-luminas – suporte a litígios, especializada em análise de quebras judiciais de sigilos. Doutor em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília, mestre em Inteligência Aplicada na Engenharia de Produção e Bacharel em Direito pela Universidade Federal de Santa Catarina.

Revista Consultor Jurídico, 9 de novembro de 2016, 11h38

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