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Definir metas do escritório facilita escolha de software

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Ano novo, novas promessas, hora de reforçar objetivos, planos e metas. Muito bem colocado pelo meu querido professor Carlos Bitinas em seu artigo “Sem planejamento e ação, Ano Novo será como os outros”. É preciso planejar e tirar do papel os projetos e dar movimento a eles.

Neste momento, precisamos avaliar quais as ferramentas serão necessárias e estarão ao nosso alcance para execução dos planos, medição, acompanhamento e monitoramento, para que as ações sejam passíveis de melhorias.

No último artigo, Claudio Wilberg mencionou as diversas opções de softwares e aplicativos disponíveis no mercado e a tendência é de multiplicação, cada vez mais alternativas. Importante dizer que também há soluções para todos os tipos de bolso. Desde o escritório do “eu sozinho”[1]  às organizações de grande porte.

O que assistimos na prática é uma demanda de orientação para “troca” do sistema, pois não funciona como esperado, não gera relatório. O que ocorre na verdade é que o cliente pouco conhece o produto, gerando informações distorcidas, incompletas e “não confiáveis”. A questão é: se inserirmos ar no programa vamos gerar ar, se inserirmos abacaxi no programa vamos gerar abacaxi! Não tem remédio.

Mas, tem prevenção. Juntando tudo que foi dito nos últimos artigos de meus colegas colunistas, o importante é planejar, organizar e MAPEAR! O mapeamento das atividades, rotinas, procedimentos para se atingir o objetivo traçado, monitorar acertos e erros, ajustar desvios, implantar melhorias, escolher softwares e ferramentas adequadas é um bom mecanismo. É uma maneira de se evitar os dissabores do tipo “comprei o que não serve”.

Os softwares disponíveis para o seguimento jurídico, todos com suas vantagens, possibilidades e diferenciais. Porém, em boa parte dos casos não é o problema e sim sua inadequada utilização.

Ao traçar planos de voo para este ano e futuros, é muito relevante que se conheça o que tem disponível em sua organização (escritório, jurídico interno e órgãos públicos) para saber se o que existe já lhe atende ou facilitar a percepção do que é necessário.

Segundo pesquisa da ComputerWorld, 60% das empresas que optaram por implantar sistemas sem a modelagem de processos experimentaram:
•    Retrabalho na revitalização dos sistemas;
•    Novo projeto, com redesenho e necessidade de reimplantação;
•    Perda de credibilidade da ferramenta e frustração dos colaboradores;
•    Aumento do tempo médio do projeto devido ao desalinhamento do negócio com o sistema.

Nesta etapa é preciso fazer como lista de supermercado, anotar o que tem em casa, o que precisa comprar, o que é prioridade, o que é supérfluo e na hora da compra saber optar pelos itens mais importantes, sabendo o que deseja e descobrindo novas opções. No caso do sistema controle de processos, prazos, alimentação automática de judiciário, biblioteca, GED, controle financeiro, integração com contabilidade fiscal, controle de contratos, marcas e patentes, integração com outros softwares, biblioteca, mobilidade, relatórios entre outros.

O período de janeiro e fevereiro permite que se priorize essas atividades, colocar a casa em ordem, abrir armários, gavetas, arquivos e “vasculhar” coisas que estão para fazer há longa data.

Essas informações ajudam a traçar o plano de voo, não evitam trovoadas e turbulências, mas nos preparam para melhor enfrentá-las.



[1] “Eu sozinho” é como denominamos o escritório de apenas um advogado.

 é consultora, coordenadora e professora nos cursos de Administração de Contencioso de Massa, Administração Legal para Advogados, Direito Digital, Comunicação Estratégica para Advogados e Planejamento de Carreira da GVlaw da EDESP-FGV/SP, coordenadora do comitê de finanças do CEAE. Gerente da TOTVS Consulting.

Revista Consultor Jurídico, 18 de janeiro de 2013, 8h00

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