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Processos administrativos

CJF lista 7 mil documentos que serão descartados

Estão disponíveis para consulta eletrônica e física as listagens de documentos e processos administrativos selecionados para o 5º Descarte de Documentos e Processos do Conselho da Justiça Federal. No total, são 7.169 documentos, entre pedidos de tratamentos médicos, diárias, solicitações de viagens e cursos, bem como memorandos e processos de empresas que tinham contrato com o órgão.

Os interessados em reivindicar a guarda de documentos que desejem preservar, devem fazê-lo até o dia 9 de junho, 45 dias após a publicação do edital de descarte, divulgado no Diário Oficial da União no dia 25 de abril. A solicitação de documentos deve ser feita por carta, pessoalmente ou por e-mail.

No primeiro caso, o requerimento deve ser endereçado à Coordenadoria de Processamento e Arquivo do CJF (SCES, Trecho III - Polo 8 - Lote 9 - Brasília/DF, CEP: 70200-003). Para fazer o pedido pessoalmente, o interessado deve entregar o requerimento na Seção de Protocolo, no térreo da sede do Conselho. Para encaminhar por e-mail, o endereço eletrônico é copar@cjf.jus.br.

Os requerimentos serão atendidos por ordem de solicitação. O interessado receberá a guarda da via original do documento ou processo somente depois do dia 9 de junho. A Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos do CJF alerta que documentos solicitados e não retirados até cinco dias úteis antes da data definida para o descarte serão eliminados.

A coordenadora de Processamento e Arquivo da Secretaria de Administração do CJF e responsável pela Comissão, Eloiza Rocha Pereira, explica o procedimento de descarte: “A eliminação é apenas física. Todo o conteúdo foi digitalizado e permanecerá acessível por meio do antigo sistema eletrônico de gestão documental, o Siged. Na eliminação, os documentos são picotados e encaminhados à cooperativa que já faz a coleta dos resíduos recicláveis do Conselho”.

Seleção de documentos
Para selecionar esses mais de 7 mil documentos para descarte, foram analisados 38 mil processos e documentos administrativos. A maioria deles foi cadastrada entre 1997 e 2001. Contudo, há alguns itens dos anos 1970 e 1980. Antes da divulgação das listagens finais, foram retirados 202 processos com valor histórico para guarda permanente.

A última edição do descarte aconteceu em 2008, quando foram eliminados apenas 2,5 mil documentos e processos. Desde a primeira edição, em 2006, foram 13,2 mil processos e 45,4 mil documentos eliminados, ou seja, mais de cinco toneladas de papel. Caso ainda estivessem guardados, esses documentos ocupariam 32 metros quadrados de espaço — equivalente a 39 estantes e a 1,2 mil caixas — e utilizariam cerca de cinco mil grampos.

Além de render recursos para a cooperativa de reciclagem, o descarte também representa uma economia de consumo para o Conselho, pois desde a primeira edição da atividade, há 8 anos, é possível reutilizar caixas-arquivo, grampos plásticos de processo e estantes de aço que antes eram ocupadas por esses documentos e processos. Com isso, o Conselho evita o gasto anual estimado em R$ 2 mil com a compra desses materiais. Com informações da Assessoria de Imprensa do CJF.

Revista Consultor Jurídico, 1 de maio de 2014, 18h11

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