ABA anuncia regra para compartilhamento de escritório por advogados nos EUA

A American Bar Association (ABA), a ordem dos advogados dos Estados Unidos, anunciou novas regras para o compartilhamento de escritório por operadores do Direito. Aprovado pelo Comitê Permanente de Ética e Responsabilidade Profissional da entidade, o regulamento se refere, essencialmente, a cuidados que os advogados devem tomar para proteger a confidencialidade das informações do cliente, fazer comunicações claras sobre a natureza de seus relacionamentos e evitar conflitos de interesses.

Daniil Peshkov

No que se refere a "acertos" (ou arranjos) que os advogados devem fazer, em respeito às regras de conduta profissional, a Opinião Formal 507 da ABA diz o seguinte (abaixo, a reprodução do documento na íntegra, sem as notas de rodapé):

"AMERICAN BAR ASSOCIATION 

Comitê Permanente de Ética e Responsabilidade Profissional

Opinião Formal 507 – 12 de julho de 2023

Acordos de compartilhamento de escritório com outros advogados

É geralmente permissível a advogados participar de acordos de compartilhamento de escritório com outros advogados, de acordo com as Regras-Modelo de Conduta Profissional da ABA. Ao mesmo tempo os advogados que compartilham escritório devem reconhecer que tais acordos irão requerer que tomem medidas apropriadas para cumprir seus deveres éticos, no que se refere à confidencialidade das informações, conflitos de interesse, supervisão de não advogados e comunicações sobre seus serviços. A natureza e extensão de quaisquer salvaguardas adicionais irão necessariamente depender das circunstâncias de cada arranjo.

I) Introdução
Compartilhamento de escritório entre advogados ocorrem em várias formas – advogados que atuam em áreas diferentes do Direito compartilhando espaços no escritório, equipe de apoio e equipamentos; bancas alugando espaço desocupado no escritório a advogados não associados; ou mesmo advogados compartilhando uma suíte do escritório, recepcionista e sala se reuniões, como parte de uma prática virtual de advocacia ou em uma base temporária. Advogados que participam desses arranjos devem tomar as medidas apropriadas para proteger as informações do cliente e comunicar claramente a natureza de seu relacionamento ao público e a seus clientes. Além disso, existem questões de possíveis conflitos de interesse, que advogados que compartilham escritório devem considerar, incluindo conflitos imputados a advogados “associados a um escritório” que representam clientes com interesses opostos e consultas entre advogados. Esta opinião apresenta algumas exigências éticas mínimas e práticas sugeridas que surgem no contexto do compartilhamento de escritório, particularmente nas áreas de confidencialidade, conflitos de interesse, supervisão e comunicações referentes aos serviços do advogado.

II) Discussão
a) Proteção a informações do cliente
A confidencialidade é fundamental para o exercício da advocacia. Manter a confidencialidade das informações do cliente é, portanto, imperativo para advogados que compartilham escritório. O mero compartilhamento de espaço em escritório não se equivale automaticamente à divulgação de informações do cliente. O arranjo físico de um espaço compartilhado em escritório, no entanto, não deve expor as informações do cliente a outros advogados que compartilham o escritório e a sua equipe. Os advogados devem evitar a discussão de casos em – ou nas proximidades de – áreas comuns, o que poderia resultar em divulgação das informações do cliente.

Dependendo de circunstâncias específicas do arranjo de compartilhamento de escritório, os advogados devem considerar salvaguardas adicionais da confidencialidade. Isso pode incluir um saguão separado ou áreas de espera separadas; abster-se de deixar documentos de clientes em espaços de trabalho, salas de reunião ou mesas de cozinha; instalar telas de privacidade em monitores de computador e fechar computadores quando não estiverem em uso; manter mesa limpa; e treinar e lembrar regularmente a equipe sobre a necessidade de manter todas as informações do cliente confidenciais. Os advogados que compartilham escritório também podem restringir o acesso às informações do cliente, protegendo os arquivos físicos do cliente em armários ou escritórios trancados e usando linhas telefônicas e sistemas de computador separados. No entanto, os advogados podem solucionar problemas de confidencialidade com telefones e sistemas de computador compartilhados, com medidas de segurança apropriadas, treinamento da equipe e proteção das informações dos clientes.

Os advogados em um acordo de compartilhamento de escritório podem decidir compartilhar a equipe de apoio, como recepcionistas, assistentes administrativos e paralegais. Nessas situações, manter a confidencialidade das informações do cliente deve ser testada. Instruções a todos os advogados e empregados, e particularmente empregados compartilhados, sobre suas obrigações de confidencialidade e os procedimentos do escritório em vigor para proteger documentos e comunicações sensíveis de clientes são exemplos de medidas razoáveis para proteger a confidencialidade do cliente. Obviamente, a supervisão apropriada do pessoal compartilhado também é exigida pela Regra-Modelo 5.3.

b) Comunicações claras sobre o relacionamento
Advogados que compartilham escritórios, mas não atuam juntos como um escritório de advocacia, devem tomar as medidas adequadas para comunicar claramente a natureza de seu relacionamento ao público e a seus clientes. A Regra-Modelo 7.1 proíbe qualquer “comunicação falsa ou enganosa sobre o advogado ou os serviços do advogado”. O Comentário à Regra explica ainda que os advogados “não podem insinuar ou assumir que praticam juntos em um escritório de advocacia quando não são do mesmo escritório, conforme definido na Regra 1.0(c), porque fazer isso seria falso e enganoso”. Consequentemente, os advogados que compartilham escritório devem garantir que o público não seja enganado sobre a natureza de seu relacionamento, tal como confusão sobre se os advogados fazem parte de um escritório de advocacia, sociedade ou corporação profissional quando tal afiliação não existe.

Advogados que compartilham escritório devem usar cartões de visita, papel timbrado e listagens de diretórios separados, bem como placas de escritório, nomes das bancas e anúncios que descrevam suas práticas distintas e não devem sugerir uma associação estreita entre profissionais que operam no mesmo espaço. É desejável que advogados que compartilham escritório tenham linhas telefônicas separadas, mas a recepcionista pode atender uma linha telefônica comum com uma saudação genérica, como “escritórios de advocacia”, para evitar a ideia de que os advogados trabalham juntos no mesmo escritório.

Pode não ser possível ter placas separadas quando um escritório de advocacia subloca espaço excedente para advogados não afiliados ou para advogados com quem o escritório trabalha em uma base caso a caso ou quando advogados alugam um espaço temporário, alugado em escritórios como os da WeWork ou Regus™. No entanto, advogados não afiliados que compartilham espaço devem tomar medidas razoáveis para garantir que os clientes não fiquem confusos sobre suas associações com outros advogados que atuam em uma área imediata. Advogados que compartilham escritório devem entender a necessidade de esclarecer para seus clientes essas relações profissionais distintas. Qualquer comunicação ao público também deve sinalizar que as práticas jurídicas não são associadas umas às outras, a não ser em seu acordo de compartilhamento de recursos.

c) Considerações sobre conflitos de interesses
Advogados em escritórios compartilhados devem prestar atenção especial a: 1) evitar a imputação de conflitos de interesse; 2) aceitar novos casos que sejam possivelmente adversos aos clientes representados por outros advogados no escritório compartilhado; 3) consultar outros advogados em escritórios compartilhados.

1) Imputação de conflitos
A Regra Modelo 1.10(a) imputa conflitos de interesse a todos os advogados “associados a um escritório”. Assim, a imputação do conflito de interesses de um advogado a outros advogados em um acordo de compartilhamento de escritórios dependerá de os advogados serem ou aparentarem ser para o público ou seus clientes “associados em uma banca”.

De acordo com as Regras-Modelo, advogados que compartilham escritórios não são automaticamente tratados como um único escritório de advocacia para fins de conflito de interesses. Advogados que compartilham escritórios que não protegem a confidencialidade de seus respectivos clientes, consultam-se regularmente sobre processos, compartilham empregados que têm acesso a informações de clientes, enganam o público sobre sua identidade e serviços ou, de outra forma, não mantêm suas práticas separadas, são mais propensos a serem tratados como “associados em uma banca” para fins de imputação de conflito.

2) Representação de clientes com interesses contrários
Quando advogados em um escritório compartilhado protegem adequadamente a confidencialidade de seus respectivos clientes e não se apresentam ao público como membros do mesmo escritório, pode ser permitido, de acordo com as Regras-Modelo, representar clientes com interesses adversos – ainda que no mesmo processo ou transação. Embora essa determinação vá, em última análise, levantar especificidades do acordo de compartilhamento de escritório e a natureza das representações propostas, as Regras-Modelo 1.4 e 1.7 podem obrigar os advogados a revelar os detalhes do acordo de compartilhamento de escritório a seus respectivos clientes, incluindo seus esforços para manter a confidencialidade e obter o consentimento informado de cada cliente, confirmado por escrito.

Além disso, qualquer equipe compartilhada pelos advogados não deve possuir ou ter acesso a informações de clientes adversários. A implementação de uma triagem ética adequada entre membros da equipe compartilhada pode ser uma medida eficaz nesse sentido e para evitar o compartilhamento de informações dos clientes de maneira mais geral.

Não obstante a capacidade dos advogados de escritórios compartilhados de representar clientes com interesses opostos, algumas opiniões éticas dos estados aconselham, compreensivelmente, os advogados a evitar completamente essas situações. Possíveis problemas variam de revelações inadvertidas de informações do cliente em um escritório compartilhado a partes opostas e agendamento de reuniões ao mesmo tempo por coincidência. Antes de fechar um acordo de compartilhamento de escritório, é prudente que um advogado examine a natureza das práticas dos outros advogados, para determinar se é provável que surjam conflitos de interesse.

3) Consultas entre advogados que compartilham escritório
É natural que advogados que compartilham escritório se consultem informalmente sobre casos de seus respectivos clientes. O mero envolvimento em consultas informais de tempos em tempos, no entanto, não resulta que os advogados sejam “associados à mesma banca”, de acordo com a Regra-Modelo 1.10(a). Ao mesmo tempo, os advogados que ocasionalmente consultam outros advogados em escritório compartilhado não devem conversar sobre “informações que possam revelar a identidade de um cliente ou informações privilegiadas”. Os advogados podem, em vez disso, discutir questões usando fatos hipotéticos. Como explica o comentário [4] da Regra-Modelo 1.6, “um advogado pode usar uma hipótese para discutir questões relacionadas à representação, desde que não haja probabilidade razoável de que o ouvinte seja capaz de determinar a identidade do cliente ou a situação envolvida”.

Consultas entre advogados que compartilham escritórios também podem desencadear conflitos de interesse imprevistos, restringindo a capacidade de um advogado consultado de representar um cliente atual ou futuro de acordo com a Regra-Modelo 1.7(a)(2). Por exemplo, se o advogado A e o advogado B compartilham um espaço no escritório e o advogado A revela informações do cliente ao advogado B durante uma consulta informal, para ajudar o advogado A a preparar um caso para julgamento, então o advogado B pode assumir a responsabilidade de não usar ou revelar as informações, o que pode limitar substancialmente a capacidade do advogado B de representar um cliente atual ou futuro. Essa situação é paralela aos deveres de confidencialidade que os advogados devem a possíveis clientes, de acordo com a Regra-Modelo 1.18 e os problemas de conflito que podem surgir se um advogado receber muitas informações de um cliente em potencial durante uma consulta inicial.

Para evitar esses problemas, o advogado B pode realizar uma verificação padrão de conflito, antes de qualquer consulta informal ou colaboração com o advogado A.

III) Conclusão
As Regras-Modelo de Conduta Profissional da ABA permitem que os advogados participem de acordos de compartilhamento de escritório, mas aqueles que o fizerem devem considerar e cumprir plenamente as responsabilidades éticas aplicáveis, incluindo confidencialidade, conflitos de interesse, supervisão e comunicações relativas aos serviços de um advogado".