Tecnologia é o novo diferencial para programas de compliance

O compliance surgiu em meados de 1970, nos Estados Unidos, como foco para combater práticas financeiras ilegais. Nessa época o compliance era voltado apenas para práticas de controles contábeis e financeiros, controles esses feitos apenas pelo meio físico, de livros-caixa, de forma manual.

Assim, compliance significa promover a conformidade com a legislação e também com as regras internas da empresa de forma a promover um ambiente de trabalho íntegro e saudável.

Nesse sentido, fazem parte do programa de compliance o recebimento e tratamento de denúncias, tratamento de riscos de conformidade que a empresa possa ter, elaboração de políticas contendo as regras internas da empresa e a promoção de controles internos em geral voltados para a prevenção de fraudes.

São muitas tarefas essenciais em um programa de compliance, daí o questionamento comum dos profissionais da área: como podemos monitorar as tarefas essenciais e impulsionar a eficácia do programa de compliance?

Tecnologia como aliada ao compliance
A chave para a questão se encontra nas ferramentas digitais, que são fortes aliadas para a promoção de um programa de compliance eficaz. Plataformas digitais promovem um aumento na eficácia dos programas de compliance nos seguintes aspectos: monitoramento e tratamento de denúncias; controles de assinatura de códigos e políticas; rápida realização de treinamentos; aumento na eficácia de tratamento de riscos e aumento na eficácia de controles internos. Vejamos cada um dos itens em detalhes:

Canal de denúncias digital
Em um mundo cada vez mais online, é essencial a disponibilização de um canal de denúncias via web, e não apenas via 0800. O acesso via web facilita a denúncia para colaboradores e assim é possível uma maior recepção das mesmas e, como consequência, aumenta-se o tratamento de não conformidades.

Ademais, a investigação interna digital possibilita maior organização da investigação, além de melhorar o armazenamento de evidências no tratamento de denúncias.

Assinaturas de códigos e políticas
Com as plataformas digitais o controle de assinaturas ficou muito mais fácil. É possível enviar documentos e políticas relevantes para assinatura de forma digital, o que possibilita grande melhoria na gestão e monitoramento de tais documentos. Além do quê, dispensa-se o armazenamento de papel.

Treinamentos online
Um dos grandes problemas para o compliance tem sido a realização de treinamentos de conformidade com os colaboradores. Frequentemente temos o cenário em que a equipe de compliance realiza apenas de dois a três treinamentos de compliance por ano; nesse sentido, muitos colaboradores que ficam apenas meses na empresa sequer chegam a ser treinados no compliance, o que pode aumentar a ocorrência de não conformidades pela ausência de conhecimento do que é não é permitido na empresa.

Assim, treinamentos online e capacitação em compliance passam a ser parte do on boarding do colaborador na empresa. Além disso, vale ressaltar que com treinamentos EAD é possível criar mais treinamentos voltados para os assuntos relevantes para a empresa, otimizando, assim, o trabalho da equipe de compliance e promovendo formação ágil para os colaboradores realizarem.

Riscos e controles internos
Um dos grandes pilares para um programa de compliance eficaz é a identificação de riscos, com monitoramento de controles internos criados para fiscalização e prevenção de fraudes. Com as plataformas digitais a gestão de riscos se torna mais simples, com a possibilidade de criação de planos de ação, distribuição de atividades, monitoramento gráfico de riscos.

Em relação a controles internos, estes também são simplificados, com a possibilidade de reportes imediatos para o setor de compliance em relação a diversos assuntos, tais como: conflitos de interesse, reuniões realizadas com setor público, entre outros.

A tecnologia é forte aliada dos programas de integridade, pois possibilita uma maior facilidade para o monitoramento do programa pela equipe de compliance, reduzindo armazenamento de dados em papel e promovendo maior facilidade para colaboradores realizarem assinaturas de documentos, reportes e treinamentos de não conformidades.