Modernizar área jurídica garante eficiência de empresa

Nos dias de hoje, é comum as grandes organizações adotarem sistemas de gestão empresarial, como o ERP (Enterprise Resource Planning) e outras soluções que ajudam na inteligência de seus negócios. A maioria dessas soluções, no entanto, são voltadas à gestão administrativa e operacional. Poucas são as empresas que já se atentaram para a importância de um melhor gerenciamento de áreas específicas, como o departamento jurídico.

Aliás, o departamento jurídico é uma área totalmente estratégica, apesar de poucas empresas enxergarem dessa forma. É mais simples visualizar esse departamento como uma “válvula de escape financeiro”. Mas isso vem mudando. Em algumas empresas, já encontramos advogados “owners”, ou seja, eles fazem parte do lançamento de um produto, por exemplo, e acompanham todo o processo, desde o desenvolvimento até a estratégia final de lançamento e relacionamento com o consumidor. Nessas empresas, a tecnologia para auxiliar a gestão do departamento jurídico vem se tornando cada vez mais essencial.

A implantação de uma solução nessa área traz benefícios como a gestão de risco, adequação às regras de auditoria, transparência, automação dos processos e, principalmente, acesso às informações que ajudam a empresa a definir o seu planejamento estratégico. No mercado, existem soluções voltadas para determinados procedimentos da empresa, e soluções completas, inclusive, com advogados envolvidos no desenvolvimento e implantação do projeto. Ou seja, é a especialização do sistema, de acordo com as necessidades específicas do departamento jurídico.

Para ficar mais claro de que forma a tecnologia auxilia e oferece eficiência nos departamentos jurídicos, destaco as principais dificuldades das grandes organizações, que podem ser solucionadas com o auxílio de ferramentas tecnológicas:

Relacionamento com os escritórios terceirizados: as grandes organizações têm um número muito alto de processos e, por isso, trabalham com vários escritórios de advocacia. Normalmente, não há um controle definido do tipo de processo que vai para cada escritório, qual o escritório que tem o melhor desempenho, o valor dos processos, entre outras características. A solução ajuda a determinar regras automáticas para gerenciar essas ações. Assim, a empresa pode enviar os processos trabalhistas para os escritórios que têm o melhor desempenho nessa área, dividir os processos de grande volume financeiro para não depender apenas de um escritório, regionalizar os processos, entre outras atividades.

Dificuldade e demora para consolidar as informações dos escritórios terceirizados: normalmente, as empresas conhecem apenas o resultado dos processos judiciais e recebem as informações técnicas referentes às ações, como a situação do processo, principais andamentos e importantes despachos, por exemplo. Dessa forma, a empresa apenas realiza pagamentos, e não consegue fazer uma gestão preventiva e de riscos. A utilização do sistema agiliza o acesso a essas informações, pois elas são automaticamente atualizadas pelos tribunais, ou então, pelos escritórios credenciados que podem ter seus pagamentos condicionados à inserção das informações no sistema.

Necessidade de adequação à Sarbanes-Oxley: as regras de auditoria e segurança que passaram a ser seguidas pelas empresas de capital aberto “sacudiram” o departamento jurídico. Com a Sarbanes-Oxley, as empresas precisam ficar atentas a diversos detalhes, como as regras de acesso de cada usuário às informações, a forma como são editadas e acessadas e, principalmente, a um controle mais preciso de provisão de valores, o que acaba, em um segundo momento, até fazendo parte do planejamento tributário das empresas.

Dados imprecisos e desatualizados do passivo judicial e garantias: é comum as empresas não conseguirem fazer o acompanhamento permanente dos passivos e, assim, não terem o controle exato da quantia a ser paga no final da ação. A mesma situação acontece com as garantias. Muitas empresas, “esquecem” os valores das garantias e ficam sem a noção exata daquilo que foi depositado. A solução focada no departamento jurídico ajuda a identificar regras para fazer o acompanhamento desses processos, gerando economia para as empresas, já que elas conseguem prever esses valores e se organizar da melhor forma.

Falta de indicadores gerenciais relacionados ao contencioso: aqui, mais uma vez, a falta de informações gera ineficiência e gastos para as empresas. E, hoje, uma área jurídica possui diversos indicadores que devem ser observados e monitorados. Com esse tipo de informações, como por exemplo, o número de processos mensais que cada escritório deve encerrar no mês, ou a meta de êxito dos processos em relação a quanto se ganha ou até mesmo deixa de gastar, a empresa consegue ser mais eficiente e produtiva.

É fato que as empresas estão começando a se preocupar e entender como as soluções tecnológicas podem gerar mais eficiência e resultados, especialmente com a adoção, cada vez mais intensa, de conceitos de Governança Corporativa e gestão em Compliance. É assim que a área jurídica vai agregar aos seus papéis novas atividades de valor estratégico e de gestão, assumindo outros desafios que geram impacto no direcionamento das organizações.

As empresas do segmento financeiro, já estão mais atentas a esses benefícios e vêm investindo em soluções nessa área. Em algumas dessas companhias, foi possível verificar o dobro de retorno em relação ao investimento realizado. Isso mostra que as soluções voltadas ao departamento jurídico certamente agitarão o mercado.