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gestão de escritório

Nenhum software está pronto para o processo virtual

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Existe um software jurídico ideal? Quando fazem esta pergunta, todos se questionam o mesmo: querem um software completo, que faça mais do que controlar processos, que organize o escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o processo eletrônico, enfim, que salve o escritório do caos. Ledo engano. Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.

Qualquer software possui inúmeras qualidades, principalmente de gerenciar informações, oferecer respostas rápidas — desde que bem cadastrado —, extrair relatórios, por exemplo. Todavia, para um escorreito funcionamento, temos que ter em mente que os dados a serem cadastradas precisam ter uma lógica, um padrão.

Para se chegar a este padrão de cadastramento, precisamos conhecer o software antes de implementá-lo, suas funcionalidades, possibilidades e custos reais de implantação para fazer uma análise de custo versus benefício.

O mito do software completo
Todos os representantes dizem que seus softwares são os mais completos do mercado, que fazem tudo que um escritório precisa. O que ninguém conta é que o software faz tudo que foi programado para fazer e sem uma análise profunda, não há como saber se um determinado produto é ou não adequado a sua realidade.

O software pode ter inúmeros recursos, que de nada adiantarão se você não souber usá-los e/ou eles não forem necessários ao seu negócio.

Antes de adquirir um software faça as seguintes perguntas:

Qual a minha área de atuação?

Dentro da minha área, quais as necessidades de informação que serão úteis aos meus clientes?

Tenho como cadastrar e acessar estas informações cadastradas em qualquer lugar (inclusive num celular)?

O software gerenciará quais áreas do negócio (processos, finanças, gestão eletrônica de documentos, etc)?

Posso investir no produto ideal agora ou tenho outras prioridades?

Enfim, antes do software, pense muito mesmo em gestão.

Controle de processos versus controle do escritório
Temos uma grande confusão neste tópico. Muitos pensam que ao controlar processos estarão controlando seu escritório. Um engano perigoso.

Na profissão de advogado, controlar processos faz parte. Isto mesmo, apenas uma parte. O advogado pode e deve ser parte de negócios de seus clientes, deve auxiliar nas tomadas de decisão, agir preventivamente. A parte processual é necessária, mas não a única que ele tem como objetivo para o seu trabalho.

Se não é o seu único escopo, porque transformar o seu escritório apenas num controle de processos?

Não. Temos que gerenciar o financeiro — como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e centros de custo —, a gestão eletrônica de documentos — digitalizar tudo, desde contratos, contas e peças processuais —, relacionamento com o cliente ou prospects — gerenciar a comunicação com os clientes ou prospects do escritório —, entre outros.

Se você acha que nenhum software jurídico faz isto, está por fora. Muitos no mercado já estão preparados para auxiliar o seu escritório na gestão dele de maneira geral e não apenas processual.

Não se iluda apenas no controle processual, afinal, gestão tem que ser completa para ser eficiente.

Implementação do software
Neste quesito muitos escritórios perdem dinheiro. Justamente por pensarem que ao comprarem um software terão todos os seus problemas resolvidos, eles deixam na mão de pessoas que implementam o software decisões fundamentais do seu negócio.

Não faço nenhum desmerecimento aos consultores e profissionais de TI que implementam softwares, todavia, pouquíssimos se preocupam efetivamente com a gestão do negócio. Sua real preocupação é com o sucesso da implementação, ou seja, se todas as funcionalidades do seu produto estarão prontas para o escritório. Como o escritório irá usar a informação e gerenciar a si mesmo, não é seu problema.

Este é o grande problema, na verdade. Antes de implementar qualquer software há uma necessidade enorme de gestão. Precisamos conhecer as rotinas, verificar se elas estão adequadas a realidade do escritório hoje a sua realidade daqui a um ano. Precisamos conhecer o software para pensar nos controles que ele tem e como ele poderá auxiliar na gestão do negócio. Depois disto construído, o pessoal de implemantação vem treinar, implementar os relatórios e controles conforme a gestão já determinou e assim por diante.

Em bom português: o software vai trabalhar para o escritório e como o escritório quer o controle, e não o mesmo determinado o que pode ou não ser feito. Lembre-se: Você está pagando. Você manda no que quer no produto ou não.

Preparação para processo eletrônico
Já vi representantes de software alardearem no mercado que seus produtos estão adequados ao processo eletrônico. Bobagem. Hoje, nenhum software jurídico está completamente preparado para o processo virtual.

Uma razão é preponderante para isto: todo o cerne do judiciário brasileiro é lastreado pelas notas de expediente. Como no processo eletrônico não há intimação através do diário oficial, porque o advogado se intima dentro do processo eletrônico, o software não tem como adivinhar onde o advogado se intimou.

Diante disto, a palavra gestão é primordial: É fundamental que se crie procedimentos internos de intimações no processo eletrônico e lançamentos no software de gestão do escritório para que o controle possa ser único e sempre disponível. Ter planilhas no Excell, mais alguns arquivos no Word e um software para quando alguém lhe pergunta de um processo ter que procurar em três lugares diferentes é um absurdo e um contra-senso em termos de gestão.

Quer se preparar para o processo virtual? Veja se o seu software é simples no agendamento de compromissos e prazos, bem como se ele tem um módulo de Gestão Eletrônica de Documentos, o famoso GED. Estes passos já dão o início de que com gestão aplicada as rotinas do negócio, há possibilidade de gerenciar o processo eletrônico.

Ser ou não ser pela internet
Algumas pessoas tem medo, outras preconceito, outras falta de conhecimento sobre softwares pela internet. Minha posição é totalmente a favor. Eles têm mais benefícios que prejuízos — se é que existem — ao meu ver.

Podem ser acessados de qualquer lugar, até de um celular. Informações, peças processuais, sentenças, tudo ao alcance de uma lan house. Segurança? Muita. Eles investem pesado para ter segurança das informações. Aliás, investem muito mais que qualquer escritório iria investir, pois o negócio deles é tecnologia e do escritório jurídico, advocacia. Cada um sabe bem o que faz.

Neste ponto penso que o fundamental é sentir-se seguro em relação a decisão. Analise suas necessidades, pense e pesquise a respeito. Melhor um software não web mas usado por todos, do que um web que ninguém usa por medo.

Enfim. Existe um software jurídico ideal? Claro que sim. Mas, não depende do software, depende exclusivamente de você.

 é advogado, pós-Graduado em Direito Empresarial. Presta consultoria nas áreas de gestão, tecnologia e qualidade para escritórios de advocacia.

Revista Consultor Jurídico, 22 de fevereiro de 2011, 16h08

Comentários de leitores

6 comentários

Tribunal de Justiça Digital - projeto único V

Gilberto Serodio Silva (Bacharel - Civil)

Julgando hora no papel hora em documentos eletrônicos, cada vez mais do segundo do que do primeiro, o magistrado obterá ganhos efetivos e não teóricos de produtividade no curto/médio prazo. Hoje em dia alem de enfrentar o grande volume de processos que crescem exponencialmente, o magistrado é obrigado conhecer e julgar autos híbridos, parte em documentos eletrônicos e parte analógicos. Não se ganha produtividade, perde-se, veja a experiência recente do TJ-SP em Vara Criminal da Mooca, Comarca da Capital, agravado pela segunda instância que quer conhecer das oitivas de testumunhas de fatos típicos, por escrito em assentadas, não em áudio via CD nos autos! Ele pode esquecer o CD player.
No tempo necessário todos advogados poderão peticionar(mudança de hábitos quebrando paradígmas) ao Tribunal de Justiça Digital, e a magistratura terá tempo para julgar e encerrar todos os autos que nasceram no papel e ou foram escaneados, o que na fase e falta de projeto único integrado atual, é um contra senso, inserindo fator de vulnerabilidade e risco aos autos. Onde no CPC estão as normas para restauração de autos digitais? Dentro em breve vamos assistir a paralisação de fato do judiciário Brasileiro na primeira e segunda instância. Me expliquem como é possível que cada ministro do STJ tenha julgado no último ano judicial, 10.000 processos e recursos? Façam as contas de dias úteis, vezes oito horas, não esquecendo que os Exmos são seres humanos que tem família, direito ao lazer, aperfeiçoamento, não podem ficar só julgando 24 horas por dia. Fato: Sistemas de informação da movimentação processual implantados na década de 90 acelereram a tramitação procesual fazendo crescer a pilha de processos para serem julgados na mesa dos juízes.

Tribunal de Justiça Digital - projeto único IV

Gilberto Serodio Silva (Bacharel - Civil)

Nesse projeto único de Tribunal de Justiça Digital, com ferramentas de produtividade para cognição, geração e gestão do conhecimento jurídico em Varas, Camaras, Órgão Especial e Pleno Virtuais, o maior desafio será mudar hábitos e melhores práticas seculares de todos os operadores, magistrados, promotores e advogados. Vencer esse desafio requer projeto único, tempo, disciplina e quebra de paradígmas.
Da forma como vem sendo feita a dita Informatização do Judiciário Brasileiro, construindo colcha de retalhos/Torre de Babel Digital, o processo é excludente de advogados que não disponham de recursos financeiros e tempo para investir, pois só aqueles que dispõe de recursos para investir em formação de pessoal, compra de computadores e software principalmente, conseguem obter benefícios, produtividade, vantagens competitiva, qualidade de serviços, redução de custos, portanto, retorno do investimentos.
Por que não construir um Tribunal de JUstiça Digital e gradativamente dar a opção aos advogados de postularem no papel ou documentos eletrônicos, até que gradativamente também abandonem o analógico e migrem para o mundo digital dos documentos eletrônicos, afinal do procedimento o juiz que irá julgar será o mesmo? Continua V

Tribunal de Justiça Digital - projeto único III

Gilberto Serodio Silva (Bacharel - Civil)

Abandonando de vez essa idéia maquiavélica que é "software house" favorecendo a grupos de interesse fornecedores de produtos e serviços, tratar de elaborar em colegiado com todos os Pretórios, projeto único de Tribunal de Justiça Digital, com ferramentas de produtividade em cognição e formação do conhecimento jurídico para magistrados, onde tramitarão e serão julgados, processos judiciais em documentos eletrônicos.
Cada Tribunal Estadual e Federal irá implantar sua versão Digital com ´recursos materiais e humanos locais. O projeto de TJ Digital deverá incluir a rede Inteligente do Judiciário Brasileiro, segura Cloud Computing - onde iram tramitar de forma homogênea e cada vez mais automatizada na cognição, processos judiciais em autos eletrônicos.
Trata-se de projetos de longo prazo que devem mobilizar todos os recursos e eferoços ordenamente em um única direção, padrões.
Por analogia vale lembrar que 40 anos atrás quando iniciei carreira em TI (Processamento de Dados) na IBM Brasil, vendiamos computadores e linguagens de programação para desenvolvimento de aplicações institucionais adm. tais como folhas de pagamento, faturamento e contabilidade, que depois de prontos e devidamente testados, "rodavam" em paralelo ao sistemas manuais e ou mecanizados, por meses a fio, até que a gestão da empresa ganhasse confiança no processamento de dadosd. Porque não fazer o mesmo no projeto único de construção de Tribunal de Justiça Digital com ferramentas de produtividade da magistratura - a mais sacrificada e esquecida nessa etapa de informatizzar para acelerar a tramitação - ter dois Tribunais operando em paralelo para que todos advogados possam se capacitar a peticionar em documentos eletrônicos, on line real time!
Continua.

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