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Administração de Escritórios

Coluna: Administração de Escritórios

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A tendência empresarial do momento,

na advocacia, exige cartas na mesa

As forças motivadoras são muitas, pois a demanda por serviços jurídicos cresceu, a atividade econômica adquiriu novos e importantes contornos e os negócios internacionais estão em expansão, com repercussão na atividade jurídica. Tornou-se necessária a união de esforços dos profissionais envolvidos a fim de atender as complexas questões jurídicas decorrentes dos grandes negócios do momento; buscar a otimização dos recursos humanos e financeiros, nem sempre disponíveis em seu escritório, e encontrar uma fórmula para preservar a razão social do escritório através dos tempos.

Por esses motivos, os escritórios têm contratado novos advogados, promovido treinamento interno, procurando se adequar à nova realidade. A tendência de buscarem novos parceiros visando uma fusão começa a ficar dominante.

O fenômeno não é exclusivo dos grandes escritórios. Pequenas e médias sociedades estão recorrendo a esta estratégia empresarial para atingir os patamares ambicionados. O caminho pode ser eficaz, se observadas algumas precauções e recomendações. Veja alguns pontos importantes:

Filosofia e Cultura

Fusões empresariais carregam os pressupostos básicos de um "casamento". Os sócios devem aceitar o fato de que cada escritório deixará de existir em função da estrutura em formação. A fusão é um jogo de interesses que exige renúncias, a começar pelo desprendimento da própria cultura interna e filosofia de trabalho, para permitir o desenvolvimento da nova estrutura que está sendo criada.

Personalidade

O perfil do fundador de cada sociedade, ou dos sócios envolvidos, é ponto-chave. Deve ser analisado abertamente, nesse momento, sem receio de ferir sensibilidades, em nome da futura convivência harmoniosa. A experiência tem demonstrado que o descuido com este aspecto expõe a fusão a inevitáveis conflitos internos, difíceis de serem gerenciados, e ao fracasso.

Liderança

É preciso pré-definir, com clareza, a estrutura organizacional da nova sociedade para se saber quem vai conduzir o quê e como, na cúpula de comando. Conflitos de liderança e hierarquia são comuns em fusões em que o jogo de interesses sucumbe a "overdoses" de caciques. O regime interno pode ter de adotar, repentinamente, princípios democráticos, o que, em alguns casos, pode representar uma mudança penosa. A definição bem clara do exercício de lideranças no escritório é fundamental para evitar futuros conflitos de gerenciamento.

Razão Social

A nova sociedade deverá refletir a nova vida. Sob esse aspecto, torna-se fundamental a definição coerente da razão social, que espelhe com justiça a estrutura da organização a ser constituída.

Objetivos

Os sócios precisam estabelecer claramente os rumos da nova sociedade. A questão, às vezes, é se esses são inteiramente aceitos. Freqüentemente os pontos de partida para a fusão, ou os interesses de cada um, são bastante diferentes. Entretanto, eles deverão ser sempre complementares e devem conduzir a nova organização para uma única direção, estabelecida de comum acordo. Objetivos apenas implícitos podem gerar turbulências.

Áreas de Atuação

Os escritórios devem verificar criteriosamente a afinidade e complementaridade de sua atuação nas diversas áreas do Direito. Devem também examinar o perfil e as necessidades da clientela dos escritórios envolvidos. Se isso não for feito, podem ocorrer conflitos de interesse, quase sempre de difícil solução, provocando o fracasso dos objetivos iniciais do projeto de fusão.

Capacidade Financeira

A definição de cotas e participação na sociedade deve ser bem definida em consonância com os aspectos do exercício de liderança e de gerenciamento da nova organização. Nem sempre uma menor participação societária significará ausência de poder. O carisma e a competência do sócio minoritário podem assegurar-lhe posição privilegiada na estrutura a ser constituída.

Instalações

Mudar para o escritório de um dos grupos pode significar submissão à cultura e filosofia de trabalho já existentes. É altamente recomendável que a nova sociedade de advogados se instale em novo ambiente, com novo "layout". A distribuição do espaço físico, tamanho das salas, localização da nova equipe de trabalho (mesclada) são fatores importantes para o sucesso.

Equipes

O novo escritório deve contar com recursos humanos provenientes das estruturas originais. A montagem da nova equipe administrativa é tão importante quanto a da equipe jurídica, e não menos importante que a da estrutura societária e financeira da organização. Está em jogo a capacidade de gerenciamento e também todo o processo de revisão de cargos e funções, sistemas de remuneração, a própria coesão e otimização dos recursos existentes.

Gerenciamento

Devem ser bem acordadas as políticas internas de gerenciamento e administração da nova sociedade. Isto é válido para a equipe administrativa, para a jurídica, bem como os próprios sócios. É preciso definir claramente os papéis de cada um dentro da nova estrutura para evitar conflitos e manter coerência de esforços.

Imagem

A imagem que o escritório quer projetar para o mundo exterior também deve ser bem definida. Padrões de estética, estilo, estratégias de apresentação e divulgação da nova sociedade de advogados são pontos importantes. A face da nova sociedade deve assumir seu lugar ao sol sem resquícios de padrões anteriores. Este aspecto envolve inclusive o controle de qualidade que passa a assumir maior proporção, exigindo mais empenho dos sócios.

Coordenação

Finalmente, para a boa condução das negociações entre os grupos, prevenção dos conflitos que vão surgindo entre as partes durante o processo de "namoro" que antecede à fusão propriamente dita, faz-se necessária a mediação de um consultor externo, desvinculado das estruturas existentes, cuja objetividade facilite o equilíbrio entre as partes envolvidas.

 é presidente da Fenalaw e Senalaw, sócia da ALB Consultoria e coordenadora do Curso de Gestão de Serviços Jurídicos da EDESP-FGV.

Revista Consultor Jurídico, 28 de julho de 1997, 0h00

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