Automatização das atividades do escritório nas plataformas digitais

Quando a Lei do Processo Judicial eletrônico entrou em vigor em março de 2007, a comissão de juristas que discutia sobre a regulamentação das práticas processuais eletrônicas concluiu que a Justiça ainda não estava preparada para colocar em prática videoconferências para atermação, audiências e sustentações orais.

Este é apenas um dos vários exemplos que revelam como a comunicação interna e externa das sociedades de advogados sofreram aprimoramentos e mudanças culturais consideráveis.

Acompanho esta evolução tecnológica diariamente muito de perto desde o início da década de 1980. Não ousaria afirmar que fui o primeiro advogado no Brasil a começar a usar microcomputador numa sociedade de advogados em outubro de 1981. São 41 anos de muitas mudanças, experiências, aprendizados e, sobretudo, desafios para mudar a cultura analógica das pessoas que estão no ambiente de trabalho. Desenvolver um mindset de trabalhar e convencer os colaboradores do escritório a se adaptarem ao hábito de atuar sem papel nunca foi uma tarefa fácil.

Naquela época, o primeiro sistema que ajudei a desenvolver era um banco de dados de jurisprudência, que permitia ao meu saudoso pai a se preparar para fazer suas brilhantes sustentações orais já destacando para os magistrados da turma julgadora qual era o perfil dos seus julgados sobre o tema em julgamento. Era a inteligência artificial na década de 80. Esta assertividade gerou enorme eficiência e surpresa para os magistrados que chegaram a me solicitar várias vezes para extrair do sistema de jurisprudência seu repertório de julgados sobre um determinado tema, que mesmo eles desconheciam pois os Tribunais não eram informatizados àquela época. Isto ocorreu 15 anos antes da internet chegar aos lares brasileiros.

Por mais que os avanços tecnológicos sempre nos revelam a possibilidade de desenvolver atividades com mais eficiência e celeridade, a adaptação das pessoas não é tão rápida como deveria ser. Fundei um escritório que há 15 anos que opera totalmente sem papel. O maior desafio é capacitar e criar uma mentalidade nas pessoas que o trabalho paperless impõe uma dinâmica bem diferente, mas que compensa muito pela eficiência diferenciada. A sociedade aprimora duas atividades operacionais e intelectuais.

É preciso ter uma mente aberta para perceber como a comunicação e a automação de atividades operacionais e intelectuais estão nos impulsionando a mudar conceitos analógicos e dependentes de atividades presenciais e dependentes do papel.

Automação na elaboração de documentos com uso da voz convertida em texto
Não é novidade que algumas sociedades de advogados, sobretudo aquelas que trabalham com contencioso de massa, utilizam serviços terceirizados para automatizar a elaboração de peças com o uso de sistemas de automação de documentos. O que há de novo é que algumas plataformas digitais estão criando recursos para que esta automação possa ser desenvolvida com mais facilidade a partir da criação de uma árvore de decisões.

Em outras palavras, é necessário criar uma série de perguntas e respostas com os trechos selecionados que contém as melhores teses de defesa para desenvolver um roteiro que permita não se esquecer ou divergir de argumentos previamente definidos pelo escritório para que sejam destacados os pontos essenciais de abordagem na súmula dos fatos, exposição do direito aplicável e o pedido.

A plataforma digital Google Workspace dispõe de um aplicativo Google Forms que permite, sem conhecimento prévio de programação, elaborar modelos de peças simples e complexas utilizadas diariamente nas sociedades de advogados. O ganho de tempo e a qualidade da manutenção de um padrão que muitas vezes não é alcançado se deixamos para cada advogado ou estagiário elaborar sua peça da forma como lhe convém. Não quero dizer com isso que haverá um engessamento da capacidade intelectual do advogado. Este talento será sempre preservado, pois os textos produzidos não serão 100% automatizados quando se trata de elaboração de defesa. Sempre haverá espaço para um trecho livre que se soma a outros trechos automatizados. A automação para elaboração de textos jurídicos traz benefícios para processamento certo e rápido.

Outros recursos de automação de textos vêm sendo utilizados como grande eficiência. Principalmente se a sociedade admite a troca de editores de textos instalados no disco rígido do computador por editores online. A edição online causou uma grande mudança em nosso escritório, pois permite que a equipe possa agir de forma colaborativa durante a elaboração ou revisão de textos num timing muito mais célere, sem perder a qualidade do documento produzido.

A conversão de voz para texto deve ser testada e utilizada com mais frequência pelos advogados desde um ditado de mensagem via WhatsApp até que se adquira o hábito de desenvolver um raciocínio para substituir a entrada de dados pelo teclado para a voz. É possível garantir que os recursos sistêmicos atuais existentes nos smartphones e em algumas plataformas digitais de aplicativos como o Google Docs ou Word têm uma margem muito acima do que imaginado para conversão de voz em textos em português.

A dificuldade é adaptação das pessoas de falar de forma mais pausada durante a conversão e estruturar bem as ideias numa lógica que permita o sistema processar a voz e dar saída num texto que deve sofrer revisões, mas o tempo desta atividade será muito menor do que sempre digitar qualquer texto. Isto faz mais sentido se imaginarmos como nos tornamos a cada dia mais nômades digitais, se deslocando e exercendo atividades profissionais que, muitas vezes, não nos propicia o tempo desejado para estar sentado na frente do computador digitando textos.

Comunicação via videoconferência com gravação e transcrição em português
Não chega a ser novidade abordar que as sociedades de advogados aumentaram consideravelmente a comunicação interna e externa, sobretudo com os clientes via videoconferência. Estes sistemas vêm se tornando tão populares quanto o editor de texto. O que muitos certamente ainda não perceberam é que os softwares de videoconferência, na versão mais avançada, já têm recursos de gravação destas reuniões. Este recurso é de grande importância pois nem sempre todos os componentes da equipe estão presentes numa consulta com cliente e precisarão de ter acesso a detalhes obtidos naquele evento por meio da gravação. Este mesmo arquivo, caso faça sentido, poderá ser compartilhado com o cliente para que ele possa rever todas as orientações encaminhadas pelo escritório.

O avanço mais recente de grande utilidade nas videoconferências é a utilização de sistemas que permitem converter, online e em tempo real, o áudio das conversas em legendas e transcrições. Este recurso faz com que apareça na tela em tempo real as conversas com identificação do trecho falado por cada participante da reunião.

A grande evolução é que estas legendas capturadas em áudio, convertidas para texto em tempo real na tela, também são convertidas simultaneamente num arquivo de texto em editor de textos on live. O aplicativo Tactiq é o meu favorito, pois pode ser utilizado no Google Meet, Zoom, Microsoft Teams e Cisco Webex, dentre outras plataformas digitais. Além disso, a transcrição da voz nativa poderá ocorrer em inglês, francês, espanhol, português e alemão.

O recurso mais avançado é que este sistema usa recursos de inteligência artificial para identificar padrões de voz repetitivos. Isto significa dizer que o texto gerado em tempo real da transcrição será destacado e que pode ser customizado, o que permite destaques de marca texto amarelo, por exemplo, nos trechos onde for mencionadas palavras como "importante", "decidir" "fazer" ou quando for identificado um tom de voz numa frase em que foram formuladas perguntas, decisões e tarefas a serem cumpridas posteriormente. O sistema chega a fazer um resumo no arquivo dos trechos que ao processar a transcrição julgou que seria mais relevante, o que facilita sobremaneira encontrar o trecho desejado de uma parte da reunião.

Não custa lembrar que o perfil típico de um colaborador de sociedades de advogados no uso de computadores e dispositivos móveis de comunicação é entrar com informação e buscar informação. E o nosso maior inimigo sempre será o tempo para executar nossas atividades profissionais. Por isso, qualquer recurso sistêmico que venha agregar valor para diminuir o tempo, sem perder qualidade na elaboração de conteúdos e busca de informação, se tornará uma ferramenta indispensável no nosso cotidiano.

Como ganhar tempo sem perder eficiência com menos reuniões presenciais e online e mais comunicação assíncrona
Ninguém duvida que a comunicação interna e externa, depois da pandemia, impactou no aumento de reuniões online via videoconferência. Por outro lado, estar disponível para comparecer a diversos eventos online não é uma tarefa fácil. Sabemos que nada supera o contato presencial, mesmo com a comunicação online que nos propiciou encurtar distâncias, viagens e despesas onerosas nem sempre necessárias. Por outro lado, é necessário refletir até que ponto se torna necessário sempre dependermos de comunicação síncrona online para troca de ideias, sanar dúvidas ou orientar clientes e pessoas da equipe.

O ganho de tempo e eficiência na comunicação à distância via comunicação assíncrona é fantástico. Para facilitar esta interatividade, recomendo que as sociedades de advogados utilizem sistemas de comunicação assíncrona com áudio e vídeo. O Loom é uma ótima solução cuja versão gratuita permite que o usuário possa gravar e enviar vídeos com três tipos de gravações de até cinco minutos. O usuário pode optar por gravar apenas o compartilhamento de tela, o compartilhamento de tela com sua imagem ou apenas seu vídeo em formato selfie.

Quantas vezes precisamos entrar em contato em caráter de urgência com um cliente ou colega da equipe, para repassar orientações ou esclarecer dúvidas cujos conteúdos que nem sempre são esclarecedores via texto ou uma mensagem de voz pelo WhatsApp? Certas situações demandam o compartilhamento de ideias e orientações, gravação de telas e solucionar problemas mais rápido com comunicação assíncrona. O Loom é a solução. É possível, ainda, criar uma biblioteca de vídeos gravados e compartilhar esses conteúdos via link por integração com serviços de mensageria e e-mails.

A comunicação interna assíncrona também pode ser aprimorada com uso de bots. Um 'bot' — abreviatura de robô — é um programa de software que executa tarefas automatizadas, repetitivas e pré-definidas. Os bots normalmente imitam ou substituem o comportamento do usuário humano. Por serem automatizados, operam muito mais rápido do que os usuários humanos.

A maneira comum de manter uma reunião diária para equipes remotas é usar ferramentas de videoconferência como Zoom ou Google Meet ou outras similares. Passa a ser uma escolha quase natural, pois tenta recriar como é ter uma reunião diária com todos na mesma sala em tempo real.

Mas há várias desvantagens nesse tipo de reunião frequente realizada de forma síncrona diária ou semanal. Estes eventos são disruptivos, demorados e difíceis de sincronizar a agenda.

Por esses motivos, fornecemos uma alternativa mais simples e melhor para equipes remotas usando o Geekbot para executar encontros assíncronos baseados em texto.

Sistemas de busca automatizada de julgados e conteúdos de relevância de interesse das sociedades de advogados
Atualmente, já existem sistemas que fazem a captura diária e dispõem de ferramenta de busca de todas as decisões jurisprudenciais de todos os Tribunais brasileiros. O melhor em termos de abrangência na captação nos sites dos Tribunais é o Jusbrasil. Isto proporciona que possamos cruzar o nome do relator, Câmara Julgadora ou Tribunal sobre tendências das decisões sobre um determinado tema.

A partir desta coleta automatizada temos aprimorado nossos serviços de jurimetria na área do Direito Digital. Por exemplo, temos um acompanhamento estatístico diário de quais são os principais golpes praticados nas plataformas digitais que já foram julgados. A partir deste estudo, é possível apurar quais são as teses de defesa das vítimas que têm sido julgadas procedentes ou não em cada Tribunal. Neste caso, a automação consegue nos propiciar outra grande utilidade: a geração de conhecimento.

Quanto mais informação haverá geração do conhecimento que é a compreensão de tendências dos julgados, natureza das ações, argumentos de defesa aceitos pelos tribunais, tempo de duração do processo judicial e outras tantas informações.

Certamente, outras inovações automatizadas irão surgir num futuro próximo. Isso porque não seria ousado dizer que o Brasil é um dos países com o maior Big Data jurídico do mundo. Em outras palavras, a geração da matéria prima em formato digital, ou seja, o conteúdo jurídico que vai ser objeto de transformação em informação, conhecimento e sabedoria é absurda. Com isso, mais soluções sistemas irão agregar mais utilidade a prática profissional da advocacia.

*O tema deste artigo foi apresentado pelo autor durante o Congresso Nacional das Sociedades de Advogados, promovido pelo Cesa e Sinsa, em São Paulo