Compliance trabalhista no pós-Covid-19 pode evitar sanções e problemas legais

Logo no início da pandemia, os processos empresariais foram radicalmente alterados para que empresas pudessem funcionar dentro das recomendações de segurança. Com as alterações feitas às pressas, não foi possível investigar e amadurecer eventuais condutas que pudessem expor as empresas a certos riscos. Inclusive, algumas pesquisas apontaram que a área de compliance foi uma das grandes afetadas durante o período da pandemia da Covid-19, seja pelo bloqueio das verbas ao setor ou pela dificuldade em realizar entrevistas presenciais para condução do processo. Por isso, o compliance trabalhista no período pós-pandemia é essencial para mitigação de passivo trabalhista.

Passado um ano e meio do início da pandemia da Covid-19, alguns países já retomaram suas atividades em um mundo pós-pandemia com o chamado "novo" normal, e este é o momento ideal para ajustar processos internos, iniciando ou retomando a investigação dos riscos para que as novas medidas estejam em conformidade com as normas de compliance das instituições.

Nesse retorno, a área trabalhista deverá ser uma das primeiras a receber um olhar especial. Com a quantidade de profissionais em trabalho remoto, funcionários afastados por doença, discussões acerca das vacinas, não é difícil imaginar a quantidade de risco envolvido para as empresas e seus gestores. Novas medidas provisórias, leis e outras políticas internas foram criadas às pressas para atender às necessidades de adaptação das empresas ao novo cenário de isolamento social, e o processo de adequação a essas normativas foi bastante desafiador para o setor econômico de forma geral.

Vejamos as Medidas Provisórias nºs 927 e 1.045. A primeira tratou de teletrabalho, banco de horas, antecipação de férias, parcelamento do FGTS, antecipação de feriados e suspensão das exigências administrativas em saúde e segurança do trabalho. A segunda tratou da suspensão do contrato e da redução da jornada proporcional ao salário.

Como se sabe, ambas as medidas foram editadas, tiveram validade, mas caducaram por não terem sido convertidas em lei. Como ficam os efeitos dos atos produzidos durante o período de vigência após o fim da validade?

Como exemplo, citamos um trabalhador que teve suas férias antecipadas sem que tivesse completado o período aquisitivo (medida autorizada pela MP nº 927). Agora a empresa quer demiti-lo. Como o valor das férias já foi pago, na rescisão seria possível descontá-lo do valor das verbas rescisórias?

Ou então o colaborador que entrou em regime de banco de horas negativo, em que ficou em casa sem trabalhar, recebendo seu salário. Pelo prazo tratado na MP, a empresa poderia compensar esse saldo em até 18 meses do fim do período de calamidade pública. A empresa quer demitir o funcionário, mas o saldo devedor é quase igual à totalidade das verbas rescisórias. É possível descontar tudo da rescisão?

Assuntos como esses, e muitos outros, ainda serão discutidos na Justiça. Qual medida tomar? Qual o tamanho do risco? Qual valor deverá ser provisionado?

Tudo isso deverá ser analisado pelo compliance trabalhista. Além das questões transitórias, a adoção de novas medidas também deve ser avaliada.

No novo modelo híbrido, por exemplo, a depender da forma como a jornada será fixada, a empresa precisará definir se o trabalhador poderá ser enquadrado em regime de teletrabalho ou não. Essa diferença traz impactos não só na parte contratual, como também no regime de horas extras e questões de saúde e segurança. 

A vacinação de funcionários também é um ponto bastante polêmico e que deve impactar o dia a dia das empresas no retorno às atividades presenciais. Diante da discussão se é obrigatória ou não a vacinação, há algumas medidas que as empresas podem tomar para manter a saúde no local de trabalho, respeitando a individualidade de cada colaborador. Entre elas estão o chamado momento de conscientização, para que o funcionário consiga entender a importância de se vacinar, por meio de orientações e palestras de profissionais da saúde sobre o tema; a instituição de políticas de incentivo, com concessão de folgas remuneradas ou até prêmios para quem se vacinar; e, por último, a eventual rescisão do contrato, podendo ser operada com ou sem justa causa.

A questão dos benefícios, sempre muito discutida no âmbito do Direito Trabalhista, é uma das grandes problemáticas que os recursos humanos enfrentarão. A revisão dos benefícios, cortes e adequações devem ter cuidado especial, sendo ponto importante na gestão do risco e na satisfação dos atuais e futuros empregados.

Além disso, com a nova Lei Geral de Proteção de Dados em vigor, e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) iniciando os processos de investigação de ilegalidades e descumprimento da lei, o contrato de trabalho é, sem dúvida, um dos grandes focos de riscos. Por isso, é importante que as empresas estejam adequadas à nova lei, não só nas contratações, mas no período pré-contratual e pós-contratual. Exemplo: há o interesse em contratar novos profissionais. Alguns currículos são recebidos, com o armazenamento dos dados. É necessário enviar um termo de consentimento, pedindo autorização para armazenamento dos dados, informando onde, como, quando e o motivo disso. A falta desse documento já poderá implicar em sanção da ANPD.

Não menos relevante, temos também o gerenciamento das mídias sociais, que seguem a cada dia com mais ascensão e visibilidade. Em quanto tempo a reputação da sua empresa poderá ser destruída? Pelas mídias sociais, em segundos. Treinamento e elaboração de regras claras sobre as mídias sociais é um dos pilares essenciais do programa de compliance trabalhista. O regimento interno é um grande aliado da empresa nesse sentido.

Esses são apenas alguns pontos importantes a serem explorados pelo compliance trabalhista dentro das empresas, principalmente nesse período de retomada e reorganização interna dos negócios. Para que a transação do provisório ao definitivo seja tranquila e não traga problemas legais e financeiros, a apuração dos riscos é essencial para embasar a tomada de decisão.