A questão da proteção de dados nos escritórios de advocacia

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709/18, entrou em vigor no último dia 18 de agosto com o objetivo principal de garantir a privacidade dos dados pessoais.

Os escritórios de advocacia, independentemente do volume de negócios, de sócios ou ainda de dados pessoais coletados e armazenados, também deverão se adequar à LGPD.

Isso porque a lei cria obrigações para as pessoas jurídicas (sociedades advocatícias ou sociedade individual) e para as pessoas físicas (advogado autônomo) que realizam o tratamento de dados pessoais com o objetivo de ofertar ou oferecer bens ou serviços.

O tratamento de dados pessoais é realizado desde o momento em que o cliente marca a consulta com o advogado, pois ocorre a coleta de nome e telefone, que são dados pessoais coletados e armazenados no smartphone do advogado ou no computador do escritório ou na agenda da secretária, com a finalidade de oferecer/prestar serviços advocatícios.

Dessa forma, qualquer procedimento realizado com os dados pessoais do cliente deverá estar registrado, estruturado, disponível e informado, bem como os documentos que ficarão armazenados (em nuvem, xerox, no HD, no e-mail etc.).

Com a intenção de garantir o direito do cliente, é comum que os advogados tenham cópias de documentos que, posteriormente, não utilizarão na demanda e ficarão guardados em pastas (físicas ou digitais), com outros dados pessoais ou de terceiros, que não fazem parte do polo processual.

Para evitar a perda desses dados, com a violação dos dados pessoais, é importante que o escritório invista em segurança da informação e comece a adotar práticas de proteção de dados, conscientizando toda a equipe.

Se o advogado atuar em home office, também deve adotar medidas que garantam a proteção de dados dos seus clientes.

Da mesma forma que o advogado deve estar em compliance com o regulamentos e as normas de ética da OAB, quanto à confidencialidade das informações dos seus clientes, a LGPD também determina procedimentos a serem adotados, com a exigência de boas práticas para garantir a proteção de dados da pessoa natural (cliente).

Ao advogado cabe entender do seu negócio, afinal, o escritório é a sua empresa e ter um plano de ação para enfrentar os riscos da sua atividade.

Porém, deve-se ter em mente que não é uma tarefa para ser tratada com amadorismo, mas com profissionais qualificados.

A lei apresenta-nos o "encarregado", que é o profissional que pode executar a adequação do seu escritório, geralmente profissional da tecnologia da informação (TI) e que tem a função de ser o canal de comunicação entre os titulares de dados (clientes), o escritório (controlador) e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD).

A ANPD tem competência para editar normas, orientações e procedimentos simplificados e diferenciados, para que microempresas e empresas de pequeno porte, o que poderá ser adotados por pequenos escritórios e advogados autônomos.

Enquanto não há essa regulação, com a entrada da lei em vigor, o encarregado ou data protection officer (DPO) deve ser nomeado e ter seu nome divulgado no site do escritório, de forma clara e objetiva, para aceitar as reclamações e comunicações dos titulares de dados pessoais, prestar esclarecimentos e adotar providências.

O tratamento dos dados pessoais deve obedecer a finalidade específica e informar ao cliente, quando do término do tratamento, no contrato de prestação de serviços advocatícios, preservando os direitos do titular.

As sanções aplicadas pela ANPD, como advertência, bloqueio ou eliminação de dados e multas, somente serão aplicadas a partir de 1º de agosto de 2021, entretanto, se houver um vazamento de dados dos seus clientes, o seu escritório poderá sofrer um dano reputacional (ou mesmo o advogado autônomo) e  um processo administrativo na sua seccional, ou mesmo ser responsabilizado civilmente.