O alcance da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sobre a área de recursos humanos é profundo, devido à enorme quantidade de informações coletadas pelo departamento diariamente, desde a fase de recrutamento e seleção até o desligamento de colaboradores.
Portanto, o RH passou a ter uma responsabilidade ainda maior após a vigência da norma em setembro deste ano, com sanções aplicáveis a partir de agosto de 2021. Como o RH lida com diversos dados, deve ser uma das primeiras áreas a entrarem em conformidade.
Para aplicar a LGPD no RH, é fundamental observar cinco etapas fundamentais:
— Mapeamento: O RH deve mapear a entrada dos dados pessoais e sensíveis na empresa e os riscos do tratamento, já que será o responsável por cuidar dos dados de todos os colaboradores da organização.
A coleta acontece por vários meios, entrevistas, banco de currículos, recebimento de atestados médicos, biometria, documentos para contratação, convênios médicos e sindicatos. Nessa fase, o RH poderá entender os dados que a companhia coleta, onde coleta e como armazena esses dados.
— Estrutura e governança: É recomendável a nomeação de um profissional para cuidar sobre todas as questões relacionadas à LGPD inerentes ao setor de recursos humanos, assim como nas demais áreas da empresa, para que se crie um comitê com responsáveis de todas as áreas.
— Revisão e criação de documentos: É aconselhável rever todos os documentos e contratos da companhia, até mesmo o banco de currículos e provas aplicadas na fase de entrevista. Deve-se realizar um pente fino em todos os documentos físicos e eletrônicos do departamento de recursos humanos.
— Treinamento: O treinamento dos colaboradores é eficaz para colocar em prática os requisitos previstos na LGPD e gerar uma cultura entre toda a companhia sobre a importância da privacidade e segurança da informação, além de exteriorizar que a empresa segue rigorosamente os requisitos da lei, corroborando com a idoneidade da organização perante terceiros.
— Monitoramento: É imprescindível rever tudo o que foi feito e aprimorar qualquer ponto que deixou de ser observado ou que ainda precise de algum ajuste, para então monitorar habitualmente se as políticas aplicadas estão sendo desempenhadas de forma efetiva.