Assembleias virtuais que não seguirem regras podem ser anuladas

A sociedade vem sofrendo com a impossibilidade da realização de inúmeras atividades cotidiano em virtude do atual cenário de pandemia da Covid-19. O isolamento social determinado por governantes impõe essas mudanças na rotina. Com base nesse contexto, as autoridades públicas competentes editaram algumas normas para facilitar o bom andamento das sociedades empresariais para que fosse possível a realização de assembleias ou reuniões à distância, fazendo com que a atividade empresarial não ficasse estagnada durante esse período.

Além da prorrogação do prazo para aprovação de contas, o texto da MP 931 também permite a realização de assembleias à distância. Para regulamentá-lo, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) publicou a Instrução Normativa nº 79/2020, a qual prevê a forma para a realização das assembleias. Elas podem ocorrer de duas formas: I) semipresenciais, quando os sócios puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do assembleia ou reunião, mas também à distância; ou II) digitais, quando os sócios só puderem participar e votar à distância, caso em que a assembleia/reunião não será realizada em local físico.

É imprescindível salientar que, independentemente da modalidade, a participação e as deliberações deverão respeitar as devidas disposições legais relativas a convocação, boletim de voto, quórum de instalação, livros societários (quando aplicável), formatação da ata, bem como ao sistema e ferramentas a serem utilizados para a efetiva realização da assembleia ou reunião. Além disso, as assembleias à distância deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social, conforme o caso, no tocante a convocação, instalação e deliberação.

Todos os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da assembleia devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos nas respectivas legislações societárias (Código Civil e Lei das Sociedades por Ações), mas também devem ser disponibilizados por meio digital seguro, como, por exemplo, em uma conta de correio eletrônico.

As assembleias que não atenderem aos requisitos legais aplicáveis para sua realização à distância são passíveis de anulação ou de aplicação de exigências por parte dos órgãos públicos competentes, impedindo seu devido registro e arquivamento e, consequentemente, sua validade perante terceiros. Esse novo mecanismo regulamentado pode se tornar mais utilizado pelas sociedades empresariais, trazendo, com isso, uma maior celeridade na tomada de decisões.