Política nacional define gestão documental e da memória do Poder Judiciário

O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) deixou de ser uma recomendação para se tornar determinação aos tribunais do país. A resolução foi aprovada por unanimidade na 312ª Sessão Ordinária do Conselho Nacional de Justiça, no fim do mês passado. Com a decisão, a memória da Justiça brasileira passa a ter uma política própria de gestão.

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A política de gestão documental do Poder Judiciário começou a ser desenhada com a Recomendação 37/2011. No final de 2018, logo após a posse do ministro Dias Toffoli como presidente do CNJ, a nova composição do comitê do Proname deu início à discussão da conversão da norma em resolução. Aproximadamente um ano depois, o grupo concluiu os trabalhos com a elaboração do texto aprovado na sessão.

O presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário, conselheiro Marcos Vinícius Jardim Rodrigues, afirmou que "a aprovação da resolução traduz claro avanço na política de valorização do patrimônio material e imaterial do Poder Judiciário, com importantes repercussões nos procedimentos de gestão documental, com inovações tecnológicas e padronizações visando a melhor preservação da memória do Poder Judiciário".

"Pela primeira vez, foram inseridas expressamente ações e orientações sobre a gestão de memória", explicou o juiz Carlos Alexandre Böttcher, do Tribunal de Justiça de São Paulo e membro do Comitê do Proname. "Isso é algo novo, pois na recomendação o foco principal era a gestão dos documentos. Agora, passamos a nos preocupar também mais efetivamente com a gestão da memória dos tribunais e os documentos de guarda permanente", completou.

A resolução define a gestão da memória como um conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história do Poder Judiciário contida em seus documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis, abarcando iniciativas direcionadas a pesquisa, conservação, restauração, reserva técnica, comunicação, ação cultural e educativa.

Tecnologia
A inserção da tecnologia digital foi outra novidade trazida pela resolução, que autoriza e estimula a digitalização dos processos, assim como determina aos tribunais a criação de sistemas digitais para gestão documental. Eles devem conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, os planos de classificação e tabelas de temporalidades de cada órgão.

A norma define ainda que, para fins de preservação digital, os órgãos do Poder Judiciário adotarão repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Proname
Em 2018, houve a ampliação do Comitê do Proname. Passaram a compor o grupo, além dos integrantes previstos inicialmente, mais dois integrantes da Justiça Federal e mais dois da Justiça do Trabalho. O Proname tem como função principal elaborar, atualizar e publicar no portal do CNJ os instrumentos de gestão documental e de gestão da memória, além de encaminhar proposições complementares ao programa e à resolução para apreciação do CNJ.

Os tribunais deverão obrigatoriamente criar Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPAD), que terão de propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente. Além disso, devem orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação e outras atribuições.

Prazo
Os tribunais tem prazo de 12 meses para elaboração ou adaptação de Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória e aprovação de seus instrumentos, com observância dos princípios e das diretrizes do Proname. Já a Comissão do Programa tem prazo de 180 dias para submeter proposta de minuta dos novos manuais de Gestão Documental e de Gestão da Memória à aprovação da presidência do CNJ.

A aprovação da resolução representa um grande avanço para a memória e a gestão documental do Poder Judiciário, pois confere caráter de determinação aos Tribunais sobre uma matéria que era tratada por meio de Recomendação. A norma vai permitir também a padronização dos procedimentos relativos à gestão documental. Com informações da assessoria de imprensa do CNJ.