Timesheet pode ajudar nos orçamentos dos tribunais

Surpresos diante da nova situação experimentada, pouco preparados para a adversidade surgida, vão os 91 Tribunais brasileiros, cada um a seu modo, tentando reduzir os gastos.

Assim, no Tribunal de Justiça de Pernambuco, “Medidas incluem limitação de gastos com combustível e suspensão de pagamento de horas extras e funções gratificadas pagas a servidores”.[i] No Pará, o Tribunal Regional do Trabalho viu diminuído em 40% seu orçamento e, além de reduzir em uma hora o expediente para economizar energia elétrica, dispensou mais de 60 funcionários e 50% dos estagiários.[ii] O Tribunal Regional Federal da 2ª. Região, RJ, determinou a transferência temporária da Vara Federal de Angra dos Reis para Volta Redonda, “visando à redução de custos operacionais, como as de energia elétrica, segurança, limpeza, dentre outras”.[iii]

Nem todos os tribunais lidavam ou mesmo lidam bem com o problema. A maioria ainda abre concursos públicos para bacharéis em Direito, muito embora, atualmente, outras profissões, como os estatísticos, sejam absolutamente necessárias.

Dá-se o mesmo no âmbito de orçamentos. Dificilmente se verá concurso público destinado a bacharéis de Ciências Contábeis. Até a própria especialização na matéria é difícil, pois, segundo pesquisa feita na Universidade Federal de Pernambuco, de 33 Universidades brasileiras investigadas, apenas 19 possuem a disciplina de forma individual na sua grade.[iv]

O resultado é que, até pouco tempo atrás, o dinheiro público era gasto sem nenhuma preocupação ou conhecimento técnico especializado. A crise econômica, antes mesmo da Covid-19, teve o grande mérito de conscientizar as pessoas de que somos um país com limites orçamentários, que necessita de muito dinheiro para implementar políticas públicas em setores essenciais.

Este contexto leva à conclusão de que os gestores judiciários não apenas se  preocupem com o tema, como busquem soluções para bem utilizar as verbas que lhes são disponibilizadas. E uma boa ferramenta para chegar-se a resultados efetivos é o timesheet.

Ensina Rock Content que“Timesheet é um sistema que tem como finalidade melhorar a gestão de tempo ao registrar o tempo gasto para realizar determinada atividade. O termo tem o sentido de ‘folha de horas trabalhadas’, na qual são contabilizadas as horas laborais dos profissionais em um projeto ou tarefa”.[v]

Mas o que teria a ver esta iniciativa corporativa com o poder público, no caso, os tribunais?

O líder de determinado setor pode avaliar o tempo e os recursos financeiros para determinado projeto. Por exemplo, imagine-se que um tribunal entenda por bem facultar audiências virtuais em todos os casos, exceto os que recomendem a presença dos envolvidos. Será possível estudar e estabelecer um tempo médio para as audiências, com programação antecipada e rendimento mais efetivo.

É óbvio que existem diferenças entre as pessoas, umas mais ágeis, outras lentas. Mas é óbvio, da mesma forma, que, para temas iguais, é inconcebível que em uma Vara se façam duas audiências por tarde e, em outra, seis. Se isto estiver ocorrendo, ou o tempo está sendo mal administrado pelos serviços de estrutura ou o juiz tem dificuldades de dar vazão ao seu trabalho. Uma ou outra hipótese poderá ser solucionada, ofertando o Tribunal meios para que isto ocorra.

Através de um sistema adequado a cada interessado, é possível saber, por meio de dados concretos, a produtividade de cada setor ou mesmo de cada servidor, quando trabalhando em igualdade de condições.Uma tabela preestabelecida, receberá, uma ou duas vezes por semana, dados colocados pelos servidores, com o número de horas trabalhadas, intervalos e outros aspectos considerados de interesse. Tais dados podem permitir um gerenciamento de tempo mais eficaz, inclusive estabelecer comparações entre o rendimento em determinados períodos do dia.

A identificação de práticas rotineiras inúteis, em determinados casos, nem necessita de timesheet. Por exemplo, agentes de segurança que tenham a função exclusiva de levar e trazer o magistrado da casa ao trabalho, permanecendo sem função o resto do expediente. Ou os chamados “capinhas”, que em alguns tribunais superiores têm a missão de, no dia do julgamento, colocar a toga no ministro. Óbvio que estas coisas estão mais para os tempos da belle époque do que para 2020.

Porém, outras só podem ser visualizadas, quantificadas, com tal tipo de levantamento. Talvez uma secretaria tenha menos rendimento porque utiliza um sistema de comunicação hierárquica rígido, obrigando que as comunicações entre os servidores e o juiz passem por um intermediário. Pesquisar hipóteses da rotina forense e pôr fim às tarefas desnecessárias, pode significar eficiência e menos custos com dinheiro público.

Qualquer iniciativa feita sem dados concretos, despertará a reação dos envolvidos. A contabilização pode facilitar a decisão e o comprometimento.

Exemplo bem atual de análise de custos é o do trabalho remoto dos servidores. Atualmente, com base em opiniões, diz-se ser mais caro ou econômico para a unidade judiciária. Uma estimativa apenas do ponto de vista da administração, com dados a serem postos em uma plataforma, poderia avaliar o valor médio de material gasto (água, café, caneta, papel para usos diversos), estacionamento, energia elétrica, etc.

A pesquisa poderia incluir o custo do empregado (v.g. transporte, combustível, pedágio, vestimenta e outros), bem como o custo social, ou seja, os reflexos na mobilidade urbana do município (trânsito mais rápido, diminuição de acidentes, ar menos poluído, etc.).

Evidentemente, nos julgamentos colegiados dos tribunais o tempo dispensado às atividades também seria avaliado. Qual o tempo médio para um magistrado dar o seu voto? Estabelecido que seja de 20 minutos, evidentemente o uso de 2 horas e 20 minutos estará revelando uma atitude inadequada. A exibição de dados levaria o minucioso magistrado a pensar que poderia expor sua posição em alguns minutos e juntar o voto com quantas dezenas de folhas quisesse, ao invés de tomar o tempo de colegas e de todos que participam do ato. Em quanto a falação inútil importa em custos para o Poder Judiciário, advogados e outros atores?

Obviamente, a implementação de iniciativa de tal tipo exige boa condução. A primeira delas é a contratação de empresa especializada no assunto, para que crie uma plataforma com planilhas que descrevam o projeto e as tarefas de cada responsável em colocar os dados nos locais adequados. Simples consulta ao Google revela nada menos do que 6.310.000 resultados sobre o assunto, com diversas empresas especializadas.

Evidentemente, só a notícia da cogitação de tal inovação seria suficiente para gerar apreensão nos afetados, magistrados e servidores. Isto é absolutamente normal. Por isto, o ideal é que seja feita em um plano piloto, com destinatários específicos e que se disponham voluntariamente a participar.

À vista dos resultados positivos, a adesão será facilitada, pois toda equipe gosta de ver-se como líder na unidade judiciária. A autoestima dos envolvidos cresce e os reflexos são sempre positivos.

O projeto, como qualquer inovação que se proponha, suscita temores, porque atualmente todos controlam tudo o tempo todo. Mas administrador bom é o que calcula os riscos, acredita nas possibilidades e segue em frente, confiante. O contrário é manter-se nas rotinas centenárias, como o uso de processos de papel.

Quem se habilita?