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Como software jurídico evolui a gestão de escritórios de advocacia

Um software jurídico é muito mais do que um simples programa de computador. Cada vez mais moderno, se tornou uma ferramenta fundamental para profissionalizar a gestão de advogados, departamentos jurídicos e escritórios de todos os tamanhos. A inovação do setor incentivou o uso dos softwares on-line, que vêm ganhando mais adeptos graças ao diferencial competitivo que oferecem ao negócio jurídico.

Benefícios como facilidade de acesso, gestão automática de processos, mobilidade, atendimento de excelência, centralização de informações, controle e modernização da rotina são alcançados com o uso de um bom software jurídico on-line. Tudo isso, que até pouco tempo não era sequer imaginado, tem sido muito bem aproveitado por advogados e gestores que utilizam a ferramenta como um importante facilitador de atividades. Além disso, é um apoio indispensável para o crescimento do escritório.

Ainda que as tecnologias jurídicas conquistem novos adeptos diariamente, existem algumas dúvidas e questionamentos a respeito do potencial de um software para advogados. No texto abaixo, você encontra a importância de um bom software para um escritório próspero e tem acesso às informações para fazer a melhor escolha, pensando no momento presente e no futuro que deseja para o seu negócio.

A importância de um software jurídico para escritórios e advogados
O melhor software jurídico traz para a rotina ferramentas para que a equipe trabalhe com mais foco e tenha mais produtividade. Uma mudança tão importante quanto a adesão ou a troca de sistema impacta na rotina da equipe e nos relacionamentos externos. Afinal, a qualidade do atendimento ao cliente é resultado da organização interna e da maneira como são conduzidos o planejamento e a execução de atividades pelo escritório. Se o seu escritório perde registros e históricos, por exemplo, isso certamente vai refletir negativamente no atendimento.

Manter o controle do escritório enquanto a rotina acontece não é tarefa simples. E quanto mais o escritório cresce e a equipe aumenta, mais sensível e necessária se torna essa função. Um software jurídico que atende às necessidade do gestor, dá a ele uma visão panorâmica de todas as atividades e mantém os registros centralizados, organizados e fáceis de acessar. Com o controle total da situação, é possível agir de maneira preventiva e organizada, delegando atividades e acompanhando o status das tarefas sem precisar recorrer ao microgerenciamento.

Quanto mais completo for o software jurídico — desde que a quantidade de funcionalidades venha acompanhada de qualidade — mais será possível ao escritório manter uma atuação de alta performance, com atividades automatizadas e ganho de escala para produzir mais e melhor. São os recursos oferecidos e a acessibilidade do sistema que permitem ao advogado e ao escritório aproveitarem melhor o tempo, valorizando ainda mais as atividades intelectuais.

Em entrevista à Aurum, a advogada Mariana Gonçalves falou sobre a importância de um sistema para o escritório que comanda em Itajaí-SC. "O tempo que a gente perdia no escritório atualizando e mantendo nosso banco de dados, hoje eu posso reverter em serviço e captação de clientes", disse Mariana, cliente do software para advogados Astrea.

Mariana Gonçalves optou pelo Astrea porque precisava fazer crescer o escritório e as planilhas de controle que usava já não davam conta da demanda com a qualidade exigida. Cada escritório e cada gestor tem a sua história e seus motivos para contratar um software jurídico ideal. A necessidade de automatizar o controle de processos judiciais, o desejo de centralizar a gestão do escritório de maneira organizada, o controle de prazos, o crescimento do escritório, o acompanhamento da rotina da equipe são motivos que impulsionam a escolha de um sistema para advogados.

Cada motivo traz consigo uma série de prioridades que devem ser atendidas pelo software. Para acertar na decisão, é preciso pensar nos benefícios em médio e longo prazo. Reunimos abaixo as principais vantagens para escritórios que optam por um software jurídico completo como o Astrea.

Fatores decisivos na escolha de um software jurídico:

Você recebe os andamentos dos seus processos de forma automática
Tornar o acompanhamento processual mais inteligente e prático é um grande desejo de escritórios que fazem essa gestão de maneira artesanal ou utilizam recursos que não relacionam informações, documentos e relatórios aos processos e casos. O Astrea permite uma gestão de processos automatizada e integrada a outras rotinas do escritório.

Além de contar com o cadastro de processos em lote pelo número da OAB, o sistema busca e envia as movimentações e publicações automaticamente. Você pode acessá-las dentro do software, por e-mail ou pelo celular. A partir das atualizações, é possível cadastrar tarefas, delegar atividades, agendar compromissos e anexar documentos. O sistema de alertas garante que você não perca nenhuma novidade.

Seu escritório não perde dinheiro e ainda ganha eficiência na gestão financeira
Poder manter o controle financeiro do escritório no seu software jurídico é uma economia de tempo e ganho em segurança para o seu dinheiro. Com o Astrea, você controla o fluxo de caixa do escritório, emite faturas, relatórios e timesheet com agilidade.

A facilidade de ter todas as informações integradas permite que você se mantenha no controle, tome decisões com mais segurança e acesse esses dados de forma contextualizada. Outro ganho em segurança é poder limitar o acesso aos dados financeiros apenas a perfis autorizados.

Os prazos são cumpridos com muito mais tranquilidade
Os melhores softwares jurídicos do mercado contam com funcionalidades para assegurar o cumprimento de todos os prazos. No Astrea, existe o controle avançado de prazos para garantir que todas as atividades sejam feitas de maneira colaborativa e concluídas no tempo certo.

O controle avançado de prazos tem seu funcionamento parecido ao de um gerenciador de tarefas, com a vantagem de ter sido desenvolvido para atender exclusivamente às necessidades da rotina jurídica. O gestor tem uma visão macro de tudo o que acontece no escritório, o que permite a ele antecipar eventuais atrasos e saber onde precisa intervir para que tudo corra conforme o desejado. As atividades relativas ao prazo são monitoradas pelo sistema, que envia alertas de delegação, atraso e conclusão de tarefas.

Uma grande vantagem da gestão automatizada do Astrea é poder contar com recursos como as atividades pré-programadas, que acompanham os padrões da atuação do escritório e permitem que você crie listas de tarefas padronizadas para replicar sempre que precisar.

O escritório cresce e você mantém o controle sem perder qualidade
Um dos maiores receios de gestores que querem crescer o escritório é perder o controle à medida que chegam novos colaboradores. Afinal, vai ser preciso dar atenção a mais pessoas e certificar-se de que as informações não serão perdidas.

O software jurídico Astrea acompanha a evolução do escritório e conta com funcionalidades para proteger os dados, manter o controle da gestão e possibilitar que o escritório seja cada vez mais produtivo. Um exemplo é o controle de acesso, que delimita a visualização de algumas áreas do sistema, reduzindo os riscos de comprometer prazos e informações. A lista de tarefas, a agenda integrada e a gestão da equipe também são recursos fundamentais para o crescimento organizado e sustentável do escritório.

O atendimento de excelência vai do primeiro contato até a prestação de contas
Oferecer um atendimento além das expectativas é um grande diferencial competitivo para os escritórios. Com o Astrea, o fluxo de atendimento é facilitado desde a prospecção até a prestação de contas.

A área de atendimento permite que você comece a registrar informações, timesheet, salve documentos e liste atividades desde a primeira consulta, antes mesmo de saber se o cliente vai fechar negócio ou se o processo tem alguma margem de êxito. Para isso, é necessário registrar apenas o nome da pessoa. Esse é um passo fundamental para padronizar o atendimento e tornar as informações importantes acessíveis para que o escritório ofereça um ótimo serviço.

Dependendo dos desdobramentos, você pode transformar a ficha do cliente em um caso ou processo sem perder as informações registradas. O software para advogados também conta automação para comunicar o cliente dos andamentos do processo dele e permite a criação de relatórios facilitados para a prestação de contas.

Leia mais dicas para escolher o melhor software jurídico

O investimento em software jurídico
A relação custo-benefício de um bom software jurídico pode gerar algumas dúvidas. Afinal, existem sistemas gratuitos e softwares pagos com diferentes planos. Antes de decidir apenas pelo preço, é preciso ponderar os valores e benefícios dos sistemas.

Muitos softwares jurídicos gratuitos oferecem esse benefício por tempo limitado e outros condicionam a gratuidade a uma grande limitação de funcionalidades e recursos. Indicamos o artigo sobre software jurídico gratuito para entender melhor os prós e contras dos diferentes modelos de contratação.

E se você quer descobrir na prática os benefícios de um bom sistema para o seu escritório, experimente o Astrea gratuitamente!

Revista Consultor Jurídico, 20 de agosto de 2018, 15h47

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