Todos os processos administrativos federais serão eletrônicos em dois anos

Dentro de dois anos, todos os processos administrativos dos órgãos e entidades da administração pública federal correrão no meio eletrônico. A ordem foi dada no Decreto 8.539/2015, assinado no dia 8 de outubro e publicado no dia seguinte no Diário Oficial da União. Pelo decreto, todos os órgãos da administração federal direta, indireta e autárquica têm dois anos para implantar sistemas de tramitação processual. O cronograma será coordenado pelo Ministério do Planejamento.

O decreto é abrangente e se refere a todos os tipos de processos administrativos. Desde litígios, como demissões ou sindicâncias, até licitações e arquivamento de documentos. Os objetivos são “assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental”; “promover a utilização de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos com segurança, transparência e economicidade”; e “facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas”.

De acordo com a nova regra, os sistemas devem usar, “preferencialmente”, software de código aberto e prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos. Os processos só correrão em meio físico quando houver indisponibilidade do meio eletrônico.

Piloto
Na administração direta, todos os ministérios usarão o sistema já usado pelo Ministério da Justiça, chamado de Sistema Eletrônico de Informações (SEI). No Ministério da Justiça, a ferramenta foi implantada no dia 5 de janeiro e desde então todos os processos administrativos da pasta correm eletronicamente.

“Foi o primeiro ministério grande a migrar para o meio eletrônico”, comemora o secretário executivo do Ministério da Justiça, Marivaldo Pereira, lembrando que o pioneiro foi o Ministério das Comunicações. Os demais ministérios usarão o mesmo sistema, e o Planejamento já está organizando a implantação.

O sistema utilizado por ambas as pastas foi cedido pelo Tribunal Regioal Federal da 4ª Região de forma gratuita. Marivaldo afirma que, para fazer a migração, o Ministério da Justiça gastou cerca de R$ 700 mil, mas já foram possíveis “economias absurdas”. “O número de cópias em papel caiu pela metade em um mês. A meta é chegar ao fim deste ano com 25% do número de cópias que fizemos no fim do ano passado.”

Segundo dados do próprio MJ, de fato, no fim de janeiro de 2014, a pasta gastou R$ 17,7 mil com papel A4. Em janeiro deste ano, o gasto foi de R$ 9,2 mil. De janeiro a agosto de 2014, o gasto com folhas A4 foi de R$ 119,5 mil. No mesmo período deste ano, a cifra caiu para R$ R$ 78,5 mil.

Com os Correios a economia foi de R$ 600 mil. Entre janeiro e agosto do ano passado, o MJ gastou R$ 1,8 milhão com serviços postais. No mesmo período deste ano, gastou R$ 1,2 milhão. Só com Sedex a economia foi de mais de R$ 430 mil.

Clique aqui para ver as planilhas de gastos do Ministério da Justiça.