Enquadrar a importância e a urgência das coisas ajuda a gerir o tempo

A proposta dos “Quatro Quadrantes”, popularizados pelo guru da “Administração do tempo” Stephen Covey (24 de outubro de 1932 – 16 de julho de 2012), não é novidade no Brasil — o que não significa que é bem conhecida e utilizada. Mas devia. É uma forma muito simples de definir prioridades no dia a dia e medir eficiências. Pode ser bastante útil para advogados e escritórios de advocacia que querem administrar suas atividades de uma forma produtiva e rentável.

Basicamente, o quadrante de Covey classifica as atividades cotidianas por sua “importância” e por sua “urgência” — e combina importância com urgência. Uma vez que os advogados aprendem a trabalhar como quadrante de Covey, eles passam a administrar seu tempo, na vida particular e profissional, de uma maneira mais lógica e começam a colher mais frutos.

Covey, provavelmente inspirado pelas ideias do ex-presidente dos EUA Dwight Einsenhower, criou um sistema — na verdade, um quadro — que ajuda as pessoas a visualizar com mais clareza o bom aproveitamento do tempo, bem como a perda de tempo. O quadro é bem simples e cada advogado, ou escritório, deve criar o seu, para cada um dos sete dias da semana.

Veja um exemplo dos quadrantes para a vida pessoal:

E um exemplo das atividades do escritório:

São apenas exemplos. E qualquer coisa que se colocar em cada um dos quadrantes será objeto de discordância de outras pessoas. Só cada advogado ou cada escritório sabe o que é importante e o que é urgente em seu dia a dia. Mas, de uma maneira geral, a ideia é essa:

Quadrante 1. Para muitos advogados, uma atividade importante e urgente, com frequência, é “apagar fogo”. É a prisão do cliente, a greve na fábrica do cliente, a audiência no tribunal, a petição que precisa ser finalizada e protocolada, o prazo que termina hoje. Enfim, todos os itens importantes e urgentes da lista de tarefas do dia entram nesse quadrante.

Quadrante 2. Normalmente, é subutilizado, mas não devia ser assim. Nesse quadrante entram todos os planos ou planejamentos, definição de estratégias, projetos de marketing, atividades de networking para conquistar novos clientes. Enfim, projetos de médio e longo prazo que irão levar o advogado ou o escritório para um patamar superior.

Quadrante 3. Existem tarefas que, teoricamente, não são importantes para as atividades principais do escritório, mas, de repente, se tornam urgentes. Por exemplo, solucionar um conflito entre dois advogados, sofrer interrupções no trabalho para resolver um problema ou ouvir a secretária, fazer uma reunião para orientar os funcionários.

Quadrante 4. Existem atividades no dia a dia que não parecem ser importantes, nem urgentes, mas que acabam fazendo parte do cotidiano. Circular pelo escritório, passar alguns minutos no cafezinho, papear com os colegas, navegar pela Web sem qualquer propósito profissional, dar uma passada na livraria além do horário do almoço são atividades que podem ter alguma importância, principalmente para relaxar. Mas não são importantes para o escritório, nem são urgentes.

Uma vez que o advogado tem uma ideia clara de quanto tempo no dia — ou na semana — ele passa em cada quadrante, ele terá uma visão mais precisa sobre como está empregando seu tempo e sobre o nível de sua eficiência.

Como definir a importância
Um professor de filosofia, conta Stephen Covey, estava em pé, em frente a sua mesa, sobre a qual havia alguns objetos, quando os alunos entraram na classe. Assim que todos se sentaram, ele colocou pedras dentro de uma jarra de vidro, até enchê-la. Feito isso, perguntou aos alunos se eles concordavam que a jarra estava cheia e eles concordaram.

Ele pegou, então, um caixa com pequenos pedregulhos e os despejou na jarra. Balançou a jarra para os pedregulhos se acomodarem entre as pedras e voltou a perguntar se a jarra estava cheia. Os alunos riram e, mais uma vez, concordaram.

Desta vez, ele pegou uma caixa com areia. Depois de despejar toda a areia na jarra e balançá-la para a areia se acomodar entre as pedras e pedregulhos, ele se voltou para os alunos e disse:

“Suponham que essa jarra, que agora está cheia, seja a vida de vocês. As pedras maiores são as coisas realmente importantes hoje e sempre, como sua família, seus negócios, sua profissão, sua saúde… enfim, coisas que, se tudo o mais se perder, elas ainda vão preencher sua vida”.

“Os pedregulhos são as coisas também importantes da vida, mas que, se você as perder, ainda pode se recuperar, como seu trabalho, seu carro, sua casa, seu dinheiro, entre outros. A areia representa todas as outras coisas. Se você as perder, poderá até se importar, mas não muito”.

“Agora, se você colocar toda a areia na jarra em primeiro lugar, não haverá muito espaço para os pedregulhos e nenhum espaço para as pedras. Isto é, se você dedica todo seu tempo e energia a coisas sem importância e sem urgência, nunca haverá espaço em sua jarra — ou em sua vida cotidiana — para as coisas que realmente importam”.

Nesse ponto, um aluno sacou uma garrafa de cerveja de sua mochila, a abriu e encheu um copo grande. Os demais alunos e o professor concordaram que o copo estava cheio. Ele então despejou a cerveja na jarra com as pedras, os pedregulhos e a areia. E, é claro, tudo se assentou.

Moral da história, diz Covey: “Não importa o quanto sua vida esteja cheia, sempre haverá espaço para uma cerveja”.