Nos EUA, apenas 22% dos advogados protegem seus e-mails com criptografia

Uma pesquisa feita nos Estados Unidos revelou que 89% dos advogados usam e-mail para enviar informações confidenciais a seus clientes. Mas apenas 22% deles – isto é, 2 em cada 10 advogados – usam criptografia para impedir que essas comunicações “privilegiadas” sejam bisbilhotadas por intrusos.

De acordo com a pesquisa da LexisNexis Legal & Professional, a única medida de precaução tomada por 77% dos advogados, em suas comunicações privilegiadas, é acrescentar no fim do e-mail uma “declaração de confidencialidade” – uma espécie de lembrete a invasores de que não têm o direito de ler o conteúdo do e-mail e documentos anexados.

Esses advogados estão tratando as informações confidenciais do cliente com o mesmo cuidado que um adolescente posta uma mensagem no Facebook, diz o site NetworkWorld. Em termos de segurança, isso é virtualmente o mesmo que nada.

“Imagina se eu deixo um documento em minha mesa, com o título “Meus segredos mais profundos e sombrios”, com uma nota que diz: Por favor, não leia esse documento, se não lhe for pedido para fazê-lo. Que proteção isso me daria?”, pergunta o advogado Robert Ambrogi, que escreve sobre segurança no blog LawSites.

A pergunta, de acordo com a pesquisa, é se os advogados adicionam a “declaração de confidencialidade” a seus e-mails para proteger o cliente – e as comunicações privilegiadas entre eles – ou para se proteger, caso o conteúdo do e-mail vaze e prejudique o cliente, podendo gerar um processo por má conduta.

Mais da metade dos advogados entrevistados (52,5%) usam serviços gratuitos de compartilhamento de arquivos, como o Dropbox ou Box, para comunicações privilegiadas com os clientes. Não há nada no Código de Ética dos advogados americanos que proíba o uso desses softwares.

“No entanto, os advogados precisam entender que devem usar soluções que foram criadas especificamente para proteger a privacidade de suas comunicações com os clientes e impedir violações de segurança”, diz o advogado e gerente de Produtos da LexisNexis Christopher Anderson.

Apesar do pouco cuidado, a maioria dos advogados (55,7%) considera que o descuido com a segurança das comunicações confidenciais pode trazer “consequências muito sérias”. Para 25,5%, pode trazer “consequências”, para 14,5% “consequências moderadas”, para 3,9% “pouca consequência” e para 0,4% “nenhuma consequência”.

De acordo com a pesquisa, o problema tende a ser mais sério entre advogados autônomos e escritórios de pequeno porte. Uma razão é que eles têm outras prioridades no dia a dia e relegam a questão da segurança a segundo plano. Outra é que eles optam por não investir em softwares pagos, por isso preferem soluções gratuitas e fáceis de usar.

No entanto, as recomendações da Comissão de Ética da American Bar Association (ABA) destacam que os advogados devem tomar cuidados especiais com os documentos dados confidenciais dos clientes. Devem criptografar e-mails, investigar cuidadosamente as provedoras de computação em nuvem e usar serviços de compartilhamento de arquivos seguros.

As regras da ABA estabelecem que os advogados têm a obrigação ética de proteger a confidencialidade e a segurança das informações dos clientes, como deve ser na maioria dos países. Por isso, o advogado pode, do ponto de vista da ética, usar computação em nuvem, mas deve “exercer a devida diligência” para se assegurar de que a provedora do serviço oferece um nível elevado de segurança.

O quadro abaixo mostra como os advogados americanos se comunicam com os clientes. O uso do telefone e do correio ainda está em alta:

E esse quadro mostra que precauções os advogados tomam quando enviam comunicações privilegias ao cliente por e-mail?