Falta de alterações contratuais pode levar a cancelamento de 1,7 milhão de empresas

Empresas que há mais de 10 anos estão sem alterar os registros e informações contratuais estão na mira da Junta Comercial do Estado de São Paulo (Jucesp). O órgão irá fazer este ano a notificação dessas empresas inativas, com a ameaça de cancelamento, o que significa perder o direito ao nome empresarial. Não foi definido ainda se isso ocorrerá em 2014.

Segundo a assessoria de imprensa do órgão, até o fim do ano passado foram identificadas nada menos que 1.677.977 companhias nessas condições. Uma das formas de regularizar a situação, segundo a Junta, é com o registro anual da ata de reunião de sócios, trazida pelo Código Civil de 2002. O documento é obrigatório para a aprovação das contas da sociedade no exercício anterior, tirando dos gestores a responsabilidade por eventuais irregularidades.

O fato de uma empresa ser considerada inativa e cancelado seu registro pela Junta Comercial não gera sanções aos sócios, sendo a única consequência automática a perda da proteção do nome empresarial. Mas a limitação de responsabilidade na sociedade empresária limitada poderá ser relativizada, podendo os sócios responder ilimitadamente pelos débitos da sociedade, como explica o advogado Alessandro Orizzo, sócio do escritório Cardillo & Prado Rossi Advogados e master of laws em Direito Societário pelo Insper.

“Se, em decorrência da comunicação pela Junta Comercial a respeito do cancelamento do registro aos órgãos arrecadadores, ocorrer a alteração da situação cadastral, a empresa poderá ficar impossibilitada do cumprimento das obrigações acessórias, como o pagamento de impostos, por exemplo, hipótese em que serão gerados débitos que poderão ser cobrados dos sócios”, explica.

A Jucesp, que responde por 48,49% do movimento nacional de juntas comerciais, informa que a intenção é se adequar a uma norma do Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei), que integra a estrutura da Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidência da República.

Paulo César Zumpano, diretor do Drei, explica que todas as Juntas do país são subordinadas ao departamento e ao respectivo governo estadual, com exceção da Junta do Distrito Federal, que responde à Secretaria de Racionalização e Simplificação da Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidência da República.

Ele detalha que a Instrução Normativa 5, de 5 de dezembro de 2013, estabelece que empresários que ficam sem atualizar os dados do registro de sua empresa na Junta Comercial durante mais de 10 anos podem ser considerados inativos e perder o direito ao nome empresarial registrado.

“As empresas que não desejam isso devem comunicar à Junta Comercial que desejam manter-se em funcionamento, sob pena de serem consideradas inativas e terem o registro cancelado, com a perda automática da proteção do seu nome empresarial. Porém, o cancelamento das empresas consideradas inativas não promove a extinção automática", ressalva.

No Paraná, por exemplo, o prazo para as empresas regularizarem sua situação é até 30 de julho. Caso as informações tenham permanecido as mesmas nos últimos 10 anos, elas devem protocolar na Junta Comercial do Paraná uma Declaração de Atividade, ou serão consideradas inativa. Segundo dados da Jucepar, mais de 32 mil empresas estão nesta situação.

Ata de reunião
Alessandro Orizzo explica que a ata de reunião anual dos sócios também vale como documento na Junta Comercial para que isso seja evitado.

“O arquivamento da ata anual da reunião dos sócios é suficiente para evitar o cancelamento do registro e garantir a proteção do nome empresarial, ficando elas isentas de quaisquer sanções, tendo em vista que tal arquivamento anual demonstra que a empresa continua ativa”, explica.

Nos termos do artigo 1.078 do novo Código Civil, anualmente os sócios devem tomar as contas dos administradores até o fim do quarto mês subsequente ao encerramento do exercício social, ou seja, até o mês de abril, e providenciar o arquivamento da ata perante a Junta Comercial, no prazo de 20 dias da reunião que deliberar sobre as contas da administração.

“E embora as empresas familiares e de pequeno porte não sejam obrigadas à realização de reuniões e assembleias, independentemente da quantidade de sócios, estas também estão sujeitas a essa regra, devendo adotar o procedimento e fazer o arquivamento da respectiva ata anualmente”, acrescenta.

Segundo Zumpano, microempresas, empresas familiares e empresas de pequeno porte estão desobrigadas de fazer reuniões e assembleias em quaisquer das situações previstas na legislação civil. Elas são substituídas por deliberação representativa assinada pelos representantes correspondentes ao primeiro número inteiro superior à metade do capital social. As deliberações escritas, como a aprovação de contas, também poderão ser arquivadas, da mesma forma que as atas, e apresentadas nas Juntas.

“A não obrigatoriedade de fazer reuniões e assembleias não significa que as empresas não tenham de deliberar sobre as matérias estabelecidas na lei e no contrato social. O Código Civil também dispõe, em seu artigo 1.072, parágrafo 3º, que as reuniões e assembleias podem ser dispensadas quando todos os sócios deliberarem, por escrito, sobre as matérias que seriam objeto das discussões”, esclarece Orizzo.

Formas de regularização
A falta de necessidade de mudar cláusulas contratuais e societárias ao longo dos anos, o mero desconhecimento da exigência de atualização e a simples desorganização são as razões principais que o advogado Fernando Sperb, especialista em Direito empresarial da Sociedade de Advogados Alceu Machado, Sperb & Bonat Cordeiro, cita para que as empresas corram o risco de serem consideradas inativas.

“Se o empresário não movimentar ou alterar seu contrato social em três ou quatro anos, é recomendável que faça, ao menos, uma consolidação do contrato social, mantendo seu ato societário atualizado”, orienta.

Ele avalia que a exigência de atualização advém indiretamente do Código Civil de 2002, que entrou em vigor em janeiro de 2003. O texto exigiu a modificação, adequação e consequente atualização dos contratos sociais das empresas constituídas antes da sua vigência. “Como ainda restavam muitas sociedades comerciais que dependiam dessa atualização, a saída foi exigi-la fixando prazo e consequência”, comenta.

Em São Paulo, para regularizar a situação, a empresa já considerada inativa e/ou cancelada pode providenciar o registro do ato "Comunicação de Funcionamento", disponível no sistema Via Rápida Empresa (VRE). 

Outra alternativa, também para outros estados, é baixar o modelo da “Comunicação de Funcionamento”, que está no site do Drei. O documento precisa ser preenchido e levado até a respectiva Junta Comercial.