Colocar escritório em "nuvem" pode reduzir investimentos

Dois conceitos precisam ser antes apresentados: 1) computação em nuvem (cloud computing) e 2) Software como um serviço (SaaS).

A nuvem já é um termo comum em nosso dia a dia, designando que um programa ou aplicação é acessado pela rede mundial de computadores, por meio de uma interface cujo processamento computacional está se realizando, essencialmente, em outra máquina que não seu computador. Os arquivos em uso não estão “salvos” em seu computador e, sim, em algum centro de dados (data center), o qual, provavelmente, nem fisicamente está instalado em nosso país.

Para além das questões jurídicas que desta situação derivam — como as ligadas ao Marco Civil da Internet e às responsabilidades consequentes — o intuito aqui é verificar como isso funciona e como pode ser útil ao operador jurídico.

A grande vantagem da nuvem é a possibilidade de se reduzir o investimento para uso de ferramentas atualizadas, além do aumento da segurança conferida aos dados armazenados. Menor investimento porque não será necessário adquirir servidores próprios para sua organização; maior segurança porque o investimento individual em proteção, possivelmente, será menor do que o feito por um centro unificado mundial de computadores. Claro que estas afirmações são relativas ao valor de sua informação mas, regra geral, seria mais fácil um cracker (hacker do mal) atacar e invadir seu sistema do que o da Microsoft, do Google ou do seu banco.

O segundo conceito listado é o de software como um serviço. “Antigamente”, era comum adquirirmos uma licença perpétua de um editor de texto (por exemplo o MS Word); a cada nova versão lançada, adquiria-se um upgrade. Nesse modelo, um Microsoft Office Professional 2013 (com Outlook, Word, Excel, Access e Publisher) custa hoje, em média, R$ 1,5 mil. 

Ocorre que, hoje, diversas empresas fabricantes de programas para computadores, como a própria Microsoft e a Adobe com seu Photoshop, oferecem seus softwares como um serviço, ou seja, os alugam para que sejam utilizados por demanda. Neste modelo o mesmo pacote Office listado acima custa em média US$ 20 por mês, ao qual é agregada a uma série de funcionalidades que serão comentadas mais à frente.

A junção dos conceitos Cloud e SaaS desloca a concentração de investimento — dos programas, máquinas e equipe de suporte em tecnologia para o acesso à internet com estabilidade e velocidade. O link do escritório — aqui em visão abrangente, englobando a acepção privada da advocacia e a pública do gabinete ou da vara — precisa ter uma boa configuração, fibra ótica de preferência e com redundância — ou seja, dois provedores se possível. O acesso à internet deve permitir que todos na organização acessem vídeos ao mesmo tempo, por exemplo. Estar na nuvem é poder fazer download e upload em velocidades que não deixem ninguém desesperado para quebrar o computador. Uma boa largura de banda (medida de acesso à rede) não é um luxo e, sim, uma necessidade.

Passando para o campo empírico, como exemplo de uma plataforma baseada na nuvem com a disponibilidade de serviços cita-se o Microsoft Office 365. Na tela abaixo está apresentada a interface do usuário para as ferramentas disponíveis como base. As licenças de toda a suíte de escritório do Office podem ser instaladas em cinco computadores diferentes por usuário, inclusive em sua residência. A integração com dispositivos móveis já foi assunto de uma de nossas colunas.

Os planos de assinatura contemplam diversas funcionalidades. A central de controle, representada na figura abaixo, gerencia boa parte da tecnologia disponível para o escritório.

Duas aplicações se destacam nessa central: o Exchange e o SharePoint. O Exchange é o programa servidor de correio eletrônico e trabalho em grupo, no qual se unifica o gerenciamento integrado de e-mails, agendas e tarefas de toda a organização. Já o SharePoint é o programa que gerencia o conteúdo produzido, contemplando a definição de pastas para armazenamento dos arquivos, a criação de sites de trabalho em equipe e ferramentas como murais e linhas de tempo de tarefas em projetos.

O Office 365 permite que todos os arquivos e sites de colaboração sejam localizados por uma única ferramenta de busca. Cada arquivo ou site poderá ser visualizado e localizado apenas por quem tem acesso a ele, podendo ser definidas senhas e perfis de acesso para cada um deles.

Para não ficarmos só com um exemplo, o Google também disponibiliza toda uma plataforma com aplicações semelhantes. Com valor médio mais baixo, mas com a proporcional redução de funcionalidades, o Google Apps, representado pela figura abaixo, permite gerenciar, na nuvem, usuários, acessos a documentos, pastas e sites.

As duas plataformas apresentadas permitem que o escritório gerencie tudo isso utilizando seu próprio domínio na Internet (exemplo: www.seu_escritorio.com.br), tornando-se a central de gerenciamento até da comunicação com os clientes, por meio da qual se compartilham e recebem arquivos e se gerenciam sites com conteúdo externo, sempre utilizando a marca do escritório.

Grandes empresas utilizam uma ou outra plataforma, conforme suas conveniências e necessidades de funcionalidades específicas. O escritório pode utilizar, desde pequeno, uma solução de tecnologia que acompanhe seu crescimento, mas que não perca em nada, desde o início, para organizações maiores.

PS: Alguns leitores têm perguntado se ganho algum ‘jabá’ para descrever ferramentas aqui na coluna. Esclareço que não e que vou continuar escrevendo sobre ferramentas de tecnologia da informação úteis para os operadores jurídicos.