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Existem três tipos reuniões essenciais na advocacia

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Saber organizar e realizar reuniões estratégicas na advocacia é um desafio. A ideia principal é transformar as reuniões internas em encontros de alta performance com tempo, assunto e gestão do conhecimento alinhados e com liderança servidora.

A ineficiência neste assunto custa caro à sua banca. Vamos apresentar como devem ser realizadas e terminar com a tortura a que sócios, advogados e administrativos passam quando se fala ou marca uma. Virou uma atividade ineficaz quando é na verdade uma ferramenta produtiva e poderosa quando bem utilizada.

Desvantagens
— Perda de tempo pela falta de respeito ao horário
— Torna-se um teatro para discussões
— Falta de pauta (e quando existe, não se atua corretamente)
— Assuntos não previstos (como regra, não exceção)
— Desmotivação da equipe
— Teses desconectadas (pois é cada um por si)
— Clientes não são debatidos com metodologia

Vantagens
Uma empresa de serviços jurídicos alinhados com as reuniões e sendo organizadas corretamente se torna competitiva em relação ao mercado, aos clientes, as teses novas, execução de projetos e um ambiente mais propício a teses e solução de problemas. 

O sucesso de uma excelente reunião são os resultados da somatória de liderança, tema atraente, metas e a objetividade.

Tipos de reuniões

1. Reuniões Técnicas
Serão discutidas o rumo científico-jurídico do escritório, troca de ideias multidisciplinares. É necessário que nas reuniões sempre existam pessoas de áreas diferentes. Incluindo administrativos bem preparados. Discutem-se projetos de leis e escolhem-se duas ou três causas de repercussão que precisam de uma solução. Por nossa experiência a velocidade de solução é inacreditável. 

2. Reuniões negociais/clientes 
É preciso estudar o perfil dos principais clientes do escritório, além de se pensar em produtos e serviços novos para lançarmos no ciclo de clientes ativos, inativos e os em prospecção. É nesta reunião em que procuramos prever com a equipe o que irá acontecer no mercado, desenhar estratégias e cenários futuros para apresentar para clientes setoriais e também discutir problemas e soluções para eles.

3. Reuniões de inovação
São oportunidades de renovar-se na mente do cliente, lançando um olhar aprofundado para os três melhores segmentos que o escritório mais atue de maneira mais inovadora.

Assim como em seu escritório, as reuniões descoordenadas também eram um problema dentro da Selem Bertozzi Consultoria. Adotamos as práticas aqui previstas, mas concentradas em um único dia, às segundas-feiras. Nos outros dias da semana os assuntos são tratados principalmente por SMS, grupos de assuntos e virtualmente

Dicas práticas
A reunião deve ser conduzida pelos sócios — fora disso, dificilmente funcionará. A pauta tem de ser enviada com dois ou mais dias de antecedência para que todos se preparem. Quando o assunto começa a sair da pauta, puxe o assunto, chame a atenção e elimine a desatenção. A fuga da pauta, por exemplo, é o maior destruidor de reuniões. No mundo jurídico é pior ainda. 

A duração é invariavelmente de 50 minutos de concentração absoluta na produtividade, solução dos problemas ou criação de grandes ideias. É momento de pensar grande, trazer propostas que causem impacto. Em, alguns momentos chame a atenção para o tempo que falta para terminar a reunião para estabelecer a cultura dos 50 minutos — quartas-feiras das 17h as 17h50 são bons horários para que aconteçam; normalmente é quando temos o maior número de pessoas na banca.

É possível separar as três reuniões propostas e mais outras pequenas reuniões que estejam acontecendo no mesmo horário, como, por exemplo, na área administrativa para reduzir e implementar projetos que reduzam custos do escritório. 

Nada de criticar abertamente as pessoas durante estas reuniões. Isto enfraquece o grupo e estabelece a cultura do medo, quando justamente queremos estimular o inverso. Elogios em público, críticas em particular. Organize as reuniões, estabeleça meta e uma liderança forte e teremos uma banca forte.

 é administrador especializado em escritórios de advocacia, MBA em marketing e sócio da Selem, Bertozzi & Consultores Associados.

 é advogada, consultora em planejamento estratégico, composição societária e gestão de pessoas na advocacia, International Executive MBA pela Baldwin-Wallace College (EUA), especialista em gestão de serviços jurídicos pela FGV-SP e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School (EUA), sócia da Selem, Bertozzi & Consultores Associados e autora de obras sobre Gestão Legal.

Revista Consultor Jurídico, 4 de outubro de 2013, 14h55

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