Mesmo nos dias de hoje, é muito comum encontrarmos escritórios gerenciados unicamente por seus sócios, distanciando-os de sua atividade fim que é a advocacia e em que, naturalmente, preferem atuar. Nada impede que um sócio tenha uma veia administrativa e o faça de forma brilhante. Porém, para poder acompanhar todas as rotinas e procedimentos administrativos, terá que dispor, integralmente, de seu tempo para esta atividade, o que — de regra — não é possível. Mais que cuidar do dia a dia, este gestor terá que conhecer técnicas de administração, pensar na estratégia, possíveis inovações e como encantar o seu cliente.
Parece muito sedutor, porém é um desafio e tanto. O gestor da ALA (Association of Legal Administrators, na sigla em inglês), associação que realiza o congresso internacional sobre Administração Legal, escreveu um livro e sempre traz a tona essa discussão. Até onde deve ir o sócio na gestão de um escritório e até onde é papel do administrador legal, existe um meio termo? Há como definir a convivência e tarefas de cada um?
A figura do administrador profissional vem para auxiliar na implementação dos procedimentos necessários para que tudo funcione de forma racionalizada e inteligente, evitando custos ocultos, visando melhoria do desempenho do escritório em todas as esferas: jurídicas, administrativas, financeiras e organizacionais. Além de manter os sócios informados, o administrador deve fornecer subsídios visando criar cenários e facilitar as tomadas de decisões estratégicas. E isso, vale muito!
Aos sócios cabe ouvir, ponderar e analisar as informações baseados em dados consistentes, gerados por estes profissionais, para conduzir a sociedade e sua equipe de acordo com o objetivo e metas definidas.
O grande desafio da administração profissional é a manutenção da profissionalização, das inovações e da governança da sociedade, principalmente no respeito às decisões tomadas em conjunto. No ambiente jurídico, que pela sua forma de organização se assemelha ao formato de empresas familiares ou de amigos, gera uma dificuldade maior para cultivar a semente de melhoria contínua e gestão profissional.
Outro fato de grande peso são as pessoas, pois, muitos colaboradores pertencem à sociedade há muito tempo e não aceitam as novas diretrizes de trabalhos, tais como, utilização de recursos de tecnologia de última geração, compartilhamento de conhecimento, cumprimento de metas, avaliação de desempenho, atualização e reciclagem e aperfeiçoamento de procedimentos.
Cada atividade deve ser elaborada de forma minuciosa para que qualquer pessoa possa desempenhá-la. O processo tem que existir independente da pessoa que o executa. Para que não ocorram alterações informais pelo caminho. Neste momento, o administrador tem a árdua tarefa de acompanhar de perto todas as atividades, monitorar a execução, medir resultados, propor melhorias, capacitar e comunicar a equipe, pois temos que lembrar que as pessoas tendem a permanecer na zona de conforto.
É comum haver resistência e desempenhos não desejados a fim de evitar tais mudanças, voltando a executar a tarefa da forma habitual, da forma antiga. Muitas vezes estas pessoas não se adaptam e a substituição acaba sendo a forma adequada para que o processo seja executado conforme o planejado. Importante lembrarmos que devemos incentivar os que aceitam tais desafios, proporcionando treinamentos, planos de desenvolvimento e oportunidades de carreira.
Os colaboradores para desempenharem as atividades devem analisar e verificar constantemente, bem como ter treinamentos contínuos, pois a repetição de uma tarefa leva à habitualidade, porém o perfil de adaptabilidade e aceitação de mudanças é fundamental já que no mundo atual a velocidade das transformações e inovações é imensa e, quando se chega ao conhecimento e perfeição da execução da rotina, já é hora de aperfeiçoar o mecanismo, portanto, o desafio da manutenção da profissionalização é um trabalho de Hércules, que exige muita dedicação, atenção e colaboração entre todos.