Conheça as melhores práticas de gestão financeira

Sempre procuramos uma “receita de bolo” pronta, uma mágica que agilize nossas atividades diárias. Mas sabemos que o modelo ideal é o que permite a leitura de forma clara e de fácil entendimento a todos os interessados, que transforme os dados apresentados em informações relevantes e direcionadoras de decisões.

O controle financeiro é uma tarefa que exige disciplina, procedimentos e rotinas. A continuidade das atividades e auditoria constante darão luz a elementos confiáveis para a análise desejada. De fato, o que precisamos é apurar nossas receitas, despesas, custos, investimentos e reservas em qualquer que seja a ferramenta do caderno, passando pelas planilhas eletrônicas e sistemas financeiros, existentes ou não, em softwares jurídicos.

O primeiro passo é registrar tudo! Devemos anotar todas as entradas e saídas, sempre com foco no resultado do escritório, separando gastos particulares dos sócios, adiantamento de despesas particulares e outros dispêndios e recebimentos que não sejam da organização jurídica.

Quando dizemos “anotar tudo” é também considerarmos despesas pequenas que muitas vezes deixamos de lado, como tarifas bancárias, IOF, compras de pequeno valor, movimentação do caixinha, bolo de festa de aniversariante, rendimentos financeiros, entre outras.

O segundo passo é classificar todas as despesas e receitas, elencando-as de forma que se entenda onde se encaixa cada uma delas para, ao final, se poder fazer análises que promovam ações de redução de custos, busca por incremento de receitas, direcionamento de investimentos e análise de rentabilidade de contratos e afins.

Como boa prática, um dos instrumentos que sugerimos — muito utilizado, por sinal — é o plano de contas, que, bem montado e alimentado, nos ajuda a enxergar onde estão concentrados nossos créditos e débitos. A estrutura principal é de identificação:

· Receitas: por partido, casos específicos e pontuais, êxitos, por hora e outras modalidades existentes, deduzindo indicações (cliente FEE) e tributos;

· Custos: todos os gastos relacionados à operação jurídica, como advogados, cursos de desenvolvimento, associações, estagiários, benefícios para a equipe, sistemas de leitura de diário oficial, despesas não recuperadas de clientes;

· Despesas Administrativas: salário dos funcionários administrativos, benefícios, encargos sociais, telefonia, informática, marketing, ocupação (aluguel, IPTU, luz, condomínio, manutenção etc.), suprimentos, despesas bancárias, deslocamentos;

· Investimentos e reservas.

O terceiro passo é criar centros de custos onde identificar a origem dos resultados, separando os itens elencados acima em cada área de atuação ou unidade. Por exemplo: se seu escritório atua na área cível, trabalhista e tributária, será necessário rastrearmos quanto cada uma delas gera de crédito, de custos diretos e absorve as despesas administrativas.

Como alocar despesas administrativas para cada setor é um ponto de constante discussão e divergências. Existem diversos critérios para repartir de maneira proporcional. O mais utilizado é o por cabeça. Se a área trabalhista possui dez profissionais num total de 50 advogados na banca, ela absorverá 20% das despesas administrativas e seu resultado será mensurado pela receita gerada pelo setor, menos custos diretos relativos e 20% das despesas administrativas totais do escritório.

Há diversas outras medidas, como ponderar profissionais por metro quadrado, quantidade de processos, e por aí vai. Vale ressaltar que o parâmetro para medida de serviço mais preciso é o apontamento de horas (time-sheet). Esse indicador demonstrará, muito mais precisamente, a esfera de dispêndio de mão de obra, seja no setor, na unidade, no contrato ou no cliente. É fato que é trabalhoso e há forte resistência, porém os que já utilizam esse método conseguem visualizar os benefícios das análises aprofundadas que se pode fazer.

No artigo “Controle Financeiro deve ser cada vez mais rigoroso” — clique aqui para ler — escalonamos as despesas por fase do processo. Já com o time-sheet essa análise se torna mais precisa, mesmo considerando todas as distorções que ocorrem no processo de anotação de horas.

O quarto passo é analisar, após a coleta e construção de todos esses dados. É preciso reservar um tempo para análise real das informações apuradas:

· Qual o resultado geral do escritório?

· De onde vêm mais contratações em volume e em faturamento?

· Qual a composição dessa carteira, clientes antigos, novos, contratos de partido, por hora, por êxito, sucumbências?

· Quanto estou dedicando de pagamentos para as equipes jurídica e administrativa, no desenvolvimento profissional, estrutura física, divulgação da banca?

· As áreas e unidades estão gerando resultados positivos considerando a dedução dos custos e despesas rateadas?

· Quais clientes e contratos demandam mais tempo e dedicação de minha equipe? São rentáveis, estratégicos ou investimento?

Questões, existem várias. O relevante é focar na construção de dados reais, auditados, para que essas análises reflitam a realidade financeira da organização e leve à tomada de decisões que impactam no seu direcionamento ao sucesso.

Bom fim de semana!