Ordem dos advogados nos EUA compara softwares jurídicos

O fato é que a adoção de novas tecnologias se processa de forma lenta e gradual, na maioria dos casos. E sempre há resistências a novas tecnologias. Nos Estados Unidos, berço de muitas tecnologias que ganham o mundo, não é diferente. Na época em que os PCs (Personal Computers) se popularizaram, ainda havia tantos americanos resistentes à computação, que se popularizou a expressão "computer resistant". A tecnologia da computação em nuvem está mais ou menos no mesmo estágio. 

Por isso, a American Bar Association (ABA – a Ordem dos Advogados dos EUA) promoveu um seminário na Web (webinar) para discutir o impacto da computação em nuvem na prática da advocacia. O maior destaque do webinar, do qual participou virtualmente o articulista da ConJur, Alexandre Atheniense, foi o inevitável tema dos "Prós e Contras da Nuvem". 

Mas a discussão se limitou a comparar os pontos positivos e negativos do uso de softwares instalados na nuvem versus o uso de softwares instalados no computador. Não discute as utilidades da computação em nuvem para as firmas de advocacia.

Conheça os prós e contras apontados pela ABA — com comentários do articulista da ConJur Alexandre Atheniense: 

Software instalado versus software na nuvem – prós e contras
Softwares "baseados na Web" (mais comumente qualificados de "baseados na nuvem") estão se tornando rapidamente mais comuns, com a expansão da computação móvel, maior segurança e a tranquilidade de manter um back-up de tudo fora do sistema do escritório. É a melhor solução? Isso depende das necessidades, do orçamento para a TI e do nível de conforto de cada um com as novas tecnologias. 

Embora o Software como Serviço (SaaS – Software as a Service) seja a nova moda entre as provedoras de softwares, o advogado também precisa avaliar sua utilidade, para tomar uma decisão informada, antes de adotar esse serviço. Veja os prós e contras: 

Software na nuvem – prós
 O principal benefício do SaaS é que ele vive no espaço virtual e está disponível aos usuários a qualquer tempo, em qualquer lugar. Existem outras vantagens. São elas: 

* O serviço pode ser ativado e desativado rapidamente via assinatura/cancelamento. 

* Não requer experiência com TI para configurar o serviço e os softwares: algum administrador da nuvem cuida disso. Só resta a você usar os softwares disponíveis na nuvem.

* É redimensionável — isto é, o serviço pode acomodar tantos usuários quanto o número de assinaturas e de conexões à Internet.

* Os upgrades e manutenção são automáticos. Isso é especialmente útil quando você não tem tempo, nem disposição de passar horas (potencialmente) fazendo o upgrade de novos softwares.

 * Os back-ups dos dados são feitos automaticamente, de forma que você pode se dar ao luxo de esquecer de fazê-los. Ou pode ficar satisfeito por não ter de se preocupar com isso.

 * A acessibilidade pela Web é normalmente agnóstica a plataformas – isto é, ela ignora se você está usando um PC, um Mac, um smartphone ou um tablet, apenas lhe dá acesso às informações da firma e pronto.

 * Os custos são previsíveis, porque você sabe exatamente quanto vai pagar pela assinatura por mês/por usuário.

Para Atheniense, os prós são:

* Controle absoluto sobre todas atividades desempenhadas pelos colaboradores na plataforma de software em nuvem, em tempo real. 

* Controle avançado das versões de documentos revisados. Todas as versões ficam armazenadas na nuvem, o que facilita a recuperação de uma versão anterior.

* Alguns serviços permitem sincronizar pastas off-line com outros aplicativos. Por exemplo quem usa o Dropbox ou o Box pode sincronizar pastas com o disco rígido do seu notebook. Quem usa tablet pode sincronizar as pastas do software em nuvem em aplicativos como o Goodreader. Este recurso é muito útil quando o advogado vai para um julgamento ou audiência, pois leva consigo todos os arquivos relacionados com o caso para exame no tribunal.

Software na nuvem – contras
As soluções de computação em nuvem ainda são comparativamente novas no mercado jurídico. Muitos advogados ainda não se sentem à vontade para abandonar as soluções instaladas no computador. Existem algumas razões para isso. São elas: 

* Perda de controle — enquanto muitos produtos instalados oferecem flexibilidade de recursos, muitos produtos para computação em nuvem tendem a ser configuráveis versus totalmente personalizáveis.

Atheniense: Não concordo com isso, pois uma das grandes vantagens do software em nuvem é o fácil gerenciamento, customização, controle de acesso e monitoramento em tempo real das atividades de todos os colaboradores do escritório em suas atividades na plataforma do software em nuvem. Acho que esse item deveria ir para os "prós".  

* Você precisa de conexão com a internet, para usar os softwares no computador ou em um dispositivo móvel; se a conexão a internet cair, pode se tornar impossível concluir um trabalho.

 Atheniense: Esse problema pode ser solucionado com a adoção da prática de sincronizar pastas off-line.   

* A integração com outros aplicativos pode ser limitada. Mas esse é um problema que já está sendo resolvido. O nível de maturidade de muitos aplicativos já chegou a um ponto que as empresas podem desenvolver ferramentas de interface para programação de aplicativos (APIs) que facilitam a integração de outros produtos a suas soluções.

 Atheniense: Quem usa o Box, por exemplo, tem como acessar um arquivo do Google Drive (ex-Google Docs) ou enviar uma mensagem diretamente para o programa de e-mails. Converter arquivos em formato .doc para PDF e outros inúmeros interfaceamentos com diversos programas aplicativos. Em outras palavras, isso poderia ir para o lado dos "prós".   

* É um serviço e, assim, se você parar de pagar, para de usar.

Atheniense: É necessário também verificar as condições de termos de serviço, para se conhecer com clareza os limites de responsabilidade da empresa prestadora do serviço e seus critérios quanto à titularidade e cessão do conteúdo armazenado.   

Software instalado no computador – prós
Atheniense: Exemplos são os arquivos armazenados no servidor do escritório, que são compartilhados para acesso remoto pela Internet ou via rede virtual privada (VPN – Virtual Private Network). No Windows Server este gerenciamento é realizado pelo aplicativo Windows Explorer.

* Você está no comando – isto é, você controla os dados, acessando-os remotamente e também as instalações e upgrades dos softwares.

* Você não depende de uma conexão com a Internet para acessar seus dados, apesar de muitas companhias de software tenham tornado isso obrigatório (se você não se conecta à Internet, elas não podem checar se você é um usuário autorizado, com direito à manutenção). Mas, normalmente, enquanto seu computador puder trabalhar, você também pode.

 * Acessibilidade — Você pode fazer os back-ups e recuperar seus dados com simplicidade, se estiver usando um hard drive externo ou um pen drive – e não deixar de fazer os back-ups.

 * Se você deixar de pagar taxas de manutenção, na maioria dos casos pode continuar usando o aplicativo. No entanto, não terá acesso a suporte técnico, atualizações e upgrades futuros. Você ainda pode usar soluções instaladas por meses ou mesmo por anos, até que os upgrades sejam disponibilizados. 

 Software instalado no computador – contras
*Você terá de usar um aplicativo separado, como os serviços para computador remoto (Remote Desktop Services) da Microsoft, o LogMeIn, o Citrix ou outros serviços para ter acesso remoto à Internet e aos documentos e outros dados da firma; e também terá de manter seu computador-base ligado em tempo integral, para assegurar acesso aos membros de sua equipe a qualquer tempo.

 Atheniense: O escritório terá de contratar um link de acesso à internet dedicado, com custos altíssimos, para que o acesso às informações da firma de casa, do tribunal ou de qualquer outro lugar.   

*Se seu servidor falhar, ocorre um desastre de grandes proporções, com os mesmos feitos de um incêndio, uma inundação ou um terremoto e, por isso, você fica dependente de um bom sistema de back-up, que funcione direito, para poder recuperar seus dados e fazer o escritório funcionar. Por isso, um bom sistema de back-up, que é indispensável para qualquer empresa, é ainda mais fundamental para um escritório de advocacia. A experiência mostra que muitos escritórios de advocacia não usam tão bem o sistema de back-up. Uma pesquisa da ABA, feita em 2011, mostrou que apenas 42% das firmas entrevistadas fazem back-ups locais regularmente e que as firmas, com dois a nove advogados, só fazem back-ups 20% do tempo.

Atheniense: O back-up local só é eficiente para desastres com o servidor. Caso ocorra um roubo ou desastres naturais que possam danificar toda estrutura da firma, ela poderá perder o servidor e também as mídias de back-up. Para resolver este problema, a firma tem de ter um sistema de back-up em pontos geograficamente diferentes. Uma maneira de fazer isso, é utilizar as soluções de computação em nuvem.   

*Algumas taxas de manutenção cobradas por fornecedoras de software incluem o pagamento de suporte técnico, atualizações de software (que, tipicamente, corrigem defeitos, fazem aperfeiçoamentos e upgrades mínimos e, às vezes, fazem upgrades para versões novas). Outros planos de manutenção de empresas de software corrigem defeitos e fazem upgrades para novas versões a um custo suplementar. Softwares instalados normalmente oferecem um prazo de carência para suporte gratuito, mas requerem um plano de manutenção ou um pagamento baseado em incidente para oferecer suporte técnico. 

* Para soluções instaladas, o processo de upgrade pode ser penoso e requerer a expertise de pessoal de TI para realizá-lo, o que deixará o sistema indisponível por um certo período de tempo.