Veja mais aplicativos que facilitam a vida de advogados

O acesso remoto simples e fácil ao sistema de computação do escritório é, provavelmente, a maior vantagem da tecnologia da computação em nuvem. Com a ajuda de dispositivos portáteis e dos aplicativos certos, os advogados podem trabalhar de qualquer lugar ou mesmo operar uma firma virtual. As utilidades desses aplicativos são muitas. Eles facilitam o armazenamento de backup de documentos online, a troca de e-mails e de documentos criptografados, as assinaturas eletrônicas, o rastreamento de tempo, o faturamento e a emissão de faturas — além de todas as outras vantagens já apresentadas em reportagens anteriores da revista ConJur.

Os advogados americanos Stephanie Kimbro, especialista em advocacia virtual, e Tom Mighell, consultor de tecnologia jurídica, selecionaram os dispositivos mais úteis para advogados e firmas de advocacia, em um artigo para a Law Practice. Nesta reportagem, são apresentados mais alguns dos aplicativos que foram projetados especificamente para a advocacia. Eles foram testados pelos autores do artigo da Law Practice e também pelo advogado brasileiro Alexandre Atheniense, que é especialista em aplicativos jurídicos e colunista da ConJur. Ele adverte: existem aplicativos que ferem legislação brasileira. O advogado explica quais são eles.

Acesso remoto
A maioria das pessoas já usou — e ainda usa — alguns recursos de computação em nuvem, mesmo sem saber. Por exemplo, quando usam alguma ferramenta de acesso remoto aos computadores do escritório, quando acessam serviços de e-mail baseados na Web e outros serviços já descritos na reportagem da ConJur sobre computação em nuvem. Os aplicativos para acesso remoto simplificam, para os advogados, a operação de acessar os computadores do escritório para buscar documentos importantes, arquivos de clientes ou o que for. Mas, mais do que isso, permitem a eles utilizar softwares que sequer estão instalados nos computadores do escritório, em seus laptops ou computadores residenciais. Conheça alguns aplicativos úteis para isso:

GoToMyPC (www.gotomypc.com) — Transfere documentos entre computadores, imprime pelo computador no qual está trabalhando ou do que está acessando, possibilita a visualização completa dos computadores, se você está usando múltiplos monitores, e impede que outros visualizem o monitor de seu computador, quando está conectado remotamente. Para um usuário, o preço é de US$ 99 por ano. A versão profissional (Pro version) tem custos a partir de US$ 198 por ano, para dois computadores, e mais, para mais usuários. A empresa também tem preços corporativos.

LogMeIn (www.logmein.com) — Essencialmente, oferece os mesmos recursos do GoToMyPC. Mas também possibilita o acesso de seu computador via iPhone ou iPad. A versão para usuário único é sempre gratuita. Embora não tenha todos os recursos oferecidos pela edição profissional (Pro edition), ela fornece um bom acesso remoto básico. A conta profissional tem preços a partir de US$ 69.95, por um computador e preços com descontos progressivos para mais computadores.

Legal Workspace (www.legal-workspace.com) — Foi projetado especialmente para o meio jurídico. Esse aplicativo serve como um ambiente de TI hospedado na Internet e oferece mais do que simples compartilhamento de computadores (desktops). Os advogados podem acessar todos os softwares e serviços online, mesmo que não os tenham instalados em seus computadores pessoais ou do escritório. O aplicativo dá acesso ao Amicus Attorney, Timeslips, QuickBooks, Worldox, Microsoft Office e ao antivírus Trend Micro. Com essas ferramentas, o advogado pode, essencialmente, operar toda a sua prática pela internet. É preciso telefonar, para obter os preços.

Alexandre Atheniense:
O acesso remoto é um serviço extremamente útil para manter o controle sobre o conteúdo (seja softwares ou arquivos de dados) armazenado em todos os computadores da estrutura do escritório, facilitando tarefas como manter atualizado todas as versões dos programas utilizados, efetuar suporte remoto ou acessar a algum arquivo que ficou esquecido em um computador, sempre que o advogado estiver trabalhando remotamente. É uma ferramenta que propicia mais segurança diante da necessidade de se ter sempre à mão o acesso a infraestrutura do escritório, seja a partir de um desktop, tablete ou smartphone.

Armazenamento e backup de documentos online
É preciso distinguir entre backup online e gestão de documentos online. O backup online é destinado à “recuperação de desastres” (como a perda de um computador) e a consequente continuidade dos negócios. Pode ser feito como um backup primário ou como um backup redundante para outras fontes de backup. Esses serviços fazem a criptografia de seus dados, tipicamente de forma incremental: só fazem o backup de arquivos novos ou modificados. As sugestões de aplicativos são essas:

Mozy (www.mozy.com) — É um dos primeiros serviços de backup online e uma opção muito boa. A empresa oferece uma versão domiciliar (Home version) por US$ 5,99 mensais por 50GB, US$ 9,99 mensais por 125GV) e uma edição profissional (Pro edition) por US$ 3,95 mensais, por usuário, mais US$ 0.50 por GB) – este fornece suporte de rede e servidor para grandes firmas. O novo Mozy 2xProtect também cria um back-up local em um disco externo, fornecendo backup redundante.

Carbonite (www.carbonite.com) — É outro aplicativo popular para backup online. Você pode fazer um teste gratuito por 15 dias, sem ter de fornecer os dados de seu cartão de crédito. Se decidir comprar, irá pagar uma taxa fixa de US$ 54.95 por ano, por computador, com armazenamento de dados ilimitado.

Alexandre Atheniense:
O backup online é um serviço destinado a assegurar proteção máxima aos arquivos que são gerados diariamente em computadores pessoais, a partir da criação de rotinas automatizadas, por meio de um console online, que permite a execução de diversas regras para o espelhamento de dados, seja de um único diretório ou mesmo de uma unidade de disco, ou servidor por inteiro. Sou usuário do Mozy que é um serviço estável, com ótimo suporte, que permite fazer o espelhamento de todos os principais discos rígidos de diversos equipamentos que utilizo , seja para uso pessoal ou corporativo, indistintamente se o sistema operacional utilizado seja Windows (Windows 7, Vista ou XP) ou Mac OS X (10.7,10.6, 10.5 e 10.4).

É fácil a configuração para selecionar qualquer tipo de arquivo e criar regras visando o espelhamento de backup online com o uso de chaves de encriptação de dados para aferir maior proteção de acesso e transmissão. Isso significa que, caso você perca o seu notebook ou aconteça algum desastre com os equipamentos do escritório, todo seu patrimônio poderá ficar protegido a partir das cópias de arquivos armazenados online.

Recentemente, foram criados aplicativos para smartphone tanto na plataforma Android como IOS, cujo objetivo é permitir acesso seguro a qualquer arquivo armazenado em nuvem ou enviar dados anexando-os a uma mensagem de e-mail. É possível, por exemplo, visualizar qualquer foto armazenada online, sem a necessidade de fazer o download dos arquivos, por meio da visualização das miniaturas online.

Troca de e-mails e documentos criptografados
Esses aplicativos oferecem serviços seguros de troca de mensagens e de documentos, quando o advogado precisa que a comunicação com seus clientes e outras pessoas sejam criptografadas e protegidas contra olhares abelhudos.

Dialawg (www.dialawg.com) — Viabiliza comunicações criptografadas especificamente para advogados. Arquivos e mensagens são enviados por meio de um canal SSL criptografado. Todos os dados são criptografados e armazenados em uma rede privada da Dialawg. Os recipientes podem ver os arquivos ou mensagens, de forma segura, via Web, Outlook, iPhone ou qualquer outro dispositivo móvel. O serviço básico é gratuito, com as mensagens custando US$ 0.20 por recipiente. Níveis Bronze, Prata e Ouro custam de US$ 3 a US$ 48 por mês.

RPost (www.rpost.com) — Fornece um serviço de e-mail registrado, com envio criptografado do e-mail, em conformidade com as regulamentações sobre privacidade. Os serviços incluem e-mail registrado, assinaturas eletrônicas e criptografia de e-mail com o arquivamento de documentos. Os preços variam de US$ 79 mensais, por 100 unidades por mês, a US$ 9.750 mensais por 25 mil unidades por mês.

ZixCorp (www.zixencryption.com) — Envia um e-mail criptografado diretamente para a caixa de entrada (inbox) do recipiente como um anexo em HTML dentro de um e-mail em texto puro (plain text). Os usuários clicam no anexo do e-mail, digitam uma senha e só então a mensagem é descriptografada em um navegador da Internet. Mensagens armazenadas são criptografadas. É preciso telefonar para solicitar preços.

Comprova.com (www.comprova.com) — é uma empresa que já atua há diversos anos no mercado com o desenvolvimento de diversas soluções corporativas para substituir diversos fluxos de assinatura de contratos Seus produtos incluem a comprovação jurídica de envio, recebimento, autoria e conteúdo de e-mails, workflow de contratos com assinatura digital, carimbo do tempo e registro em cartório de documentos eletrônicos.

Alexandre Atheniense:
Em certas ocasiões negociais é necessário empregar mais recursos de sigilo e segurança à troca de e-mails com o uso de criptografia. Ou mesmo ter a certeza de que uma determinada mensagem, assinada digitalmente ou não , tenha sido efetivamente entregue ao destinatário, como acontece com o envio de carta registrada pelo correio. É uma maneira de tornar o e-mail em um documento probante de uma determinada transação.

Diversos processos burocráticos que exigem o uso de papel e comparecimento presencial podem ser substituídos integralmente por um fluxo por meios eletrônicos. Cada vez mais os advogados vão precisar repensar determinados fluxos de trabalho em papel, com o objetivo de convertê-los para formato digital com conformidade legal e com mais economia, rapidez e eficiência.

Por este motivo, é necessário fazer uso destes aplicativos para que seja possível elaborar provas geradas a partir do meio eletrônico de certos atos de manifestação de vontade. Quanto mais utilizamos o e-mail como instrumento de celebração de contratos, mais recomendável é recorrer aos recursos descritos acima para que tenhamos provas inequívocas quanto as partes, o aceite e a integridade do conteúdo que foi objeto da contratação.

Assinaturas eletrônicas
Assinaturas eletrônicas economizam tempo para os advogados e seus clientes. Esses produtos fornecem assinaturas eletrônicas seguras, baseadas na Web. E, em alguns casos, armazena documentos assinados online, para acesso do advogado e do cliente. Os recursos disponíveis incluem, normalmente, suporte para formato de arquivo comum, autenticação biométrica e de foto da webcam, além de arquivamento de documentos.

RightSignature (www.rightsignature.com) — Fornece criptografia SSL de 256 bits e Web Services (utilizados na integração de sistemas e na interação entre aplicações diferentes) da Amazon, para assegurar a privacidade dos dados. Preços, a partir de US$ 14 mensais, para uma quantidade ilimitada de documentos, um conjunto de recursos especiais, dez modelos reaproveitáveis, cinco emissores e e-mail e logomarca da firma.

DocuSign (www.docusign.com) — É um serviço de assinatura eletrônica que oferece opções de assinatura para dispositivos móveis (iPhone e iPad), estruturas para pastas personalizadas de documentos, gestão de usuários e de grupos, fluxos de trabalho (workflows) e modelos (templates), controle de transações e envelopes com a marca da firma. Você pode testar o DocuSign gratuitamente e há planos disponíveis de US$ 19,99 e US$ 24,99 por mês.

Alexandre Atheniense:
Cumpre ressaltar que estes aplicativos norte-americanos de assinatura eletrônica não estão em conformidade legal com a legislação brasileira. Isso porque, em regra, se baseiam apenas na captura tão-somente da imagem da assinatura. Esse padrão não é aceito no Brasil, onde já temos jurisprudência no sentido de que a inserção apenas da imagem, desprovida de recursos biométricos ou certificação digital, torna o documento apócrifo. Ou seja, tais aplicativos ainda assim poderão ser úteis, desde que utilizados para fins de celebrar atos de manifestação de vontade com a conformidade legal perante a lei norte-americana.

Rastreamento de tempo, faturamento e emissão de faturas
Esses serviços usam computação em nuvem para ajudar a racionalizar a função de cobrança, de forma que o advogado que opera com base em hora faturável não tenha de empregar uma quantidade significativa de tempo para registrar o trabalho para cada cliente. O processo de cobrança é ligado aos componentes tempo e faturamento dessas ferramentas, com a maioria dos aplicativos também oferecendo um sistema de emissão de faturas baseado na Web. Os aplicativos Clio e Rocket-Master, apresentados anteriormente, também oferecem recursos de rastreamento de tempo e faturamento.

Bill4Time (www.bill4time.com) — Possibilita rastreamento de tempo e de despesas, serviços de faturamento de honorários por hora ou por serviço, emissão de faturas, contas de fideicomisso e integração com o QuickBooks. Para um usuário e três clientes, o serviço é gratuito. A maioria dos advogados prefere as edições Lite (US$ 15,99 por mês) ou Profissional (US$ 29,99 por mês), que oferecem mais recursos.

Chrometa (http://app.chrometa.com) — Captura e categoriza automaticamente o tempo do advogado. Há três camadas de preços. A versão Basic (básica) inclui dois meses de dados, para dois dispositivos, por US$ 19 por mês; a versão Basic Plus inclui um ano de dados, para três dispositivos, por US$ 29 por mês; a versão Premium inclui dados ilimitados, para quatro dispositivos, por US$ 49 por mês.

Alexandre Atheniense:
Outra solução nessa categoria que merece registro é o serviço Paymo (www.paymo.biz). É um serviço muito útil para quem deseja fazer a coleta de dados referente a despesas, ficha tempo e emissão de faturas online, a partir de smartphones e tabletes ou mesmo do desktop. É uma excelente solução que combina gerenciamento de projetos. Rastreamento de tempo e elaboração e envio de faturas online. O serviço dispõe de versão gratuita para um usuário com a emissão de uma fatura por mês ou outras para relacionar os membros da equipe de trabalho coletando simultaneamente as horas trabalhadas e despesas que precisam ser reembolsadas.