TJ paulista cria Programa de Gestão Documental

O Tribunal de Justiça de São Paulo irá implementar um Programa de Gestão Documental. Por meio de convênio firmado com o governo do estado, haverá a transferência de processos guardados até 1940 para o Arquivo Público do Estado, onde serão restaurados e disponibilizados para consulta. Em uma segunda etapa serão selecionados processos guardados a partir de 1940. A expectativa é de que mais de 70 milhões de processos passem pelo programa.

Segundo presidente da Comissão de Arquivos do TJ-SP, desembargador Eutálio Porto, "a visão do jurisdicionado é que o processo acaba com a sentença executada, mas ele não termina nem para a sociedade nem para o Tribunal. A ciência jurídica visa à distribuição da Justiça. Mas, para outras áreas, como a história e a sociologia, por exemplo, existe o interesse em conhecer a evolução da sociedade por meio do processo judicial, que conta a história viva das partes, suas alegrias e tristezas".

A iniciativa do tribunal visa à criação de um padrão técnico e científico. Para o desembargador Eutálio Porto, "o programa adota um conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, para a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, só que de forma adequada e necessária à preservação da memória do Poder Judiciário de São Paulo e ao acesso da população".

Os processos que forem classificados como de descarte, as partes serão comunicadas e, havendo interesse, retirarão os autos. Os que não forem descarte serão recuperados e disponibilizados para consulta e pesquisa. Esses processos são valiosos como fonte de pesquisa para universidades, bibliotecas, museus e historiadores etc. Os processos de guarda permanente, como as ações de família, união estável, registros públicos, posse, registro e propriedade de bem imóvel, usucapião, procedimentos de infância e juventude, adoção, direito ambiental, coletivas e criminais, entre outros permanecerão no Tribunal de Justiça.

Em outra etapa, haverá a classificação dos processos novos que entram na Justiça Estadual. Eles receberão no ato da distribuição uma classificação arquivística automática, segundo a tabela de temporalidade e destinação de documentos e processos. Isso facilitará sua posterior destinação e preservação.

O programa
O Programa de Gestão Documental do TJ-SP, instituído pela Resolução 483/09, é contínuo, evita excessos de utilização de recurso material e humano e propicia, além da guarda, a instituição de políticas de gestão documental.

Os instrumentos para que as ações se concretizem incluem o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos que, aliados às Comissões de Avaliação Documental, começam na distribuição do processo ou expediente administrativo, sejam em papel ou de forma eletrônica.

Pelo Decreto 48.897/04 são considerados documentos de guarda permanente os indicados nas ‘Tabelas de Temporalidade de Documentos’, que serão definitivamente preservados; os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei; todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.

O Programa conta com o apoio de três comissões nas áreas de Direito Público, Criminal e Privado, cada uma presidida por um juiz. Também trabalham historiadores, funcionários com formação jurídica e experiência no Tribunal de Justiça. Eles avaliam os processos quanto a sua adequação às regras jurídicas e históricas.

Serviço:
O que: Instalação do Programa de Gestão Documental
Quando: 25/10/11
Horário: 11 horas
Onde: Rua dos Sorocabanos, 680, Ipiranga, São Paulo (SP)