Negociar contratos é tão difícil quanto fechar negócios

Nas atuais condições de mercado, convencer um cliente a comprar seus produtos ou serviços pode ser apenas meio caminho na batalha para fechar um negócio. Mais difícil do que isso, pode ser negociar os termos da transação. Conflitos sobre preços, condições, prazos, material, mão de obra ou quantidades podem surgir. Negociar um contrato que atenda a seus interesses e, ao mesmo tempo, seja satisfatório para as duas partes pode estabelecer a fundação para um longo relacionamento, sem conturbações judiciais.

Este texto sobre contratos traz os pontos de vista da banca French & Casey (que atua na área de contencioso comercial, entre outras áreas), sobre a negociação de contratos. Para os advogados e empresários brasileiros, vale conhecer alguns princípios que negociadores de outros países consideram fundamentais na negociação de um contrato. Eis as recomendações:

— Prepare-se para as negociações. Defina, com clareza, o que você realmente quer obter do contrato. Esclareça o que é inegociável e o que é negociável. Estabeleça margens de negociação para os itens negociáveis e veja onde pode fazer concessões que serão apreciadas.

— Antes de sentar na mesa de negociações, defina objetivos bem claros para elas. Seja específico, tanto quanto possível, porque isso vai ajudar a desenvolver um contrato melhor e evitar, no futuro, conflitos que podem terminar na Justiça. Faça uma lista do que você quer em uma coluna e, na coluna ao lado, liste o que você pode esperar. Inclua prazos, quando for o caso.

 — Faça uma lista de tópicos que precisam ser discutidos, para levar à mesa de negociações. A lista deve incluir todas as questões que podem ter um impacto nas negociações.

— Examine todas as leis e regras aplicáveis ao contrato e todas as possíveis circunstâncias, antes de negociar.

 — Prepare um rascunho do contrato, também antes de iniciar as negociações. Isso vai ajudar a definir o que é inegociável.

— Quanto estiver trabalhando na elaboração do contrato, você tem de estar focado e ser claro e específico. Deve esclarecer todos os termos com potencial de ambiguidade. E manter as frases ou sentenças curtas, para evitar complicações ou más interpretações desnecessariamente.

— Certifique-se de colocar corretamente os nomes das partes e inclua endereços, nomes para contatos e números de telefone onde for apropriado. Use uma linguagem consistente para definir termos importantes, locais ou serviços. E use esses termos consistentemente em todo o contrato. Reduza e evite qualquer ambiguidade, declarando especificamente os termos do contrato, sua renovação, datas e horários. Certifique-se de que suas intensões e expectativas fiquem claras.

— Ao elaborar um contrato, você deve definir as questões sob sua perspectiva. Busque por exemplos de contrato em sites especializados na internet, que tenham relação com os termos e negociações que você está realizando. Entretanto, não confie nesses exemplos porque eles não são perfeitos e podem não se adequar perfeitamente às situações que se apresentam a você. Também há diferenças em respeito à legislação, à jurisdição e ao setor empresarial ou profissional em que você está atuando.

— Não hesite em juntar anexos, sempre que apropriado. Qualquer documento que inclua descrições oferecidas, como em uma carta, uma proposta, um plano ou especificações pode ajudar. É muito fácil consultar esses documentos, para evitar conflitos no futuro. Não esqueça de mencionar os adendos no contrato. Mas não há necessidade de se assinar os adendos, desde que a referência a eles é feita no contrato.

— Ouça com atenção a outra parte. Só assim você pode descobrir o que é importante para quem se senta do outro lado da mesa e ter uma boa ideia do que é negociável e o que não é. Ao final das negociações, se você se sente pressionado a aceitar os termos propostos pela outra parte, mas não se sente confortável, sempre confie em seus instintos. Considere adiar a decisão em um dia, para você poder falar com amigos ou sócios sobre potenciais conflitos. Melhor um pouco de paciência agora do que um conflito depois.

— Certifique-se de que um contrato seja efetivamente assinado por todas as partes. Um acordo oral é sempre mais difícil de provar e você não tem nada para executar se o contrato der em nada. Um acordo oral não lhe oferece qualquer proteção nem na Justiça, nem fora dela. Se não for possível fazer a outra parte assinar um contrato, faça com que o acordo seja comprovado por escrito de alguma outra maneira, como por carta, e-mail ou fax. É importante obter uma confirmação da outra parte, antes de iniciar qualquer transação.

— Modificações em um contrato assinado têm de ser feitas por escrito. Qualquer emenda deve declarar que todos os termos do contrato permanecem em efeito ou que o novo documento anula o anterior, ou o modifica ou constitui um acordo inteiramente novo. Sempre é uma boa ideia deixar claro, no novo contrato, a existência do anterior e o que aconteceu com ele.

O site FindLaw também apresenta uma lista de dicas para negociação de contratos, que é praticamente uma repetição das recomendações da firma French & Casey. Há apenas um acréscimo: desenvolva um relacionamento de confiança com a outra parte, porque isso vai ajudar na elaboração e no cumprimento do contrato.

O site About.com também acrescenta algumas recomendações: 1) deve ser negociada uma penalidade justa e equitativa para o não cumprimento de cláusulas essenciais do contrato (como entrega efetiva do produto ou prestação do serviço, prazo de entrega, data de início e de término do serviço ou da entrega do produto, etc.); 2) Quem assume ou se responsabiliza por riscos ou por qualquer coisa que saia errada; 3) Quem será responsabilizado se legislação ou regulamentos oficiais forem violados? 4) quem vai se responsabilizar pelo seguro dos trabalhadores?

Sugestão de leitura
Confira a teoria geral dos contratos no livro de Roberto Senise Lisboa. Manual de Direito Civil – Contratos. Clique e saiba mais!