É preciso facilitar a comunicação nos contratos

O mundo de hoje vive em intensa mutação. Temos por dia milhares de atividades e muitas vezes deixamos de lado o acompanhamento de algumas tarefas de suma importância para evitar problemas futuros.

Um exemplo disso são as relações jurídicas, que se iniciam com atenção especial, normalmente com a assessoria do jurídico que insere as cláusulas necessárias para resguardar o direito da sua empresa. Entretanto, sabemos que durante o ciclo de vida do contrato, problemas ocorrem, gerando em muitos casos um grande passivo para as empresas.

O acompanhamento de perto do desenvolvimento do contrato é de suma importância, e em razão disso, muitas empresas nomeiam um gestor para essa função. Para que o gestor possa desempenhar o seu papel de forma correta é importante definir a responsabilidade de cada gestor durante o ciclo de vida do contrato.

O ciclo de vida de um contrato se divide em três etapas básicas: (i) Gestão da Contratação, que consiste na formação do instrumento que em grande parte passa pela elaboração ou ao menos revisão do jurídico; (ii) Gestão do Contrato, com o acompanhamento do desenvolvimento do serviço/trabalho contratado; e (iii) Gestão do Encerramento, ou seja, a finalização da relação jurídica.

Na primeira etapa, normalmente não existem problemas, as partes sempre chegam a um consenso a respeito de eventuais cláusulas inicialmente não aceitas. É a segunda etapa que exige atenção redobrada. O gestor do contrato precisa estar a par do dia a dia do que foi contratado e ter ciência dos deveres e obrigações da empresa que ele representa dentro do contrato.

A grande dificuldade se encontra justamente nesse ponto. O instrumento contratual é feito por advogados, com termos rebuscados e cláusulas complicadas, já o acompanhamento do contrato é feito pela pessoa que está ligada a área que tinha a necessidade da contratação. Tratam-se de pessoas diferentes, com formações completamente distintas.

É preciso facilitar essa comunicação, criando mecanismos mais simples que possibilitem a verdadeira conferência dos termos contratuais durante a sua execução. Uma sugestão seria um check list das obrigações, direitos e prazos previstos no instrumento.

O papel do departamento jurídico, seja ele interno ou externo, é atuar como facilitador, reduzindo os riscos futuros e maximizando os ganhos presentes, mas sempre fazendo um juízo de valor do custo e benefício de uma medida efetiva na gestão do contrato.

A padronização dos contratos, a revisão pelo jurídico antes da assinatura, o controle do vencimento, para, se for o caso, efetuar renovação do contrato, o monitoramento do desenvolvimento regular do contrato, são fundamentais para garantir à empresa a não criação de um passivo e o fechamento regular do ciclo de vida do contrato. Nesse sentido, um bom sistema de gestão (software) pode ajudar muito nesse processo, já que irá facilitar o controle e gerar agilidade necessária.

Como gestores que somos, temos de estar sempre atentos a princípios básicos como medição de desempenho, “rodar o PDCA” e um bom acompanhamento do ciclo de vida dos contratos podem ser um diferencial competitivo entre as empresas.