Escritórios fazem da tecnologia sua aliada

Tecnologia na advocacia não é sinônimo simplesmente de processo digital. Os escritórios informatizados vão além e adotam sistemas de gestão que organizam a administração e o conhecimento gerado pelos advogados. Com a conta de até 100 mil processos em andamento, os grandes escritórios também usufruem das inovações tecnológicas para economizar espaço, papel e pessoal.

Para o diretor do segmento jurídico da empresa de tecnologia que presta serviço para escritórios TOTVS, Rubens Manino, muita gente, quando pensa em escritório informatizado, pensa apenas nos processos digitais, mas a realidade hoje é outra. O diferencial é a gestão do processo. “Os escritórios cresceram muito e se tornaram empresas, com mais de 400 advogados trabalhando. Essas empresas precisam ser bem geridas para dar resultado.” Segundo Manino, o desafio de informatizar um escritório de advocacia é o fato de a principal ferramenta ser o próprio advogado e a matéria-prima, o seu tempo. “É preciso um sistema facilitado, por exemplo, de time sheet para que eles contabilizem horas trabalhadas e despesas.”

Mais importante ainda é garantir que o conhecimento gerado, por meio de pareceres e petições, não se perca em e-mails e pastas virtuais. Para isso, sistemas ajudam a organizar toda a informação trocada online. “O escritório precisa ter um histórico, armazenar a base de conhecimento para que os profissionais não deixem de saber que alguém já fez um parecer semelhante”, explica Manino.

Segundo o diretor da TOTVS, que segundo ele é contratada por sete dos 10 maiores escritórios de advocacia do país, o setor jurídico tem investido em média de 5 a 10% do seu faturamento em informática. “A conta inclui mão-de-obra, contratação de provedores, compra de equipamentos, além dos sistemas de segurança.” Outro investimento importante apontado pelos especialistas, quando se fala em tecnologia, é treinamento. “Tem sempre gente nova nos escritórios e o treinamento deve ser contínuo. Por isso, temos um serviço de educação a distância, com vídeos de treinamento para que os funcionários dos escritórios não deixem de aproveitar todos os recursos disponíveis no sistema.” Para manter o bom funcionamento dos recursos, Manino recomenda que a empresa contrate um técnico de tecnologia da informação para cada 35 pessoas.

Gilberto Serodio, que desenvolve sistemas jurídicos pela Integreat Brasil, acredita que o advogado que não sabe usar a internet ou manipular um palm ficará fora do mercado. “Essas ferramentas aumentam a produtividade do advogado e são essenciais hoje, principalmente para os grandes escritórios.” Segundo Serodio, grandes empresas que têm de lidar com incontáveis processos precisam ter como pesquisar jurisprudência, calcular despesas, valores da causa, o quanto ganharam ou perderam no Judiciário. “É uma quantidade de processos impossível de ser gerenciada pelos meios habituais.”

A Macdata, que já ultrapassou os 10 mil clientes na área jurídica, entre pequenos e grandes clientes, também está dedicada a criar soluções inteligentes. Tudo começou quando eles foram contratados pela Petrobras para calcular o passivo jurídico da companhia. “Para chegar ao número, tivemos que digitalizar, classificar e organizar os processos. Aí, descobrimos que tínhamos um produto pronto em mãos”, afirma Antonio Carlos Macedo, presidente da companhia. A expectativa da empresa para 2011 é conquistar 8% do mercado.

Segundo Macedo, o mercado está em expansão porque o comportamento do advogado, que era avesso à tecnologia, está mudando. “Antes, a maioria imprimia os documentos eletrônicos porque tinha medo de que o arquivo se perdesse no computador. Hoje, com um sistema organizado, não vale a pena ter pasta física.” Além da organização de documentos, os sistemas hoje também são essenciais para gerar dados estatísticos. Macedo conta que a Volkswagem tem uma base de dados compartilhada com escritório de advocacia da empresa. “Nós utilizamos os dados inclusive para a auditoria. Por pesquisa, é possível fazer um histórico, por período, do recolhimento de depósitos de guia, por exemplo.” Macedo conta que a Macdata cobra no primeiro ano R$ 2,50 por processo para fazer a digitalização. No terceiro ano de trabalho, o custo cai para R$ 0,60.

Escritórios conectados
O escritório Casabona & Monteiro Advogados Associados é uma prova do uso indispensável da tecnologia. Com o montante de 25 mil ações em 150 mil folhas de papel geradas por mês, o gerente operacional, Márcio Moleiro de Manincor, conta que foi preciso fazer um estudo sobre como otimizar o trabalho. O escritório, que trabalha com duas equipes — a de advogados e a de negociadores —, sofria com as cópias do mesmo processo que transitavam entre os dois grupos. Com a contratação do sistema MacDigi pela MacData, já foi possível digitalizar 40% de seu arquivo em seis meses e a conta deve chegar em 90% até março. Hoje, já não há mais abertura de processos em pasta física.

Além de reduzir o custo com papel em 80%, o escritório ganhou agilidade no atendimento ao cliente e na mensuração de resultados. “O que antes se resolvia em um mês, agora é concluído em 15 dias. O ganho operacional foi de 50%.” Todas as equipes, incluindo o financeiro, estão integradas ao sistema. É possível calcular custas, pesquisar processos por assunto ou palavra-chave e o arquivamento é feito pelo sistema de código de barras. O programa permite ainda que advogados e clientes tenham acesso remoto às informações. Segundo Manicor, o fato de alguns fóruns ainda não receberem processos digitais os obriga a imprimir alguns documentos, mas ele vê que o papel tem mesmo data para acabar.

Francisco Ramos Filho, gerente executivo da Emerenciano, Baggio e Associados Advogados, conta que desde 2001 o escritório passa por um processo de transformação para melhor atender seus clientes. “Muitos clientes dependem de nossa informação para tomadas de grandes decisões e o acesso mais rápido a dados tornou esse trabalho mais ágil”, explica Ramos.

Depois de alguns anos customizando o sistema adquirido pelo escritório, hoje o Emerenciano conta com uma base de dados organizada, com informações online, histórico de acompanhamento do cliente e evolução do trabalho prestado. O escritório tem hoje 52 mil processos ativos, mas houve períodos em que o volume chegou a 100 mil. “Foi possível passar a olhar o cliente de uma forma proativa, enxergando uma necessidade antes que ela apareça”, conta.