Rapidez e segurança não são incompatíveis em contratos

Na falta de um adequado planejamento da análise dos numerosos contratos que celebram durante sua atividade, muitas empresas se vêem no dilema de optar entre a segurança jurídica e a fluidez dos negócios. Não raro essa situação de risco só é percebida pelo administrador quando já é irreversível, à custa de encargos financeiros imprevisíveis.

É comum que os gestores da empresa priorizem a negociação dos contratos em detrimento da sua formalização, entendendo equivocadamente que isso é tarefa exclusiva da área jurídica. Com isso a empresa perde oportunidades de gerar contratos que registrem adequadamente o objeto negociado, assegurem a sua execução ou indenização e reduzam o risco envolvido.

A qualidade da análise e da elaboração dos contratos pela área jurídica das empresas é freqüentemente comprometida pela urgência dos advogados em atender ações judiciais e consultas de outras áreas. Por outro lado, a manutenção de advogados dedicados exclusivamente a contratos sempre será uma solução ineficaz e de alto custo se os procedimentos e controles necessários para atender e garantir o fluxo das contratações não forem implementados em todas as áreas envolvidas na empresa.

O primeiro passo nesse sentido é identificar as relações contratuais derivadas do fluxo das operações da empresa e os respectivos valores e matérias envolvidos. A partir disso é possível classificar os diversos tipos de contratos demandados pela empresa e estabelecer relações de relevância entre eles, segregando os que são essenciais para a continuidade das operações daqueles de rotina, cujo risco seja reduzido ou aceitável. Isso determinará qual o grau de envolvimento da área jurídica no processo de cada contratação, que pode ir desde a participação ativa na negociação prévia das condições contratuais até o simples registro dos contratos em seus arquivos.

Ao mesmo tempo, para garantir a fluidez das operações é fundamental definir os graus de autonomia dos gestores da empresa para contratar, que normalmente é inversamente proporcional ao grau de relevância do contrato para as operações. Essa autonomia deverá estar refletida em procurações específicas para cada gestor, para prevenir responsabilidades do administrador e garantir a correta representação da empresa.

Em seguida devem ser definidos os procedimentos e controles para a realização de contratos, com o envolvimento da área jurídica e das áreas diretamente responsáveis pelas contratações, de forma a refletir a realidade operacional da empresa. Essa fase demanda ainda o envolvimento das áreas responsáveis pela estrutura organizacional e pela gestão financeira da empresa e tem por objetivo:

1) Identificar, padronizar e sistematizar os procedimentos e prazos da área jurídica para a análise e elaboração dos contratos, organizando dessa forma a interlocução com as áreas da empresa diretamente responsáveis pelas contratações.

2) Implementar minutas e procedimentos padronizados para as contratações de rotina pelas diversas áreas da empresa, definidas previamente pela área jurídica e integradas ao sistema de gestão administrativa e financeira. Atenção especial deverá ser dada aos contratos realizados remotamente pela internet ou por ações de telemarketing.

3) Instruir as áreas diretamente responsáveis pelas contratações sobre os principais documentos e informações que deverão ser obtidos ou conferidos antes do envio de contratos relevantes para a área jurídica, de forma a facilitar a atuação da área jurídica especialmente nos contratos que tratem de matérias técnicas de conhecimento específico, como os de informática, telecomunicações e serviços financeiros.

4) Estabelecer controles nas áreas financeira e jurídica da empresa que evitem pagamentos de valores sem o devido suporte contratual.

5) Estabelecer na área jurídica e nas áreas diretamente responsáveis pela contratação os procedimentos necessários para o registro e arquivo dos contratos e o controle da sua execução e da sua renovação ou término.

6) Agregar eventualmente advogados externos à área jurídica da empresa, para auxiliar a análise e elaboração eventual de contratos complexos ou atender a grandes volumes de solicitações de análise e elaboração de contratos.

Os procedimentos e controles e o grau de autonomia para contratar dos diversos gestores dependerão da cultura, da forma de organização e da atividade desenvolvida pela empresa. Cada empresa tem uma realidade própria, mas em todos os casos o planejamento e a sistematização da análise e elaboração de contratos possibilitam a aplicação eficiente, produtiva e eficaz dos recursos e a conciliação da segurança jurídica e da fluidez das contratações da empresa.