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Fluidez dos negócios

Rapidez e segurança não são incompatíveis em contratos

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Na falta de um adequado planejamento da análise dos numerosos contratos que celebram durante sua atividade, muitas empresas se vêem no dilema de optar entre a segurança jurídica e a fluidez dos negócios. Não raro essa situação de risco só é percebida pelo administrador quando já é irreversível, à custa de encargos financeiros imprevisíveis.

É comum que os gestores da empresa priorizem a negociação dos contratos em detrimento da sua formalização, entendendo equivocadamente que isso é tarefa exclusiva da área jurídica. Com isso a empresa perde oportunidades de gerar contratos que registrem adequadamente o objeto negociado, assegurem a sua execução ou indenização e reduzam o risco envolvido.

A qualidade da análise e da elaboração dos contratos pela área jurídica das empresas é freqüentemente comprometida pela urgência dos advogados em atender ações judiciais e consultas de outras áreas. Por outro lado, a manutenção de advogados dedicados exclusivamente a contratos sempre será uma solução ineficaz e de alto custo se os procedimentos e controles necessários para atender e garantir o fluxo das contratações não forem implementados em todas as áreas envolvidas na empresa.

O primeiro passo nesse sentido é identificar as relações contratuais derivadas do fluxo das operações da empresa e os respectivos valores e matérias envolvidos. A partir disso é possível classificar os diversos tipos de contratos demandados pela empresa e estabelecer relações de relevância entre eles, segregando os que são essenciais para a continuidade das operações daqueles de rotina, cujo risco seja reduzido ou aceitável. Isso determinará qual o grau de envolvimento da área jurídica no processo de cada contratação, que pode ir desde a participação ativa na negociação prévia das condições contratuais até o simples registro dos contratos em seus arquivos.

Ao mesmo tempo, para garantir a fluidez das operações é fundamental definir os graus de autonomia dos gestores da empresa para contratar, que normalmente é inversamente proporcional ao grau de relevância do contrato para as operações. Essa autonomia deverá estar refletida em procurações específicas para cada gestor, para prevenir responsabilidades do administrador e garantir a correta representação da empresa.

Em seguida devem ser definidos os procedimentos e controles para a realização de contratos, com o envolvimento da área jurídica e das áreas diretamente responsáveis pelas contratações, de forma a refletir a realidade operacional da empresa. Essa fase demanda ainda o envolvimento das áreas responsáveis pela estrutura organizacional e pela gestão financeira da empresa e tem por objetivo:

1) Identificar, padronizar e sistematizar os procedimentos e prazos da área jurídica para a análise e elaboração dos contratos, organizando dessa forma a interlocução com as áreas da empresa diretamente responsáveis pelas contratações.

2) Implementar minutas e procedimentos padronizados para as contratações de rotina pelas diversas áreas da empresa, definidas previamente pela área jurídica e integradas ao sistema de gestão administrativa e financeira. Atenção especial deverá ser dada aos contratos realizados remotamente pela internet ou por ações de telemarketing.

3) Instruir as áreas diretamente responsáveis pelas contratações sobre os principais documentos e informações que deverão ser obtidos ou conferidos antes do envio de contratos relevantes para a área jurídica, de forma a facilitar a atuação da área jurídica especialmente nos contratos que tratem de matérias técnicas de conhecimento específico, como os de informática, telecomunicações e serviços financeiros.

4) Estabelecer controles nas áreas financeira e jurídica da empresa que evitem pagamentos de valores sem o devido suporte contratual.

5) Estabelecer na área jurídica e nas áreas diretamente responsáveis pela contratação os procedimentos necessários para o registro e arquivo dos contratos e o controle da sua execução e da sua renovação ou término.

6) Agregar eventualmente advogados externos à área jurídica da empresa, para auxiliar a análise e elaboração eventual de contratos complexos ou atender a grandes volumes de solicitações de análise e elaboração de contratos.

Os procedimentos e controles e o grau de autonomia para contratar dos diversos gestores dependerão da cultura, da forma de organização e da atividade desenvolvida pela empresa. Cada empresa tem uma realidade própria, mas em todos os casos o planejamento e a sistematização da análise e elaboração de contratos possibilitam a aplicação eficiente, produtiva e eficaz dos recursos e a conciliação da segurança jurídica e da fluidez das contratações da empresa.

 é sócio de Bicalho Advogados, de São Paulo, especializado em Direito Empresarial.

 é sócio de Bicalho Advogados, de São Paulo, especializado em Direito Empresarial.

Revista Consultor Jurídico, 31 de julho de 2007, 0h00

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