Por incrível que pareça, existem advocacias perdendo dinheiro por esquecer de cobrar seus clientes. Para se ter uma idéia, cerca de 20% da receita das bancas de direito é desperdiçada por falta de eficiência no controle. As pequenas despesas reembolsáveis, na somatória geral, são responsáveis por grandes perdas. O desperdício se dá porque os advogados e colaboradores gastam e isso não entra na fatura que vai para o cliente. Com o crescimento das bancas e, conseqüentemente, do número de causídicos, de funcionários, do volume de compromissos e processos, boa parte das despesas reembolsáveis não é contabilizada.
Muito embora na maioria das vezes isso aconteça por descontrole, o que não diminui o rombo, num mercado tão competitivo pode representar estagnação ou coisa pior. Este esquecimento tira uma fatia considerável da receita, o que além do óbvio prejuízo, empurra os custos dos serviços para o alto. E é evidente que, nesse cenário de intensa concorrência em que a conquista e manutenção do cliente depende tanto da qualidade como de diferenciais no preço, é necessário extinguir este “ralo”. Por exemplo, em concorrências, que são cada vez mais comuns na contratação de advocacias, esse desperdício pode significar a perda do prospect para bancas mais rentáveis ou, o que também é problemático, conquistar o cliente, e executar o serviço de forma não rentável.
Como é evidente que ninguém quer perder dinheiro, pode-se afirmar que a maior dificuldade reside no diagnóstico, que requer sistemas mais eficientes e acurados para sanar o problema. Vale ressaltar que esse diagnóstico, muitas vezes, não deixa de ser realizado por falta de estrutura tecnológica, mas porque as bancas usam softwares pouco eficientes e, mesmo, inadequados para a realidade brasileira.
O que podemos afirmar é que, se existe um segmento em que a utilização de soluções estrangeiras é crítica, com certeza, este é o jurídico. As particularidades e o dinamismo das transações e os fluxos próprios de despesas, desde o caixinha que cobre pequenas despesas; passando por variados formatos de pagamentos, de dinheiro e boleto a cartão de crédito; até contas com pagamento mensal a fornecedores; não são previstas nestes sistemas. Falta também integração efetiva e tratamento de dados para não ter prejuízo e, da mesma forma, nunca lesar o cliente.
Como boa parte das bancas não consegue obter o controle efetivo das despesas reembolsáveis, continuam a arcar com gastos que não são seus. O problema é tão sério que vários escritórios partiram para a adoção de medidas para eliminar este desperdício. Especialmente, utilizando tecnologias apropriadas que fazem a gestão de rotinas administrativas e de processos, que integram tudo numa única plataforma, garantindo que nada saia, sem o devido registro.
Ora, imaginem um escritório com equipes com sócios, associados, advogados e estagiários, que se locomovem por táxi, hospedam-se em hotéis, pagam custas processuais, fazem ligações interurbanas e, simplesmente, não computam estes gastos. É preciso ter controle de tudo, sem demandar mais trabalho aos colaboradores ou ter de ampliar o quadro, gerando novos custos fixos. Para se ter uma idéia do que isso significa, a utilização da tecnologia, de imediato, traz benefícios diretos e indiretos como a recuperação de despesas e o correto dimensionamento dos custos de novos contratos e reajuste de novos.
Felizmente, tecnologias eficientes estão permitindo que advocacias redimensionem seus gastos e os do cliente, que tratam os dados de forma que se tornem palpáveis e sem que percam a referência da informação. E, numa economia baseada na concorrência, poder mensurar corretamente os gastos é uma vantagem incrível. Tanto para não ter prejuízos com contratos mal dimensionados como para saber até onde se pode baixar o valor do contrato para conquistar o cliente.
Não há mais como negar que a tecnologia deve permear os processos de qualquer empresa e que a integração e a convergência são vitais para manter a eficiência. Tais sistemas garantem, por exemplo, a integração com fax, telefone, copiadora, impressora, provendo a mais efetiva recuperação de despesas reembolsáveis.
Além disso, com a alocação correta de despesas, é possível aumentar a acuracidade das informações que servirão de base para dimensionamentos futuros. Além disso, nenhum cliente paga pelo outro e a banca paga somente o imposto que é realmente devido. A lista de melhorias oriundas da era digital avançada é extensa. Além de agregar valores intangíveis tais como transparência e eficiência no trabalho, ajudam a mensurar corretamente os gastos, o que é uma vantagem incrível, tanto para não ter prejuízos com contratos mal dimensionados como para saber até onde se pode baixar o valor do contrato para conquistar o cliente.
Para finalizar e reiterar a necessidade de inclusão digital jurídica, no caso desse ‘buraco’ causado pelas despesas reembolsáveis, listamos mais alguns benefícios como a redução do desperdício com re-impressões, qualidade na apresentação da fatura e dos relatórios anexos a ela, que contam com detalhado controle da movimentação financeira e de despesas. E, o que é melhor, com tecnologia 100% nacional que emprega não apenas mão-de-obra brasileira, mas dá oportunidade para profissionais especializados como engenheiros, técnicos e advogados. Ora, no setor de tecnologia jurídica, o Brasil tem know-how em desenvolvimento tecnológico avançado, melhor ou, no mínimo, igual ao de muitas potências tecnológicas mundiais.