Escritórios de advocacia devem se importar com gestão de finanças
18 de dezembro de 2007, 11h43
O aumento da complexidade na gestão de escritórios de advocacia tem trazido às mesas de reuniões de sócios um tema até então raro… a gestão das finanças da banca.
Em tempos de redução na entrada de honorários e aumento significativo dos custos com advogados, tecnologia e estrutura, se torna fundamental exercer o planejamento e controle das finanças do escritório, visando estabelecer um direcionamento para lucratividade, rentabilidade e investimentos, bem como proporcionar respostas rápidas nos momentos de sazonalidade, bastante comum na Advocacia.
Para um escritório de advocacia sobreviver e manter-se num mercado cada vez mais competitivo torna-se vital que os sócios tomem suas decisões apoiadas em informações financeiras precisas e atualizadas.
Como se vê, é árdua e densa a responsabilidade dos advogados em gerenciar as finanças de seus escritórios, em especial porque será fundamental entender o mínimo necessário sobre o assunto para poder orientar os gestores a seguir a linha que os sócios desejam.
Boa parte do desafio também residirá na mudança de comportamentos viciados (por exemplo misturar as contas pessoais com as do escritório, não cobrar o reembolso de despesas de clientes, etc.) que geram inúmeros problemas e impedem o aumento da sustentabilidade do escritório no médio e longo prazo.
Seguindo a linha de profissionalização da banca, aquele que responder pelas finanças (seja o sócio, seja o administrador legal) deverá ter consciência que suas habilidades e seus conhecimentos técnicos são imprescindíveis para manter a boa saúde financeira do escritório e, consequentemente, de seus sócios.
Se a eficiência financeira for alinhada ao planejamento estratégico da banca, muito melhor, pois permitirá uma atuação mais competitiva e diferenciada criando a possibilidade de gerar altos rendimentos. Portanto, é de competência do gestor financeiro conhecer, entender e praticar as funções financeiras básicas no dia-a-dia do escritório de advocacia.
Deverá também ser definido um modelo de gestão financeira que integre um conjunto de normas e políticas que orientarão os gestores no processo de decisão das alternativas que levem aos melhores resultados. Alguns exemplos: datas para pagamentos de fornecedores; data para retirada de sócios; montante do Fundo de Reserva e prazo para atingi-lo; limite para gastos variáveis mensais; política de adiantamento de valores para despesas processuais; data para elaboração do orçamento anual; etc.
É recomendável que o escritório opere seu financeiro com o apoio de um software (de preferência integrado ao sistema de controle de clientes e de processos) que realize os controles, emita relatórios gerenciais e forneça alguns indicadores de desempenho para que se faça o acompanhamento periódico da performance da banca.
Os principais relatórios gerenciais da área financeira são os seguintes:
— Controle dos novos Contratos de Honorários
— Apuração do Resultado Operacional Líquido
— Controle de Caixa do movimento realizado
— Fluxo de Caixa
E os indicadores financeiros mais apropriados são:
— Lucratividade sobre os novos Contratos de Honorários
— Rentabilidade por advogado
— Nível de endividamento do escritório
— Nível de inadimplência de clientes
Quanto às funções da Gestão Financeira, o quadro abaixo apresenta a estrutura das mais relevantes:
Gerência Financeira |
Controladoria |
Administração do fluxo de caixa |
Administração de custos |
Administração de cobrança |
Política de honorários |
Administração de contas a pagar |
Contabilidade |
Planejamento e controle financeiro |
Patrimônio |
Decisão de investimento |
Planejamento tributário |
Decisão de financiamento |
Relatórios gerenciais |
Vinculação com os bancos |
Sistema de informação financeira |
A profissionalização da Gestão Financeira é um grande passo para os sócios que desejam atingir o equilíbrio e crescimento financeiro de seus escritórios, sem os solavancos naturais que a sazonalidade da Advocacia proporciona a seus operadores.
Nesse entendimento, não importa se o escritório é de pequeno, médio ou grande porte, uma boa gestão das finanças da banca se torna absolutamente necessária e “deve” ser praticada numa configuração técnica, sólida e sustentável, pois toda decisão empresarial passa por uma decisão financeira e, sendo assim, impacta diretamente na maximização ou não da riqueza dos sócios.
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