Resolução que autoriza eliminação de processos findos é publicada

A Resolução que fixa a política de gestão das ações judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justiça Federal de primeiro e segundo graus, para serem guardadas ou eliminadas, foi publicada no início de abril no Diário Oficial. Segundo ela, está autorizada a eliminação das ações findas e definitivamente armazenadas nos arquivos das instituições da Justiça Federal, de acordo com critérios determinados em seu texto e anexos.

O anexo I da Resolução institui a Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal de primeiro e segundo graus, que fixa os prazos de guarda dessas ações, após os quais elas poderão ser eliminadas. Deve ser preservada, no entanto, uma amostra representativa do universo dos julgados, obtida com base em fórmula estatística definida no anexo III. A exceção fica para as ações judiciais como a de guarda permanente. A minuta da Resolução havia sido aprovada pelo Colegiado do Conselho da Justiça Federal em sessão de 4 de março.

As ações consideradas de guarda permanente (que não serão eliminadas), devido à sua importância são: as criminais; as coletivas; as condenatórias sem execução; e as inominadas que versem sobre Direito Ambiental, desapropriações, privatizações, direitos indígenas, direitos humanos, tratados internacionais; e as que constituírem precedentes de súmulas.

Também foram consideradas de guarda permanente, pela sua relevância histórica, as ações pertencentes ao período de 1890 a 1973. Outros documentos considerados como de guarda permanente são o inteiro teor de sentenças, acórdãos e despachos terminativos, que devem ser recolhidos imediatamente após sua publicação às unidades arquivísticas, responsáveis por sua gestão.

A Resolução também autoriza os juízes federais a formularem proposta fundamentada de guarda definitiva dos processos por eles julgados.

Ficou determinado que um Edital de Eliminação – que traga o nome das partes e o número dos processos a serem eliminados, suas respectivas datas de distribuição e de arquivamento definitivo – deve ser publicado com antecedência de 45 dias.

As partes interessadas nos processos a serem eliminados poderão, às suas expensas, requisitá-los para guarda particular, por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado. A Resolução recomenda que a eliminação leve em conta critérios de preservação ambiental, e que seja, portanto, feita preferencialmente por meio da reciclagem do material descartado.

A Comissão Técnica Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal, que funciona sob a coordenação do Conselho da Justiça Federal, com a participação dos cinco Tribunais Regionais Federais, vai elaborar um manual com orientações para a aplicabilidade das normas previstas na Resolução e ministrar treinamentos a servidores envolvidos no processo de seleção. Coube à Comissão elaborar os estudos e os critérios que resultaram na Resolução.

As Comissões Permanentes de Avaliação Documental nos Tribunais Regionais Federais e os Grupos Permanentes de Avaliação de Documentos nas Seções Judiciárias, que funcionam junto aos arquivos dessas instituições, serão responsáveis pela coordenação dos procedimentos estabelecidos na Resolução e pela avaliação dos processos definidos como passíveis de eliminação, podendo selecionar aqueles que pela sua peculiaridade devem ser preservados permanentemente para composição da memória institucional. A essas comissões e grupos caberá, ainda, a análise da proposta de guarda definitiva feita por magistrado, em relação à qual devem pronunciar-se acerca do seu acolhimento.

A Resolução foi proposta devido à constatação de que os custos alocados pela Justiça Federal na construção ou aluguel de prédios para o armazenamento de ações transitadas em julgado são elevados. Além disso, uma vez que não havia, até o momento, autorização legal para eliminar processos findos, o acervo dos arquivos tem aumentado exponencialmente, sendo cada vez mais difícil acondicionar adequadamente esse volume crescente de documentos, de modo que eles não se deteriorem. Os critérios estabelecidos na Resolução consideram, ainda, que a guarda e a eliminação de documentos, principalmente as ações judiciais, exigem uma análise criteriosa para sua realização, para que sejam garantidos a preservação de direitos e o patrimônio histórico e cultural que alguns documentos representam. (CJF)

Resolução nº 359

O inteiro teor da Resolução está disponível no site do Conselho da Justiça Federal www.cjf.gov.br, no item “Consultas on-line”.