É preciso controle para evitar problemas com cartão corporativo

Para evitar que seus dirigentes (sócios, administradores e diretores) tenham que utilizar recursos próprios no cumprimento de seus afazeres laborais e, só depois, serem reembolsados, é bastante usual que as empresas lhes forneçam “cartões corporativos”.

Ocorre, porém, que essa comodidade tem o potencial de gerar sérios transtornos à empresa, que vão desde problemas para a obtenção do reembolso de seus clientes até a ocorrência de desvios de recursos, confusão patrimonial e contingências de natureza trabalhista e tributária.

Para que o risco de ocorrência desses problemas possa ser minimizado, é essencial que a empresa adote procedimentos e padrões rígidos de controle, alinhando-os com o beneficiário do cartão corporativo, que ficará responsável por cumpri-los, sob pena de arcar com o descumprimento das regras previamente tratadas. As regras básicas com os cartões corporativos resumem-se a três.

A primeira regra a ser estabelecida é a vedação do uso do cartão para o pagamento de despesas que não digam respeito ao desempenho de suas atividades para a empresa, mesmo que haja a intenção de, posteriormente, restituir o gasto feito indevidamente. Ao se adotar essa medida, os riscos do uso abusivo do cartão ficam restritos a exceções que, pelo volume, podem ser perfeitamente contornadas.

A segunda regra é a mandatória guarda e apresentação de documentos fiscais (recibos, cupons e notas), essenciais à realização do lançamento das despesas na escrita contábil da empresa.

A terceira regra — e, talvez, a mais importante — é a apresentação de relatórios com as informações sobre os motivos do desembolso. Isso porque, na maioria dos casos, as despesas não são necessárias ou desnecessárias à atividade da empresa de per si, mas em função do contexto em que foram incorridas.

Na hipótese de descumprimento de quaisquer dessas regras, a empresa deverá exigir de seu dirigente a restituição do valor e aplicar a penalidade cabível. O cenário é de uma situação em que a despesa, de forma comprovada (violação à regra 1) ou presumida (violação à regra 2 ou 3), não foi incorrida em prol do desenvolvimento das atividades da empresa.

No âmbito tributário, nos casos em que as despesas não puderem ser imputadas às atividades da empresa, a legislação de regência (Lei 8.383/1991) estabelece que a empresa deverá realizar a integração do valor à remuneração dos dirigentes. Isso significa que o desembolso no cartão corporativo será dedutível para fins de apuração do IRPJ/CSLL, mas com sua natureza modificada para pro labore.

Sobre essa remuneração, incidirão as contribuições previdenciárias e a retenção do imposto de renda na fonte, que poderá ser de até 35%, na forma de tributação exclusiva, caso a inclusão ao pro labore só venha a ocorrer durante procedimento de fiscalização, acompanhadas de multa e juros, que facilmente podem duplicar o valor da contingência tributária.

É relevante informar que, sobre as despesas com refeições realizadas pelos dirigentes, o risco de glosa existe mesmo que a despesa tenha sido incorrida em prol das atividades da empresa, como é o caso dos almoços e jantares a negócio ou durante a realização de um trabalho externo. 

Essa interpretação feita pela Receita Federal à luz da Lei 9.249/1995, contudo, encontra oposição em alguns dos julgados do Conselho Administrativo de Recursos Federais, que demonstraram o entendimento de que a despesa com a alimentação de dirigentes, quando inserida num contexto de representação da empresa, deve ser analisada à luz das regras gerais de dedutibilidade de despesas, e não sob o crivo da Lei 9.249/1995.

Apesar dos problemas aqui apontados, o fornecimento de cartões corporativos a dirigentes continua a ser uma boa alternativa aos reembolsos e, se adotados de forma correta, são práticos e seguros para a gestão das despesas corporativas.