Processo eletrônico faz escritórios se modernizarem

Certificação digital, numeração única, processo virtual. Esses são alguns instrumentos que o Judiciário vem se utilizando para gerir a montanha de ações que chega aos tribunais. Do outro lado do balcão, escritórios de advocacia têm se atentado para a mesma necessidade: usar a tecnologia a seu favor.

Sócio da e-Xyon, Victor Rizzo afirma que o custo da tecnologia está caindo. E que a concorrência com outros escritórios e o volume crescente de processos, cada vez mais, exige a diminuição de custos. “Há uma pressão para a redução de custo. O mercado dita o preço que os escritórios praticam. Se eles não têm como aumentar o preço, o jeito é diminuir os custos”, constata. Ele garante que é possível aumentar a produtividade cuidando melhor da gestão.

O exemplo dado de como as pessoas lidam com papel e computador ao mesmo tempo mostra a irracionalidade do procedimento. Primeiro, a petição ou contrato nasce no mundo digital. Depois, o documento é impresso, assinado, recebe carimbo e a firma é reconhecida. Se for armazenado de forma digital, o papel é digitalizado e, depois, segue para um arquivo físico. “O procedimento todo parece simples, mas tem um custo muito grande, como mão-de-obra e espaço físico. Já o custo digital é do certificado e arquivamento”, diz.

Escritórios mais antenados já não tiram mais cópias dos processos. Agora, tiram fotos. As vantagens de uma medida simples são várias. Enquanto a cópia pode ficar com uma impressão sofrível para a leitura, a foto permite uma cópia de boa resolução e colorida. E já é transmitida como imagem. Em alguns lugares, transformada em PDF. A redução do custo com as cópias nos tribunais é evidente.

Mundo digital nos escritórios
O advogado Adriano Siciliani, responsável pelo projeto de informatização do Tostes e Associados Advogados, conta que quando começou a trabalhar no escritório, em 2004, este já tinha sistema com uma área para o cliente. Com login e senha, o cliente podia acompanhar o processo.

De lá para cá, diz ele, houve investimento no site, no mailing list com a newsletter do escritório, em web marketing e na intranet. Em desenvolvimento há um ano, afirma o advogado, a intranet tem previsão para estar concluída ainda este ano.

No caso do Tostes, Siciliani afirma que um terço dos advogados já trabalha com dois monitores, um para ler em PDF e outro com Word aberto para escrever as peças. A prática é comum nas varas que trabalham com processo virtual.

O advogado Eduardo Barros Miranda Perillier, do Salusse Marangoni Advogados, conta que o escritório já vem desenvolvendo o aparato tecnológico há algum tempo. Do segundo semestre de 2009 para cá, o investimento só se intensificou. A importância é tamanha que parte do orçamento é destinada de modo contínuo à área. Perrelier não tem dúvida: quem não investir em tecnologia, fica para trás.

A virtualização não se restringe aos processos que estão ativos, diz Eduardo, mas também aos processos que estão no arquivo morto. Além de economia de espaço, há também o lado ambiental, com a diminuição de gasto com papel. Os processos que ainda estão em pasta física, conta o advogado, são os mais complexos, que, eventualmente, precisam ser consultados durante uma audiência, por exemplo. Para os processos mais comuns, chamados pelo escritório de gestão de contencioso, a virtualização facilita não só trâmite interno quanto o acesso das informações pelo cliente.

Outro ponto de destaque apontado pelo advogado é a melhoria na comunicação entre as unidades do escritório em outros estados. “As centrais estão interligadas, não é mais necessário fazer interurbano, basta discar o ramal”, explica.

Adriano Siciliani também discute a interação entre os profissionais do escritório. “Há um ambiente de colaboração enorme, pois vários podem ler os documentos ao mesmo tempo.” Smartphones também se tornaram comum.

Apesar de uns escritórios estarem mais atentos, ainda há muitos profissionais que não utilizam plenamente as tecnologias no mundo jurídico. Nove de cada dez advogados não se sentem preparados para atuar no processo eletrônico, de acordo com uma enquete aberta no site da seccional paranaense da Ordem dos Advogados do Brasil, em agosto do ano passado. Entre os motivos para o despreparo, está a falta de cursos e informações. Diante da necessidade, a revista Consultor Jurídico criou a série de DVDs Advocacia 2.0. (Clique aqui para ler mais).

Investimento constante
Victor Rizzo observa que a maioria dos escritórios com mais de 50 advogados na equipe já tem algum sistema de gerenciamento. Sócio da empresa que fornece esse tipo de serviço, ele diz que sua impressão é de que advogados não têm tanta percepção sobre o que está mudando e como a tecnologia irá impactar seus negócios.

“Os advogados têm a tecnologia, mas não, necessariamente, a que mais atende”, diz. Ele conta que, a partir de 2004 e 2005, os escritórios passaram a adquirir software jurídico. “Hoje, há um processo de renovação e uma demanda por programas que permitam uma gestão mais eficiente”, afirma.

Rizzo diz que é preciso se atentar para a especialização e contextualização dos serviços oferecidos. A ideia é não aproveitar sistemas que atendam outras áreas sem levar em conta a série de peculiaridades que o mundo jurídico exige. Grande parte da tecnologia usada, diz, é um repositório de dados, não ajuda a acompanhar o fluxo do processo.

Outra dica é dar uniformidade aos procedimentos dentro do escritório, sobretudo os que têm filiais em outros estados. E não pode ficar de fora a mobilidade, permitindo, com segurança, o acesso a dados fora do ambiente tradicional de trabalho.

Segurança é sempre um tema espinhoso. Siciliani conta que o escritório não tem documento na nuvem. Alguns clientes permitem que o escritório carregue documentos na interface do próprio cliente, que cuida da segurança dos dados. “Não dá para informações na rede. Advogados lidam com estratégias. O cliente precisa ter segurança de que o sigilo será preservado”, diz.

Rizzo tenta quebrar as resistências quanto à questão. Em palestra na Expo Direito, no Rio de Janeiro, ele deu o exemplo do que se faz com dinheiro. “O dinheiro que todos nós possuímos é guardado em banco. Mas ninguém sabe determinar em qual agência ou qual o cofre. Ele tem assegurado o direito de saber quanto tem em sua conta e a possibilidade de sacar o dinheiro, imediatamente, de qualquer lugar, via terminal eletrônico de atendimento. Se a maior parte da sociedade procede dessa forma com seu próprio dinheiro porque não com as informações?”, questiona.

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