Guardar papel é um desafio para escritórios de advogados

Os escritórios de advocacia estão buscando no mundo empresarial soluções para economizar tempo e dinheiro e ganhar agilidade no trabalho. O desafio dos advogados é lidar com as pilhas de processos, essenciais para o trabalho, mas que ocupam um grande espaço físico. Alguns escritórios optam por terceirizar a guarda dos documentos.

É o caso do escritório Rubens Naves, Santos Jr, Hesketh Advogados, que atende em diversas áreas do Direito. Os sócios sentiram a necessidade de terceirizar seu arquivo há oito anos. Procuraram a multinacional Recall, especializada na guarda e na gestão de documentos, para não ter de alugar mais um imóvel só para armazenar os papéis. A Recall já tem quase uma centena de escritórios entre seus clientes. O número indica que, na advocacia, os gestores estão cada vez mais preocupados com a otimização dos serviços.

A responsável pela administração do Rubens Naves, Santos Jr, Hesketh Advogados, Flávia Rodrigues, relata que o escritório economizou significativamente com espaço, ja que não precisou criar um grande departamento de arquivo e também empregar mais funcionários. Hoje, eles mantêm apenas uma bibliotecária e um arquivista para gerenciar a papelada.

O escritório tenta, agora, digitalizar todos os processos. Há três anos, a bibliotecária Cidô Marzo coordena a operação. Todos os processos que dão entrada no escritório são digitalizados e disponibilizados na rede para consulta pelos advogados. O escritório, que digitaliza cerca 7 mil processos por mês, já digitalizou mais da metade dos processos do seu acervo. Segundo Cidô, alguns originais são mantidos no próprio escritório até o encerramento do caso. Os demais são encaminhados para a Recall, que cuida da guarda até o tempo legal de arquivamento. Quando precisam de algum documento, a empresa entrega num prazo de 24 horas. Se o pedido for urgente, no mesmo dia.

O escritório Trench Rossi e Watanabe, que atende clientes nacionais e internacionais, além de manter bibliotecários em suas unidades, contratou a empresa Metrofile, concorrente da Recall no Brasil, para armazenar seus papéis.

A Metrofile armazena arquivos de mais de 40 escritórios. Na lista de clientes da empresa estão os escritórios Barbosa, Müssnich e Aragão Advogados; Veirano e Advogados Associados e Mesquita Pereira Advogados Associados.

O Pires & Gonçalves Advogados Associados terceirizou toda a parte de tecnologia. A empresa contratada, além de cuidar da manutenção dos computadores, desenvolveu um software específico de modo que todos os parceiros do escritório, inclusive de outros estados, possam acessar a sua base de dados. O advogado Bruno Sarue conta que todos os processos do escritório, sem exceção, são digitalizados. O lema lá é “nada de papel”, diz Sarue.

Segundo ele, os processos que chegam ao escritório são encaminhados para uma empresa especializada em digitalização, que também fica responsável por cadastrar dados básicos dos processos diretamente no sistema do escritório. Em seguida, os papéis são devolvidos para que o escritório encaminhe ao cliente. “A digitalização terceirizada aumenta a agilidade e ainda reduz custos, pois não precisamos criar um departamento, investir em máquinas e contratar vários profissionais.”

Outra tendência dos escritórios é a contratação de um profissional de arquitetura para elaborar projetos de interiores. Segundo a arquiteta Gisele Conde, do Gebara Conde Sinisgalli Arquitetos, além do escritório de advocacia ganhar agilidade, o upgrade na aparência reforça sua credibilidade. Ela explica que os projetos envolvem um planejamento criterioso que vai desde a organização dos arquivos até a proteção acústica das salas. A intenção é garantir o sigilo da conversa e a tranqüilidade dos clientes.

O escritório Toron, Torihara e Szafir Advogados, especializado em causas criminais, resolveu mudar de endereço e contratar a arquiteta, pensando na relação custo-benefício. Seu antigo escritório ficava em quatro andares pequenos, que foram ampliados sem planejamento. A arquiteta conseguiu encaixar tudo isso em um andar e meio.

De acordo com o sócio Alberto Zacharias Toron, a produtividade aumentou como se o escritório trabalhasse duas horas a mais por dia. A receita é facilitar: copiadoras próximas dos advogados, arquivo organizado e nada de divisórias baixas para tirar a concentração.

A arquiteta ressaltou também que garantir agilidade no manuseio dos processos significa, muitas vezes, reduzir o número de funcionários contratados, muitas vezes, apenas para dar suporte. “Quanto mais acessíveis, organizados e bem sinalizados estiverem os arquivos e bibliotecas, menos pessoas serão necessárias para o seu gerenciamento.”

Gisele destaca que os projetos para salas de reuniões têm de ser desenvolvidos de acordo com a especialidade do escritório. “Os especializados em Direito de Família e Direito Criminal são os que devem expor menos os clientes e pensar num espaço para dar atendimento diferenciado.”

Ela dá outra dica: a colocação de mesas e bancadas também deve ser criteriosamente analisada. “Em geral, a sala de um advogado precisa ter duas mesas ou uma mesa e uma bancada, que serve de apoio quando o advogado vai analisar processos e manusear papéis.”

Segundo a arquiteta, ao planejar o uso do espaço, é preciso considerar a expansão futura, pois o crescimento “dominó” — nome que a ela dá ao jeitinho improvisado — “poderá comprometer tanto a funcionalidade quanto a estética do escritório”. Giselle também foi responsável por reformular o espaço do Henares Advogados Associados. De acordo com ela, o objetivo foi organizar sua estrutura na busca de agilidade e bem-estar de funcionários e clientes.

[Notícia alterada às 17h29 desta segunda-feira, 17 de novembro, para correção de informação]