Tribunais apresentam propostas para gestão de documentos judiciais

A Câmara Setorial de Arquivos do Poder Judiciário apresentou, na sexta-feira (30/8), as recomendações elaboradas pelos participantes do seminário “Avaliação de Documentos Judiciais”, que aconteceu no auditório do Superior Tribunal de Justiça. O encontro teve como objetivo principal discutir a avaliação de documentos, importante etapa na gestão documental que visa a preservação da “memória” institucional.

As recomendações para a melhoria do trabalho nos Arquivos dos Tribunais serão encaminhadas aos diretores-gerais de cada instituição. Atualmente, o Poder Judiciário, reunindo os Tribunais de todos os ramos (superiores, regionais e federais) guarda cerca de 360 quilômetros de documentos. Somente o Tribunal de Justiça de São Paulo guarda aproximadamente 112 quilômetros de processos da capital paulista.

Após as discussões dos participantes que estiveram nas mesas-redondas, foram definidas e votadas várias recomendações. Ficou decidido que será encaminhado à ministra Ellen Gracie, do STF, um pedido de prioridade para o julgamento da Ação Direta de Inconstitucionalidade (ADIn 1.919) que discute a possibilidade da destruição dos documentos judiciais pelo Tribunal de Justiça de São Paulo.

Os participantes também pediram a assinatura de convênios entre os Tribunais e instituições de ensino para a inscrição de servidores, que já atuam na área de Arquivo, em cursos de extensão com especializações na área. Para melhorar os trabalhos, foi pedida a abertura de novas vagas durante os concursos públicos para analistas judiciários para pessoas formadas na área de Arquivologia.

Uma das propostas mais polêmicas do evento foi a criação de tabelas de classificação padronizadas para todo o Poder Judiciário. Os participantes disseram ser difícil a definição de uma tabela única por causa das características próprias de cada ramo deste Poder. Com isso, ficou estabelecida a recomendação de que cada órgão elabore sua própria tabela.

A Secretaria de Documentação do STJ trabalha com uma tabela de temporalidade, desenvolvida internamente. A tabela define para o arquivo temporário documentos de valor administrativo, legal e fiscal, e para arquivo permanente os de valor histórico, probatório e informativo.

A discussão sobre o uso de tabelas de temporalidade do arquivo e outras poderão ser realizadas durante foros regionais. O encontro também propôs a reativação do grupo de discussão de propostas para os arquivos dos Tribunais via internet – que vai facilitar a comunicação com os servidores que atuam nessas áreas em todo o País.

Para permitir uma integração nacional, o seminário recomendou que fossem criados grupos regionais com a mesma composição da Câmara Setorial de Arquivos. Além disso, sugeriu-se a criação de uma comissão para discutir critérios para a avaliação de documentos judiciais.

Para os Tribunais, o seminário propôs ainda que todos observem as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos e a legislação arquivística em vigor (Lei 8.159) para a que a gestão documental seja uniforme. Também foi recomendado que cada Tribunal desenvolva um programa de gestão de documentos, uma espécie de portaria interna definindo normas para a guarda de documentos administrativos e judiciais.