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Saiba como administrar e contratar estagiários para um escritório

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A falta de conhecimentos básicos de administração entre os advogados proprietários de escritórios é uma fonte geradora de problemas que desestruturam o ambiente de trabalho.

Como visamos uma análise objetiva (na medida do possível), analisaremos apenas as estruturas e funcionalidades dos escritórios. Com certeza, muito do que se afirma em linhas gerais pode não auxiliar especificamente uma parcela destas empresas, visto que seria necessária uma análise individualizada para melhor efetividade, e, em muitos desses casos, operações complexas que não poderiam ser realizadas em poucas páginas.

A afirmativa que os escritórios jurídicos são mal administrados, longe de desempenhar apenas o papel de atração de leitores, reflete a inadequação do profissional em uma área em que não é especializado, sendo que este normalmente extrai seus parâmetros administrativos da burocracia judiciária. Dentre as causadoras da afirmada "inadequação" , é possível citar uma infinidade, que se estendem desde as características próprias da vida pessoal, até a absoluta inexperiência e falta de conhecimentos teóricos necessários.

Dentre as razões psicológicas, reflexos sobre o trabalho podem ser resultantes de comportamentos compulsivos ( sobre o assunto, http://www.epub.org.br/cm/n15/diseases/compulsive.html

), casos crônicos envolvendo neuroses e comportamentos paranóicos ou até de pequenos desvios patológicos, freqüentemente comuns na população. Como dizem os especialistas, "o comportamento animal se desenvolve como resultado da interação de influências genéticas e ambientais. Alguns comportamentos tem determinantes mais genéticos (inatos) do que comportamentais; em outros o oposto é verdadeiro. Por um lado, existem os chamados comportamentos instintivos, os quais são geneticamente programados e geralmente são muito pouco influenciados pela experiência ou aprendizagem. Eles são parte de uma constelação de habilidades que são essenciais para a vida e sobrevivência. ... Por outro lado, nós temos comportamentos que são quase inteiramente dependentes da aprendizagem..." (Silvia Helena Cardoso, PhD e Renato M.E. Sabbatini, PhD. Aprendendo Quem é a Sua Mãe).

É possível que um advogado, por exemplo, pelo seu longo período de exposição à máquina estatal, visando sentir-se mais confortável no seu próprio escritório, crie uma quantidade extraordinária de processos inúteis, que em pouco ou nada auxiliam o desenvolvimento de atividades essenciais à administração e operacionalização dos escritórios, por vezes não respeitando a instrumentalidade das formas em função da sua finalidade, tão debatida no mundo acadêmico.

Outras hipóteses podem ser formuladas, a presença constante da figura do juiz na vida do advogado pode gerar uma associação da figura "ordenador" e "comandante" com a qualidade "poderes amplos" e "submissão", e, assim, inconscientemente, alguns organizadores, ao criar estruturas inexplicáveis, estão querendo mais demonstrar o seu poder de submissão sobre seus subordinados do que atender aos critérios objetivos que devem permear um bom planejamento empresarial.

No entanto, as prioridades estabelecidas visam demonstrar um caminho mais ou menos eficiente, se baseando antes na casuística e na pesquisa empírica que propriamente em conceitos mais complexos e abstratos da administração e psicologia.

Uma primeira parte será dedicada aos recursos humanos; uma segunda, a estrutura interna, quer dizer, a interação entre os funcionários/estagiários, e destes com o sistema burocrático a ser fixado; uma terceira parte tratará da interação do escritório e suas estruturas com o ambiente externo.

Cabe explicar que o termo funcionário doravante utilizado compreende desde advogados sem sociedade com o escritório até empregados menos especializados.

Os Recursos Humanos

A contratação

O processo de contratação de estagiários/funcionários é geralmente realizada unicamente através de entrevistas. No entanto, alguns escritórios fazem uma seleção prévia através de prova escrita. Esta se mostra na maioria das vezes desnecessária, gerando despesas extras e compilação de dados que podem ser percebidos através de outros processos menos dispendiosos.

Também, por mobilizar uma quantidade relativamente grande do pessoal administrativo, dificilmente consegue finalizar todos os seus processos em pouco tempo, o que é essencial em se tratando de captar profissionais de grande habilidade, visto a rapidez com que são absorvidos pelo mercado.

A melhor pré-seleção é realizada através do próprio currículo apresentado, embora seja certo que a contratação de funcionários para posições de elite deva ser diferenciada, recomendando um contato prévio com psicólogos.

Os eventuais conhecimentos básicos necessários deverão ser requeridos em entrevista, que, através da presença física do agente, poderá demonstrar com muita maior nitidez a sua habilidade e retórica. Se for necessária a realização de avaliação, é recomendável que seja feita após o primeiro contato físico, tratando de pontos que não puderam ser percebidos na entrevista.

 é formado em Direito pela UFPR e pesquisador do PET (Programa Especial de Treinamento).

Revista Consultor Jurídico, 8 de julho de 2002, 9h33

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