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Arquivo judicial

Justiça Federal define critérios para gestão de arquivos judiciais

A Comissão Técnica Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal definiu critérios para preservar o patrimônio público representado pelos documentos de arquivo. Para isso é preciso eliminar grande parte da massa documental acumulada e a gestão adequada daqueles documentos avaliados como de guarda permanente, devido à sua relevância legal, histórica ou institucional. A definição foi apresentada no 3º Congresso Brasileiro de Administração da Justiça.

De acordo com a coordenadora da Comissão Técnica Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal e integrante do Centro de Estudos Judiciários do Conselho da Justiça Federal, Neide De Sordi, antes de ser submetida à apreciação do Colegiado do CJF para implementação em toda a Justiça Federal, a proposta estará disponível para consulta pública de todos os setores interessados. Já Martha Balbi, falou dos critérios legais de temporalidade desses autos com base na natureza do provimento jurisdicional.

"Quem guarda tudo não encontra nada", afirmou Neide. O diagnóstico da situação dos arquivos da Justiça Federal, feito pelo CJF, constatou que o volume de processos nesses arquivos, se enfileirados, perfaz 1 mil e 600 Km, o que equivale a quatro vezes a distância entre as cidades do Rio de Janeiro e São Paulo. A maior parte desses documentos não está cadastrada em sistema automatizado, o que dificulta sua localização.

A velocidade de crescimento desses acervos é proporcional à explosão da demanda processual, que resulta em altos custos no aluguel ou na construção de depósitos para esses documentos.

Antes de chegar aos critérios de seleção e eliminação, a Comissão enfrentou o problema do embasamento legal. Os membros da Comissão entenderam que a Lei n. 8.159/91, que dispõe sobre a gestão de documentos públicos, autoriza a eliminação dos autos findos, ao estabelecer que competem aos arquivos do Poder Judiciário a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos no exercício de suas funções.

Para embasar seus argumentos, foi solicitado a diversos juízes que emitissem pareceres sobre a questão. Além disso, foi feita consulta ao Conselho Nacional de Arquivos, subordinado à Casa Civil da Presidência da República. Ambos confirmaram o entendimento da Comissão.

Vencida essa etapa, a Comissão passou à definição dos critérios. "Tivemos que inventar uma forma nova para definir a temporalidade dos processos", disse Neide, referindo-se ao difícil processo que a Comissão enfrentou para chegar à definição dos critérios para a seleção, guarda e eliminação dos autos findos, para os quais a metodologia arquivística tradicional não se revelou eficaz.

A Comissão selecionou, com base nas competências constitucionais da Justiça Federal, ações e assuntos que, pela importância para a sociedade, deverão ser de guarda permanente. Definiu-se que seriam preservados os processos relativos à primeira fase da Justiça Federal, de 1890 a 1937, e à segunda fase, até 1937; ações sobre índios; sobre Direito Ambiental; as coletivas; as referentes a privatização; as relativas a direitos humanos; as decorrentes de aplicação de tratados internacionais; as criminais; as de desapropriação e aquelas precedentes de súmulas.

Para eliminar os demais processos, segundo informa Martha Balbi, a Comissão baseou seus critérios na Teoria Geral do Processo, com base na natureza do provimento jurisdicional. Aos prazos legais foi somado um prazo denominado "precaucional". "Cada processo tem suas peculiaridades e cada um terá um destino que pode ou não coincidir com o provimento demandado", explica Martha.

Desse modo, a Comissão chegou a uma tabela que divide os feitos em ações cautelares, de conhecimento, executórias e um último grupo incluindo embargos e ações especiais. Para cada grupo, foram estipulados diversos prazos de guarda, dependendo do provimento demandado, do provimento obtido, da análise do mérito e do processo vinculado.

"Se a guarda e a conservação dos documentos tem sido feita de um modo que dificulta o acesso ao seu conteúdo, os cidadãos estão sendo privados de seu direito à informação e também de outros direitos decorrentes do uso desses documentos como prova documental, perdendo estes a sua utilidade", apontou a proposta da Comissão.

Revista Consultor Jurídico, 6 de dezembro de 2002, 18h43

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