Anna Luiza Boranga ensina como planejar layout para escritórios

O crescimento contínuo dos escritórios de advocacia nos últimos anos e a conseqüente necessidade de expansão tem esbarrado continuamente em alguns problemas de ordem prática e de aparente limitação, normalmente relacionadas ao espaço físico disponível, distribuição das diversas atividades internas e necessidade de prover um agradável ambiente de trabalho para sua equipe.

Para acomodar tudo o que hoje é necessário ao trabalho interno, desde equipamentos, biblioteca e documentação, até um maior número de profissionais, são executadas diversas tentativas, implicando em mudanças internas, conforme vão surgindo as necessidades, sem planos específicos e, via de regra, sem critérios coerentes com as metas do escritório.

Invariavelmente as soluções encontradas são de curta duração e basta surgir qualquer oportunidade de novas associações ou contratação de mais um ou dois advogados para que a questão venha a baila novamente.

Seja em caso de mudança para novo endereço, seja na reforma das atuais instalações, faz-se imperativo um criterioso projeto anterior, por profissionais especializados, onde as necessidades internas serão cuidadosamente levantadas e analisadas de forma a otimizar o espaço físico e o investimento, prolongando sua durabilidade.

As necessidades específicas de cada escritório e a visão dos sócios com relação ao futuro do seu negócio são fatores primordiais no desenvolvimento deste projeto. Soluções adotadas por uma organização nem sempre são adequadas a outras e adaptações a modelos tradicionais existentes para escritórios em geral tendem a requerer a adequação do trabalho do advogado a suas limitações.

Para auxiliar no planejamento e racionalização do layout, o escritório de advocacia que planeja efetuar mudanças deve contatar assistência profissional adequada logo no início do projeto. A ajuda de uma consultoria especializada, de um arquiteto, nas decisões preliminares pode ser de valor inestimável. As soluções ótimas serão aquelas que contribuem positivamente para o trabalho de toda a equipe de profissionais, tanto da área jurídica quanto administrativa, e que permitam a expansão das atividades.

Muitos fatores devem ser considerados no levantamento inicial que podem subsidiar as decisões envolvendo qualquer dos casos acima mencionados. A título de exemplificação podemos citar os seguintes aspectos:

* objetivos do escritório em termos de crescimento;

* cultura interna, fluxo e metodologia de trabalho utilizados por sua equipe no dia a dia de suas atividades;

* racional distribuição das áreas administrativas cujas atividades de suporte ao trabalho dos advogados;

* análise da atual utilização do espaço físico disponível e estudo de possíveis alternativas;

* análise de dados financeiros que permitam verificar os índices de crescimento das atividades do escritório nos últimos anos;

* processos de reorganização administrativa interna;

* projetos envolvendo automação e informatização do escritório;

* localização do imóvel atual, facilidades de acesso, fluxo de tráfego e estacionamento.

Deve-se sempre levar em conta que um escritório atraente, de bom gosto ainda que simples, deve ser considerado como um investimento para o profissional advogado. Na mesma linha, decoração, mobiliário, impressos, cartões comerciais, boletins a clientes e brochuras devem estar de conformidade com a imagem que o escritório deseja manter. A padronização visual interna e externa são fatores que contribuem para o marketing das atividades dos advogados.

Outro dado a ser considerado’ o grau de interação entre os profissionais e a comunicação interna entre os integrantes do escritório. A correta localização das salas de sócios, advogados e estagiários conforme conceitos de hierarquia interna e necessidades de treinamento são fundamentais para o desempenho interno.

Uma vez analisados os fatores acima mencionados, trata-se de elaborar o planejamento para a reforma ou mudança prevista. A análise e discussão destes tópicos permitirá que a decisão a ser tomada pelos sócios esteja fundamentada em critérios objetivos e impessoais.

Caso se conclua que a localização do imóvel atual satisfaz as exigências internas e da clientela, o espaço disponível está satisfatório e bastaria uma reformulação, permitindo o crescimento do escritório, então o passo seguinte será revisar o layout atual e alocar as áreas de trabalho de forma a maximizar a utilização do espaço físico.

Caso a opção seja pela mudança de endereço’ indispensável a análise de alguns fatores adicionais além dos aspectos supramencionados tais como:

* seleção da região e/ou bairro apropriado;

* facilidade de instalação de linhas telefônicas, na nova área, e prazo disponível para manutenção temporária das linhas atuais;

* proximidade com fornecedores, serviços externos de uso normal como correio, bancos, cartórios, etc.;

* inventário do mobiliário existente;

* levantamento dos equipamentos a serem adquiridos;

* revisão dos sistemas de comunicação existentes;

* volume do investimento necessário.

A partir da coleta e análise de todos os fatos pertinentes, passa-se a fase de execução envolvendo elaboração de orçamentos, seleção de alternativas e proposição de cronograma físico e financeiro para o projeto.

Considerando-se o tempo necessário para a implementação de todos estes procedimentos, desde o levantamento das necessidades internas até a coordenação e execução final do projeto, aconselhável sempre a contratação dos serviços de consultores externos que, além de auxiliar e poupar tempo aos advogados, estarão empenhados na busca de soluções específicas para cada escritório.

Deve ser considerada também a vantagem propiciada pela mudança e novas oportunidades que estarão sendo criadas em função da revisão do layout ou mudança de endereço.

Trata-se de um momento adequado para se reavaliar a estrutura organizacional do escritório, revisar metas e objetivos, proporcionando soluções criativas e inovadoras nos procedimentos internos, estabelecendo assim alternativas para a agilização do fluxo de trabalho.

Este seria também o momento oportuno para fusões com outros escritórios, incorporação de novos integrantes, implantação de mudanças e reorganização de procedimentos internos que se façam necessários. Em ambientes novos as mudanças costumam ser mais facilmente assimiladas por todos os integrantes da equipe além de proporcionar um impacto psicológico positivo.

Bem planejadas, tanto a reformulação do layout quanto a mudança podem representar, para o escritório de advocacia, mais um passo a caminho da eficiência e modernização.